RESUMEN DE TODA LA MATERIA PARA EL FINAL DE CLASIFICACION II. BIBLIOTECARIO DOCUMENTALISTA.

RESUMEN FINAL CLASIFICACIÓN II UNIDAD I: TRATAMIENTO LÓGICO FORMAL PARA RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN. AUTORES DE CORRIENTE ESPAÑOLA Y TEORÍAS O POSTURAS DE REGIÓN MECOSUR. Autores Pinto Molina, García Gutiérrez, Izquierdo Arroyo sostienen que los lenguajes documentales son puntos de acceso. Los tesauros: una interrelación semántica a restablecer (herramienta mediadora). Dos teorías desarrolladas en la corriente española: “Análisis Documental” AD (Pinto Molina),” Lingüística Documental” LD (García Gutiérrez e Izquierdo Arroyo). Pinto Molina: Teoría del Análisis Documental AD Definición: Conjunto de operaciones (unas de orden intelectual y otras mecánicas y repetitivas) que afecta al contenido y a la forma de los documentos originales, reelaborándolos y transformándolos en otros de carácter instrumental o secundario que faciliten al usuario la identificación precisa, la recuperación y la difusión de aquellos. Esta transformación es el resultado de un proceso general de carácter analítico, aunque en un momento final es sintetizador o creativo que permite la conformación definitiva del documento secundario. El respaldo científico del AD es la ciencia “madre” DOCUMENTACIÖN Y la ciencia “nodriza” LINGÜÍSTICA Establece interdisciplinariedad con Lingüística, Terminología, Tecnología. El objeto de AD es doble: DOCUMENTO PREGUNTA NECESARIA PARA LOCALIZAR EL DOCUMENTO Otra dualidad que se manifiesta: dos elementos que constituyen el concepto de documento: CONTENIDO FORMA DOS VÍAS DE ANÁLISIS ANÁLISIS FORMAL ANÁLISIS DE CONTENIDO CATALOGACIÓN - INDIZACIÓN Y RESUMEN: ambos generan docum. Secundario Debido a la inconsistencia terminológica, la terminología es primordial en el tratamiento documental, que, según García Gutiérrez es la “operación intelectual o técnica utilizada para aplicar técnicas específicas normalizadas (análisis) a un colectivo documentario para hacerlo controlable y utilizable (recuperación).” El AD equivale a la primera parte del tratamiento documental y los productos de AD son los documentos secundarios: instrumentos de búsqueda entre el documento original y el usuario. El AD es el núcleo central de tareas documentales. La teoría que sustenta actividades y la metodología para llevarlas a la práctica, es la dicotomía esencial del AD DOCTRINA TÉCNICA METODOLOGÍA (TÉCNICA) PARA LLEVAR A LA PRÁCTICA LA DOCTRINA García Gutiérrez: nueva disciplina LINGÜÍSTICA DOCUMENTAL El autor realiza importantes reflexiones sobre el tratamiento documental: concepto de análisis de contenido del documento Definición de Lingüística Documental: disciplina ligada a los procesos informativos-documentales (científicos-informativos y profesionales) que tiene por objeto el establecimiento de un efectivo control documental mediante la utilización de mecanismos léxicos. Según este autor existen dos elementos constitutivos del tratamiento documental Análisis documental búsqueda y recuperación Actividades metódicas, sistemáticas y dinámicas La definición de análisis documental que aporta el autor consiste en que esta disciplina es una técnica documental que permite, mediante una operación intelectual objetiva, la identificación y la transformación de los documentos en productos que faciliten la consulta de los originales, en áreas de control documental y con el objeto último de servicio a la comunidad científica. El concepto que se destaca es la normalización, mediante lenguajes controlados (ejercer control) que son tesauros que se basan en lenguajes científicos para controlar. El control es una cuestión terminológica relacionada con mecanismos léxicos y es concepto central en la teoría: control del contenido documental mediante los lenguajes documentales. Objeto de estudio: contenido del documento Izquierdo Arroyo: redefine el concepto de: Lingüística documental El objeto de estudio es el contenido analítico de cualquier documento. Demarcar: semiótica (imagen es la solución). La semiótica documental se basa en gráficos y signos, genera medio de comunicación entre el contenido gráfico del documento y la recuperación. Demarcación con doble faz: demarcación externa como disciplina que la separa de otras y demarcación interna como disciplina que se divide en partes, LD: teoría, técnica y normativa. Definición: definición pragmática de lingüística documental: es una disciplina teórico-práctica que se ocupa del problema que plantea el almacenamiento racional y ulterior recuperación del contenido analítico de cualquier documento. Su propósito es resolver dicho problema mediante agentes cualificados y especializados que sirven sistemáticamente, corporativa e institucionalmente y en régimen normalizado de unos medios semióticos llamados lenguajes documentales. Marcos teóricos utilizados en región Mercosur  Inglesa: ligada a clasificación (no usa término indización).  Brasil: Fujita.  Corriente norteamericana Cutter, Láncaster. Clasificación e indización manual y automatizada.  Guimaraez: área de derecho con doctrina propia.  Franco-española: García Gutiérrez: análisis documental, archivología, lingüística, terminología.  Corriente nueva alemana ISKO: organización de trabajo sobre tratamiento del conocimiento. Se trabaja sobre texto, lenguaje documental.  Líneas de investigación del área técnica: a) Organización del conocimiento, recuperación de información, b) articulación entre archivología , museología, etc. UNIDAD II: LENGUAJES DOCUMENTALES La colección define el lenguaje controlado a utilizar. El lenguaje controlado es lenguaje jerárquico. Tesauros: concebidos para ser automatizados, con estructura combinatoria. Post-coordinación significa que es lenguaje post-coordinado y significa la combinación que realiza el usuario a la salida del sistema en la recuperación o en el manejo de la demanda. En contraposición con CDU que posee estructura jerárquica pero Pre-coordinación que significa combinación previa que realiza el catalogador. Fue creado para trabajar en papel. El tesauro es una herramienta terminológica formada por conjunto de términos (descriptores), para control de vocabulario. Posee recortes disciplinarios que conforman un universo cerrado (no así CDU). El tesauro contiene descriptores PALABRA CLAVE CONTROLADA Existen accidentes perniciosos y sin precisión para la recuperación de información (ambigüedades) SINONIMIA: genera silencios. POLISEMIA: genera ruidos. HOMONIMIA: (Se recupera solo una parte. (Se recuperan más registros Genera pala- El silencio es lo que no se re- de los que se necesitan. bras o frases cupera). Significados distintos.) (que se escri- ben igual pero tienen distintos significados) CONCEPTOS DE “LENGUAJE NATURAL” Y “LENGUAJE CONTROLADO” DESDE UN ENFOQUE DOCUMENTAL El lenguaje natural es el lenguaje libre, cercano al usuario, que se representa rápido y no en forma lógica y sistemática como el lenguaje controlado. De fácil actualización, funcionales a Opac’s y catálogos en línea. Sus desventajas son la ambigüedad (con alto grado en las ciencias sociales), distorsión (debido a la ambigüedad), dificultad en el control (inflación terminológica), búsquedas fallidas (muchos silencios y ruidos). El lenguaje controlado es un control lingüístico semántico en base a relaciones internas, formado por descriptores, para control del vocabulario, con una representación lógica y sistemática, que reduce la ambigüedad y aporta precisión. Sus desventajas son: el tiempo que requiere su representación, problemas para su actualización, es poco amigable para el usuario, inconvenientes en Opac’s. El tesauro propiamente dicho es presentación alfabética: descriptores ordenados alfabéticamente, debajo de cada uno se encuentran las relaciones semánticas que ls vinculan con términos (resto de descriptores). Otra ordenación es la representación sistemática. También puede ser facetado, por puntos de vista, de función (Ranghanatan) o una combinación de ambos. PARTES QUE CONSTITUYEN EL TESAURO Y ELEMENTOS QUE ACOMPAÑAN AL DESCRIPTOR EN EL CUERPO DEL SISTEMA. El tesauro se divide en tres partes: INTRODUCCIÓN, CUERPO, ÍNDICES. • INTRODUCCIÓN. En la introducción se determina su autoría, fuentes terminológicas, metodología de construcción, formas de actualización (es “herramienta viva”, según García Gutiérrez, descripción del tipo de siglas y su uso, sugerencias para el indizador. • CUERPO. En el cuerpo los nombres de los campos semánticos NO son descriptores y NO se usan como tales. Se encuentra una presentación sistemática que tiene como objetivo estructurar la disciplina o campo semántico en facetas para ayudar al indizador, a orientarlo en la materia o disciplina a encontrar (relación de pertenencia), a qué área, dominio o faceta pertenece el descriptor (mono- pertenencia o poli-pertenencia). También se da la relación de cercanía o asociativa entre dos descriptores de distinto campo semántico (ej: pienso un concepto aparece otro • INDICES PERMUTADOS. Kwic: en contexto. Significa que ordena los descriptores tantas veces como palabras significativas tengan Kwoc: fuera de contexto. Significa que saca fuera la palabra o descriptor que alfabetiza. Los elementos que acompañan al descriptor en el cuerpo del sistema son: teniendo en cuenta que el tesauro es un control lingüístico semántico en base a relaciones internas que son relaciones semánticas entre descriptores, se puede comenzar detallando que los descriptores son palabras claves controladas y para evitar los accidentes perniciosos para la recuperación y evitar ambigüedades, estos elementos son destacados como: RELACIONES SEMÁNTICAS DE EQUIVALENCIA: vinculan los términos desde el significado. Controlan sinonimia (accidente). USE, USADO POR RELACIÓN SEMÁNTICA DE EQUIVALENCIA INTERLINGÜÍSTICA: en tesauros bilingües, traducción inglés-castellano RELACIÓN SEMÁNTICA DE EQUIVALENCIA INTRALINGÜÍSTICA: dentro del idioma , controla la sinonimia. RELACIONES JERÁRQUICAS: término genérico “TG” Término específIico “TE” Género-especie-----todo-parte RELACIONES ASOCIATIVAS: término relacionado “TR” Afinidad a un mismo nivel, se evocan mutuamente. RELACIÓN DE PERTENENCIA: primera relación de pertenencia entre área temática y término. La relación semántica de pertenencia depende de que el tesauro tenga presentación sistemática con un link de la presentación alfabética a la sistemática y viceversa). NOTAS DE ALCANCE: calificador. Simple palabra o frase para especificar homógrafos. Modalidad de desambigüación. Forma de controlar polisemia. Por lo tanto, el tesauro propiamente dicho es presentación alfabética: descriptores ordenados alfabéticamente, debajo de cada uno se encuentran las relaciones semánticas que los vinculan con términos (resto de descriptores) y otra ordenación puede ser sistemática. También puede ser facetado, o puntos de vista (autor Ranghanatan) o una combinación de ambos. EVALUACIÓN DE TESAURO: Analizar: autoría, fuentes terminológicas, metodología de construcción, formas de actualización, descripción de tipos de siglas (uso), sugerencias para el indizador. TESAURO EN LÍNEA: Analizar: interfaz, hipertexto, perfiles para usuarios Interactúan, visualización gráfica con nodos (costosa), base de datos con interfaz de búsqueda, se analizan búsquedas de usuarios, sistema de metadatos, etiquetas o metaetiquetas, opac. Evaluación: link que mueve de la presentación alfabética a la sistemática. Se evalúa el soft que se utiliza: +rico +descriptores +sinónimos preocupa exhaustividad Evaluar actualización, ver si posee monopertenencia o polipertenencia, ver nivel de coordinación, si posee link a diccionario, si incluye organizaciones e instituciones Macrotesauro: se usa para ampliar conceptos, no para indizar. Evaluar si autoriza sigla con nota de alcance, si está asociado con base de datos. Si el tesauro lo indica pueden estar los descriptores auxiliares aparte. TESAURO IMPRESO TESAURO EN LÍNEA VENTAJAS VENTAJAS • No depende de luz (o de tecnología) • Trasladable • Respaldado por instituciones • Recursos externos, hipertextuales • Actualización rápida y económica • Usuarios simultáneos • Vinculación con base de datos DESVENTAJAS DESVENTAJAS • Costosos • Actualización lenta • Uso de una persona por vez • Necesita equipamiento • Depende de tecnología • No ofrece visión de conjunto TESAURO, AUTOR: VAN SLYPE Tesauro de descriptores con fuerte estructura semántica. Sus campos semánticos son un conjunto de unidades léxicas ligadas por estructura de relaciones. ELEMENTOS DEL TESAURO: TÍTULOS (temas o facetas) NO utilizados para indizar, agrupa descriptores. DESCRIPTORES: palabras o expresiones del lenguaje para indizar. NO DESCRIPTORES: equivalentes o no preferentes, sinónimos o cuasisinónimos, NO INDIZAN. DESCRIPTORES AUXILIARES: combinados con descriptores libres para formar compuestos o términos complejos. SUBDIVISIÓN DE GRUPO DE DESCRIPTORES: por facetas :se distribuyen en subconjuntos o por temas o disciplinas (más usado). DEFINICIÓN DE DESCRIPTOR Término que se toma a partir de un conjunto de sinónimos, cuasisinónimos y términos emparentados para representar un concepto que intervenga en documentos y consultas en sistemas documentales. • MODALIDAD DE DESAMBIGÜACIÓN: SINONIMIA se elimina por relación de equivalencia. • POLISEMIA se elimina por relaciones semánticas, pertenencia o grupo de pertenencia a semántico y relaciones jerárquicas. MODIFICADOR ENTRE PARÉNTESIS: se considera descriptor y se encuentra a la derecha del término ambiguo. NOTA EXPLICATIVA: precisar significación al descriptor polisémico. NOTA DE APLICACIÓN: nota histórica, notación. DEFINICIÓN DE NO-DESCRIPTOR: término incluido en tesauro, y términos emparentados con uno o más descriptores de ese tesauro por relación de equivalencia semántica para intervenir en los documentos o consultas, no para indizar, mejoran coherencia. Los descriptores auxiliares deben ser usados con independencia de otros descriptores Ej. Tipo y cálculo Cambio Se colocan en tema o facetas específicas Tipo de cambio TIPOS DE RELACIONES SEMÁNTICAS: JERARQUÍA: asimétrica, entre dos descriptores. Polijerarquía, género específico, partitivo ASOCIACIÓN: simétrica, no jerárquica PERTENENCIA: relación asimétrica. Enlaza mono y polipertenencia o jerarquía EQUIVALENCIA INTERLINGÜÍSTICA: biunívoca y simétrica. Biyectividad. Correspondencia entre dos tesauros de distinta lengua. Similitud (no traducción). EQUIVALENCIA INTRALINGÜÍSTICA: asimétrica, entre descriptor y no descriptor. Sinonimia, antonimia, monoequivalencia, pluriequivalencia. TESAURO, AUTOR: TAMAYO Sistema de organización del conocimiento. Descriptores e identificadores y no-descriptores. Equivalencia Tres tipos de relaciones Jerarquía Asociación Sintaxis postcoordinada: se coordinan en el momento de recuperación: Fichas Uniterm (Taube), estrategias de búsqueda. HISTORIA: 1951-57 (Dupont), Uniterm: creado por Taube ´59, compuesto por tres formas gramaticales: Frase nominal sustantiva sin artículo Frase nominal sustantiva y dos adjetivos Frase proposicional Identificadores: nombres propios, calificadores, nota de alcance. Relaciones: equivalencia (USE-UP), jerarquía (TG/TE), asociación (TR). Descriptores ordenados secciones Alfabética Descriptor: nexo o notación Sistemática NA UP Descriptores ordenados secciones Alfabética TG Sistemática TE TR NO DESCRIPTOR USE DESCRIPTOR Otro gráfico: flechas INDIZAR CON TESAURO TRES PASOS DE DESCRIPCIÓN DE CONTENIDO ANÁLISIS CONCEPTUAL TRADUCCIÓN REGISTRO EN DE CONCEPTOS CATÁLOGO A DESCRIPTORES BIBLIOGRÁFICO USO DE MARC O MARC 21 TESAURO, AUTORES: ALONSO-MOREIRA GONZALEZ Tesauro como herramienta de precisión. Se integran en sistema de gestión de información para mejorar pertinencia de búsquedas por las relaciones asociativa y contextuales que presentan. Tesauros conceptuales (relaciones asociadas entre descriptores y relaciones cruzadas entre descriptores y no-descriptores. Transforman en tesauros hipertextuales HTML o XML los conectan y siguen transformándolos en ontología terminológica. Red semántica neuronal es red neuronal documental, en donde despliega elementos textuales. Años ´80 en EEUU, neurordenadores en American Petroleum, Nasa, Medlar (sistema CATLIN , medicina). Sistema de gestión de la información SGD, vocabulario controlado para especificidad ONTOLOGÍAS, AUTORES: CODINA-PEDRAZA Web semántica, es proyecto. Evolución del tesauro y experimentación. Se basa en términos de lenguaje libre. Inferencia del usuario y se establece ontología con algoritmo. LANCASTER: EL CONTROL DEL VOCABULARIO EN LA RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN. (TESAURO) SISTEMA + UTILIZADO En el proceso de indización, dos fases intelectuales diferentes ANÁLISIS CONCEPTUAL TRADUCCIÓN En análisis conceptual, luego de la indización documentos almacenados. En traducción, se construye un índice, salida similar a la entrada en sus fases. Papel central del vocabulario en un sistema de recuperación de información: sinónimos o cuasi-sinónimos. Términos ambigüos: calificador entre paréntesis Dos tipos de relaciones PERMANENTE: género-especie=PARADIGMÁTICA O A PRIORI TRANSITORIA: término relacionado=SINTAGMÁTICA O A POSTERIORI Objetivos del control del vocabulario Control=SINÓNIMOS-CUASISINÓNIMOS- HOMÓGRAFOS. Búsqueda ampliada=RELACIONES Coincidencia e indización=USUARIOS SISTEMAS PRE-COORDINADOS O POST-COORDINADOS Clasificación en todas las actividades de recuperación=INDIZACIÓN El indizador agrupa, ej: pre-escolares- televisión- hábitos de lectura corresponde a TRES CLASES IDENTIFICADORES DE CLASE TÉRMINOS DE INDIZACION O DESCRIPTORES LENGUAJE DE INDIZACIÓN O VOCABULARIO CONTROLADO TERMINOLOGÍA CONTROLADA CLASIFICACIÓN modo de interrogar la base de datos: combinación de clases para recuperar, ej:pre-escolares-televisión, etc. FLEXIBILIDAD Diferencia fundamental entre sistemas de recuperación post-coordinados y pre-coordinados MULTIDIMENSIONALIDAD SE PIERDE MANIPULABLE IMPRESO SISTEMAS AUTOMATIZADOS NO MANIPULABLE Ej: peces, contaminación, agua, Ej: 1er. Término: peces lagos, compuesto mercurio. USUARIO MANIPULA SECUENCIA DURANE LA CONSTRUCCIÓN CLASES LIBREMENTE DEL INDICE. PUNTOS DE ACCESO LIMITADO ORGANIZACIÓN SISTEMATICA-ALFABÉTICA CLASIFICACIONES ABIERTAS Y CERRADAS ESTRUCTURA Y PRESENTACION DEL VOCABULARIO ESTRUCTURA ARBÓREA (contempla relación paradigmática: a priori) TR (establece relación sintagmática, a posteriori) ÍNDICE ALFABÉTICO APARECE EN FORMA SISTEMÁTICA(+COMPLETA) UP NA: satisface objetivos de vocabulario controlado SANGRADO PARA REPRESENTAR RELACIONES JERARQUICAS NOTACIÓN: SECUENCIA DE ESTRUCTURA SISTEMÁTICA OTRA POSIBILIDAD: REORDENAR LOS TÉRMINOS EN CONTROL DE SINÓNIMOS, ej: ORDEN ALFABÉTICO Y ENTREMEZ- Cámaras réflex de un objetivo CLARLOS CON LOS DE OTRAS UP: CÁMARAS SLR JERARQUÍAS. TG: CÁMARAS REFLEX CÁMARAS TR: BUCEO GÉNERO: TG (equipo óptico) NA: CÁMARAS PANORÁMICAS ESPECIE: TE (cámara fotogr.) (CÁMARAS CON UN OBJETIVO ESPECIAL) RELACIÓN: TR (fotografía) TG/TE: CLASIFICACIÓN CERRADA ORDENACIÓN ALFABÉTICAMENTE ABIERTA TESAURO CORRECTAMENTE ELABORADO ALFABÉTICAMENTE ABIERTO SISTEMÁTICAMENTE CERRADO Es menos costoso elaborar un microtesauro ajustado a la estructura jerárquica que favorece la compatibilidad, que elaborar nuevo tesauro en un centro o adaptar otro tesauro a las necesidades. ORGANIZACIÓN DE TÉRMINOS RELACIÓN ASOCIATIVA RELACIÓN JERÁRQUICA TR (no es jerárquica) NO Puede haber más de una jerarquía Relacionar términos que Tesauro multidisciplinario Aparecen en la misma Tesauro odontología una jerarquía Jerarquía. Términos relacionados TG/TE(GÉNERO ESPECIE) En diferente jerarquía. REENVÍO (ALFABÉTICA –SISTEMÁTICA) EJ: Burros BIBLIOTECAS TR mulas (y viceversa) TE BIBLIOTECAS ACADÉMICAS HOMOGRAFÍAS Y Relación SINTAGMATICA O NOTAS DE APLICACIÓN: A POSTERIORI Homógrafo (ej: diafragma, puede ser Músculo, fotográfico o anticonceptivo. Es recíproca (mantenimiento del tesauro) Homónimo (ej:planta ),ambos traen Problemas en la recuperación. (“véase además” en CDU, no reenvía) Homófono (ej:vaca-baca, sin problemas En la recuperación, excepto interface Oral de Base de Datos. Campo temático limitado en tesauro (ambigüedad reducida). Cuando se da la ambigüedad Se usa una verdadera nota de aplicación separada del descriptor y predicha de NA: ej: romance gótica NA: tipo de novela. Existen varias: limitación, positiva, negativa, definición verdadera. También se usa el calificador entre paréntesis (notas de aplicación en miniatura que forman parte del descriptor). PRESENTACIÓN DEL TESAURO: MAS USUAL: GRÁFICA (EUROPA) NA---- FLECHAS UP---- MAPA TERMINOLÓGICO EURATOM TG--- TE--- UNO O MAS TR--- PRIMER ORDEN ALFABÉTICO CORRECTA CLASIFICACIÓN JERÁRQUICA TESAURO CON FACETAS: combina tesauro alfabético con un esquema jerárquico (facetas). NOTACION: para ir de una presentación a la otra Se utiliza para ordenación de libros en estanterías indización de docum en base AMBAS COMPATIBLES EVALUACIÓN DEL TESAURO INTRODUCCIÓN TIPOS DE REPRESENTACIONES CORRECTAS RELACIONES JERÁRQUICAS Y ASOCIATIVAS TÉRMINOS AMBIGÜOS ACLARADOS VER RELACIONES RECÍPROCAS (ORDENADAS Y NO DEBEN FALTAR) PALABRAS CLAVE EVALUANDO CON COMPARACIÓN DE ARTÍCULOS Y RESÚMENES EVALUAR SI RESPONDE A NORMAS INTERNACIONALES ASPECTOS ESTÉTICOS DE COMPRENSIÓN Y TIPOGRAFÍA SE EVALÚA EN CONDICIONES DE USO REAL TÉRMINOS UTILIDAD PARA ENCONTRAR TÉRMINOS PARA ESPECÍFICOS PARA BÚSQUEDA CONCRETA AMBIGÜEDAD EN BASE DE DATOS NRO TOTAL DE TÉRMINOS MEDIA DE REENVIOS A DESCRIPTORES RAZÓN DE EQUIVALENCIA (RIQUEZA) RAZÓN DE RECIPROCIDAD UNIDAD III: INDIZACIÓN Es un método, cuyo sub-producto es el índice. Proceso analítico-sintético que representa el análisis temático del documento. Sintetiza la representación del contenido. Indización es extraer términos, descriptor, palabra clave controlada. Analista examina documentos Dos formas de indizar Con la búsqueda del usuario que indiza y traduce Las políticas de indización deben ser rigurosas para facilitar la indización SELECTIVIDAD—EXHAUSTIVIDAD (PROFUNDIDAD) INDIZACIÓN SOCIAL: repositorios, comités de usuarios, E Lis en bibliotecología. DOS MODOS DE INDIZAR: • EXTRACCIÒN: análisis explícito. Ambos en texto • ASIGNACIÓN: análisis implícito subjetivo con palabras clave. REGLAS BÁSICAS PARA LA INDIZACIÓN Partiendo de que la indización es un análisis conceptual, se representa el contenido a través de los conceptos. Con los artículos científicos nace este lenguaje combinatorio: palabras claves se transforman en descriptor (palabra clave controlada), por ello es indización coordinada. El usuario las coloca en un índice y las poscoordina. Así, el PRODUCTO de la indización es el ÍNDICE. SELECTIVA: hasta 5 términos o palabras clave La indización puede ser (menos nivel de profundidad) EXHAUSTIVA: + de 5 términos, hasta 11 o 12, etc. (se agregan otros conceptos, + nivel de secundarios, profun- didad , según García Gutiérrez. FRASE DOCUMENTAL Se realiza el análisis y da como resultado la frase documental. Parámetros o reglas de la indización: selectiva y exhaustiva, forman la política de indización, según Lancaster. La indización exhaustiva no conviene estando solo en la biblioteca. Se piensa en lo económico para la decisión-. Los niveles de redundancia tienen que ver con el conocimiento del área que se tenga y con la práctica. Cuando hay muchos términos para poder recuperar: SE SATURA y no siempre la exhaustividad es mejor que la selectividad. Lancaster concepto de profundidad analizar + o – profundamente un artículo especificidad. Dos modos de indizar (se refiere al texto) EXTRACCIÓN análisis de lo escrito ASIGNACIÓN análisis de lo implícito en el texto ANALIZO-INDIZO: En la extracción, lo representativo SE VE. PALABRAS CLAVES DEL TEXTO En la asignación, el indizador representa lo que él considera. Asignar un término significa que en los textos especializados, el científico deja ver otra cosa (se aprecia más en las ciencias sociales). Por lo tanto, se lee un texto y aparecen conceptos que en la lectura pueden parecer importantes para representar (pueden influir factores emocionales, carga subjetiva por parte del indizador). También se pueden complementar: extraer y asignar. Asignación es menos representativo y como hay carga de subjetividad hay que analizar si el usuario lo puede recuperar (por eso no es recomendable) El profesional de la información evalúa y también el usuario especializado y esto tiene que ver con los conceptos tan ambiguos como PERTINENCIA (fue pertinente la recuperación?). El indizador establece estrategias para que el sistema devuelva la mayor satisfacción al usuario: Por lo tanto no conviene usar ASIGNACIÓN sino la EXTRACCIÓN en modo explícito (menos riesgoso en la representación ) TIPOS DE INDIZACIÓN HUMANA – AUTOMATIZADA, ésta última en década del `60: la computadora extrae del texto, analiza los conceptos por nosotros y no puede extraer primarios y secundarios. Luego se trabaja en forma mixta: computadora y ser humano. La computadora no distingue entre singular y plural. Reconoce palabras, espacios en blanco y logra términos representativos: se LEMATIZA un léxico. Ejemplo: MEDLINE (en medicina): indización de sistema automatizado. Estadística: parte de análisis asistido por computadora y genera gráficas. Surge con la web aplicaciones abiertas Varios niveles Bases de datos de información bibliográfica Repositorios: almacenamiento del mismo investigador y de acceso libre El usuario almacena su producción. Coloca palabras claves. El profesional evalúa y genera el listado de autoridades para recuperar IMAGEN DIGITAL: Se etiqueta: describe el contenido INDIZA SELECTIVAMENTE. La indización social genera comité de usuarios tradicionales. Igualmente se usan encabezamientos de materia. Actualización permanente, mejor resultado: usuario se compromete con la información que consulta. Repositorio a nivel mundial sobre bibliotecología: E-Lis: búsqueda ampliada, presentación sistemática, grandes grupos temáticos y esquema de recuperación + amplia. En general, el bibliotecario es más tradicionalista y no acepta del todo la red social. INDIZACIÓN SELECTIVA.: se representan los conceptos principales. Se trabaja solo en título y resumen : 1er nivel TITULO: es el primer resumen del contenido. Descriptivo del contenido en el artículo científico. 2do nivel RESUMEN INDIZACIÓN EXHAUSTIVA.: se representan los conceptos principales y secundarios. Es más profundo, ahonda en el artículo científico. El criterio de elección entre un tipo de indización u otra en el centro de documentación depende de la cantidad de su personal. Según Láncaster, la riqueza de la indización tiene que ver con la riqueza de contenido de lo que se indiza. Los autores de artículo científico con habilidad para resumir, realizan el resumen al final. El documentalista lo realiza al principio, previa lectura del artículo, tiene en cuenta el resumen y palabras clave del autor. Indiza para una colección y para un usuario (metodología distinta a la del autor). Indización alimenta conceptos que forman parte de base de datos, valor que se piensa en función del catálogo que quede. Indización que represente un contenido que luego va a ser recuperado entre un cúmulo de otros. UN EJEMPLO DE INDIZACIÓN En la realización de la indización se vinculan conceptos. Ej.: en la demanda, se vincula MARCO CONCEPTUAL y MODELO VECTORIAL. Ver si el artículo (o la demanda) habla sobre ello ( palabra clave ). Si solo alude, no sirve para usuario, en caso de ser significativo, son palabras con carga semántica. No se debe recuperar palabras sin significación. Se pregunta: “¿el artículo científico habla sobre esto?”, si es concepto ambiguo o vago, no sirve para indizar. No se indizan fechas porque la indización es CONCEPTUAL . El lugar no se indiza si solo se menciona o si el concepto es muy general. Nombre de instituciones (Universidad…) es importante en algunos casos. El lugar y el nombre tienen valor si forman parte de base de datos. Se debe indizar en función del catálogo que quede. Autores no son conceptos, no se indizan. Un concepto que se conoce, que es de nuestro ámbito: ej.: bibliotecología, se indiza. Se debe discriminar y agrupar con posibilidad de combinación. INDIZACIÓN, AUTOR: VAN SLYPE. ETAPAS: indización humana en cuatro etapas.  Revisa documentos  Selecciona conceptos  Traduce conceptos  Enlaces sintácticos entre descriptores TRADUCE CONCEPTOS EN DESCRIPTORES Al idioma del documentalista Al lenguaje de indización La exhaustividad mide calidad en elección de conceptos. La especificidad mide calidad en elección de descriptores. INDIZACIÓN, AUTOR: RUBIO LINIERS CARACTERÍSTICAS Y NORMAS DE INDIZACIÓN Especificidad – combinación de temas Exhaustividad – muchas entradas facilitan búsqueda y recuperación, pero contradicen el documento hallado. Pertinencia – buen descriptor, es fiel y responde Coherencia y calidad INDIZACIÓN, AUTOR: PINTO MOLINA METADATO: dato sobre dato INTERNET SGML – FORMATO MARC NAVEGACIÓN HIPERTEXTUAL INDIZACIÓN, AUTOR: GIL LEIVA INDIZACIÓN Y RECUPERACIÓN: dos caras de la misma moneda. INDEXACIÓN: informática Consistencia, concordancia Motor de búsqueda INDIZACIÓN, AUTOR: GASTAMINZA Polisemia de imagen – doble proceso de traducción: visual al escrito y hay pérdida de significado y exceso de ruidos y distorsión. DENOTADO: objetivamente ----- CONNOTADO: sugerido, subjetivo. LANCASTER: INDIZACIÓN CONSTRUIR INDICES: Representaciones de documentos publicados en una forma que se pueda incluir en base de datos, impresa, por computadora, fichas. Ver tema del documento, lengua y origen. Cobertura, costo eficacia. Términos utilizados en la indización TESAURO LENGUAJE LIBRE ESTRATEGIA DE BÚSQUEDA Ítems recuperados relevantes o pertinentes si satisfacen necesidad del usuario. PRINCIPIOS DE INDIZACIÓN Términos asignados por el indizador. Sirven como puntos de acceso mediante los cuales el documento puede ser localizado y recuperado durante una búsqueda en un índice publicado o en una base de datos legible por computadora. La indización se complementa con redacción de resúmenes. EXTENSIÓN DEL REGISTRO Título Resumen breve resumen ampliado INDIZACIÓN SELECTIVA: cinco términos, equivale casi al título. + general. Nivel de acceso limitado. INDIZACIÓN EXHAUSTIVA: diez a veinte términos, indicación mejor del tema. + puntos de acceso. USUARIO: búsqueda + genérica, aumenta el acierto (tasa de acierto). Todos ítems Útiles, pero la precisión declina (tasa de precisión) Relación entre ítems útiles y recuperados MEJOR ACIERTO MENOS PRECISIÓN Y VICEVERSA ACIERTO ES CAPACIDAD DE RECUPERAR ITEMS UTILES PRECISIÓN ES CAPACIDAD DE EVITAR LOS ITEMS INUTILES RESULTADOS DE BÚSQUEDA. DIVIDE LA BASE DE DATOS EN DOS PARTES RECUPERADOS NO RECUPERADOS FACTORES QUE DETERMINAN SI LA BÚSQUEDA EN LA BASE DE DATOS ES O NO EXITOSA:  COBERTURA DE LA BASE  POLÍTICA DE INDIZACIÓN  CALIDAD DEL VOCABULARIO UTILIZADO  CALIDAD DE ESTRATEGIA DE BÚSQUEDA ETAPAS DE LA INDIZACIÓN DE TEMAS DOS PRINCIPALES 1.-ANÁLISIS CONCEPTUAL 2.-TRADUCCIÓN 1.- En el análisis conceptual el indizador se pregunta de qué trata el documento (tema), porqué en la colección, interés de usuarios. La publicación varía o es diferente según el centro y los usuarios. El centro + especializado: indización + a medida. ATINENCIA En el análisis conceptual es reconocer el documento “estado anómalo del conocimiento”: entrada del sistema de recuperación + que a la salida. Problemas de eficiente entrada superan los de la salida. 2.- En la traducción el indizador realiza la conversión del análisis conceptual de un documento en un conjunto de términos de indización mediante 1.- EXTRACCIÓN 2.- ASIGNACIÓN 1.- En la extracción, la información realmente ocurre en el documento, es explícita tanto en título como en resumen (UNITERM: TAUBE, contenido temático del documento). 2.- En la asignación la fuente de información no es el propio documento, es implícita pero no debe “salir de la cabeza del indizador” que debe realizar el esfuerzo de representar la sustancia del análisis conceptual. Términos extraídos de alguna forma de vocabulario controlado VOCABULARIOS CONTROLADOS: Lista de términos autorizados solo asignar al documento términos que aparecen en la lista CONTROLAR SINÓNIMOS ESTRUCTURA SEMÁNTICA DIFERENCIAR HOMÓGRAFOS REUNIR Y VINCULAR TÉRMINOS (RELACIONES JERÁRQUICAS O NO JERÁRQUICAS, ASOCIATIVAS) CDD (DEWEY) TESAURO LEM(LISTA ALFABÉTICO ALFABÉTICO Y ENCABEZAMIENTO SECUNDARIO MANIFIESTO DE MATERIAS). REMITE AL ORDENAMIENTO ESTRUCTURA JERÁRQUICA ESTRUCTURA PRINCIPAL (JERÁRQUICO) INCORPORADA CON REFERENCIAS JERÁR- QUICA IMPERFECTA. NO DISTINGUE CLARA- MENTE RELACIONES JERÁR- QUICAS Y ASOCIATIVAS LOS TRES REPRESENTAN LOS TÉRMINOS ALFABÉTICA Y SISTEMÁTICAMENTE. DISTINGUEN HOMÓGRAFOS Y CONTROLAN SINÓNIMOS. INDIZACIÓN COMO CLASIFICACIÓN Penetra en actividades asociadas con almacenamiento y recuperación. Distingue análisis conceptual y traducción, por ello, existe confusión terminológica en catalogación de materias, clasificación, indización. ESPECIFICIDAD DEL VOCABULARIO Posibilidad de combinación de términos. PRÁCTICA DE INDIZACIÓN Indizador realiza combinación de lectura y hojeo del texto. Se necesita atención a título, resumen, sumario, introducción, conclusiones. Elementos examinados: elementos usuales e importantes pueden ser pre-impresos en formularios de indización recuerdan al indizador qué términos utilizar “etiquetas” (Medline, medicina) EXHAUSTIVIDAD DE LA INDIZACIÓN FACTORES: política de indización. Administradores, precisión a cargo del indizador. EXHAUSTIVIDAD: más cobertura y más completo. Ocho a quince términos. Más cara y más precisión en búsqueda. Profundidad, especificidad y combinación de términos. El PRINCIPIO DE ESPECIFICIDAD: tema indizado por el término más específico que lo abarque completamente. No indizar de modo redundante. La INDIZACIÓN SELECTIVA: solo el contenido temático. Muchos pedidos de búsqueda: más exhaustividad. Más selectiva, más combinación en la búsqueda. DIRECTRICES En indización no hay reglas rigurosas. Hay reglas fundamentales en etapa de análisis conceptual y en etapa de traducción: se deben incluir todos los temas de interés para los usuarios. La especificidad se pueden modificar. INDIZACIÓN POST-COORDINADA Posibilita que una búsqueda combine los términos de cualquier manera. También llamado post-combinación, manipulativo Términos combinados de cualquier forma en el momento de la búsqueda Se preserva la multidimensionalidad de las relaciones entre términos. Todo término asignado a un documento tiene igual peso (ninguno es más importante que otro) INSTRUMENTOS AUXILIARES EN LA INDIZACIÓN Se emplean “ETIQUETAS” términos aplicables a muchos documentos en la base de datos. Obras de referencia  Procedimiento de indización en línea Uso de casos precedentes  Ahorra tiempo al indizador  Indizador tilda  Pre-impresión eficiente y económica UNIDAD IV: RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN Se investiga en línea dura algorítmica (informática, ingeniería). La línea soft, blanda es línea cognitiva, desde usuario. Se recupera mediante opac o Internet. TECNICA 1: EXACT MATCHING (TÉRMINO EXACTO) Sistemas que recuperan por interfaz de búsqueda (no distingue singular ni plural). En bases de datos bibliográficas estructuradas, altamente normalizadas busca campos Título – título Autor – autor TECNICA 2: PARTIAL MATCHING (RECUPERACIÓN POR APROXIMACIÓN) Semántico – recupera sinonimia, singular, plural, géneros. EN INTERNET: LÓGICA BOOLEANA: MODELO BOOLEANO (EXACT MATCHING) O ALGEBRA BOOLEANA. Definir primero demanda de información (“estado anómalo del conocimiento”) Interfaz de búsqueda- estrategia. GOOGLE: interacción usuario- sistema-dominio del área temática. En especializada el usuario verificativo temáticamente. Técnica browsing. Búsqueda y recuperación RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN: AUTOR: BAEZA-YATES ALGEBRA BOOLE (MATEMÁTICA) Modelo booleano, lógica binaria basada en exact matching. Operadores lógicos, postcoordinación. • O lógico (unión o suma: or) A or B no muy utilizado. Exhaustiva. • Y lógico (intersección o producto: and) A and B combinación + utilizado. Eficiente. • NO no lógico (negación: not) A not B menos utilizado, aspecto geográfico, ej: Latinoamérica not Brasil. OTROS BUSCADORES: proximidad: near, far, truncamiento, más de un operador. TABLAS DE VERDAD ( LÓGICA ). RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN: AUTORES: MOLINA-MOYA CATÁLOGO, ACCESO EN LÍNEA- OPAC- REGISTRO MARC, CONTROLADO, PUEDE PRODUCIR SOBRECARGA DE INFORMACIÓN. INDICES: combinar varios índices para acceso. Opacs actuales (segunda generación) usan exact matching y álgebra de boole. Opacs actuales (tercera generación) organizan base en forma de hipertexto. BROWSING (EXPLORACIÓN, NAVEGACIÓN PARA USAR CATÁLOGO). El usuario se mueve desde documentos conocidos a otros con características comunes. RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN: AUTORES: VARGAS – QUESADA PROCESO INTERACTIVO – DINÁMICO. TEORÍA COGNITIVA DE LA RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN. GLOBALIZAR LA RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN. Cinco elementos en proceso de RRI usuario, entorno, interfaz, sistema de rec.de información. Hay factores que interactúan antes de producir consulta y satisfacción de necesidad. Modelo algorítmico tradicional convive con cognitivo. Retroalimentación implícita la interacción. LANCASTER: EL LENGUAJE NATURAL EN LA RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN DEBATES Y CONTRIBUCIONES Se denomina posibilidad de “búsqueda en texto completo” a almacenar un texto completo legible por computadora y buscar por combinaciones. Designar palabras en un registro bibliográfico. EN CONTEXTO DE RECUPERACIÓN DISCURSO DE INFORMACIÓN OPUESTO COMÚN AL LENGUAJE CONTROLADO PALABRAS QUE OCURREN EN TEXTO IMPRESO “TEXTO LIBRE” CONSISTE EN 1.-TITULO 2.-RESUMEN 3.-EXTRACTO 4.-TEXTO COMPLETO DE PUBLICACIÓN HISTORIA: SISTEMA UNITERM: TAUBE 1951. Contenido temático de un documento, palabras simples: unitérminos, comparación de fichas. Surge luego el vocabulario controlado, tesauros. Las computadoras resuelven problemas mecánicos pero no intelectuales. Tesauros creados por falta de control del vocabulario en unitérminos. Las computadoras a fin año`50, principios del `60 mejoran la búsqueda. DOS LÍNEAS DE DESARROLLO NATIONAL LIBRARY MEDICINE DERECHO, LEYES DTO. DE DEFENSA AERONAUTICS BÚSQUEDAS POR PALABRA TÉRMINO EXTRAIDOS VOCABULARIO O COMBINACIÓN DE PALABR. CONTROLADO Y ASIGNADO A DOCU- EN ESTOS TEXTOS MENTOS POR INDIZACIÓN HUMANOS PITSBURG. BÚSQUEDA POR COMPUTADORA: TEXTOS JURÍDICOS BÚSQUEDAS EN TEXTO Y VOCABULARIO CONTROLADO CONVIVEN UN TIEMPO. BÚSQUEDAS DE TEXTO DE DOS MODOS 1 MÉTODO 2 MÉTODOB ARCHIVOS INVERTIDOS BÚSQUEDA SECUENCIAL FORMAN INDICE EN TEXTO, SIN INDICE, PALABRA POR PALABRA Se confeccionan perfiles de interés de los usuarios, se comparan con actualizaciones periódicas de la base. BÚSQUEDAS EN LENGUAJE NATURAL: SOBRE FRAGMENTOS DE PALABRAS LLAMADO TRUNCAMIENTO, EJ: PALABRAS INICIADAS CON “CONDENS”. TESAURO CONVENCIONAL: VOCABULARIO PRE-CONTROLADO FRAGMENTOS DE PALABRAS EN ESTRATEGIA DE BÚSQUEDA: PROCESO DE POS-CONTROL. LENGUAJE NATURAL VERSUS VOCABULARIO CONTROLADO El factor importante es el nro. De puntos de acceso, el resumen expandido posee + puntos de acceso que el resumen breve y este a su vez + que el título. Los resúmenes + puntos de acceso que un conjunto de descriptores asignados por indizador. Especificidad favorece precisión. +puntos de acceso, +acierto.-precisión, +puntos de acceso. Relaciones espurias: fallas asociativas, relaciones incorrectas. INDIZACIÓN EXHAUSTIVA, PUNTOS DE ACCESO CASI TRES VECES MAYOR QUE LA SELECTIVA. COSTO-EFICACIA, NEGOCIACIÓN ENTRE ENTRADA Y SALIDA.

vivalalectura: es un espacio para la reflexión, disfrutar del placer de la lectura siempre: INFOTECARIOS

vivalalectura: es un espacio para la reflexión, disfrutar del placer de la lectura siempre: INFOTECARIOS

INFOTECARIOS

23 sep 2013 Home » Bibliotecas • Diseño web • Fuentes de información • Profesionales de la información y usuarios • Social Media • Sociedad de la información • Tecnologías de la información » Bibliotecas en Youtube: marketing, alfabetización informacional y más Bibliotecas en Youtube: marketing, alfabetización informacional y másPosted in Bibliotecas, Diseño web, Fuentes de información, Profesionales de la información y usuarios, Social Media, Sociedad de la información, Tecnologías de la información By Jacqueline Medina Suárez On septiembre 23, 2013Bibliotecas y youtube Bibliotecas y Youtube Hoy en día la presencia de las bibliotecas en las redes sociales es cada día mayor, principalmente, en Facebook y Twitter. Sin embargo, en esta oportunidad proponemos dar una revisión de algunos canales de Youtube creados con distintos propósitos por las bibliotecas. Youtube es una plataforma para subir y compartir videos. Su popularidad radica en la posibilidad de alojar vídeos personales de manera sencilla y fácil. El uso del portal Youtube por las bibliotecas es variado y diverso. En este sentido, la gran mayoría emplean este medio para elaborar productos audiovisuales como videos, tutoriales, guías y manuales de uso de recursos de información, visitas virtuales y otros que promuevan el marketing y la difusión de los servicios que ofrecen a su comunidad de usuarios. Sin embargo, otras bibliotecas han privilegiado las labores de alfabetización informacional. En Perú, son muy pocas instituciones que han emprendido su incursión en este portal. Este medio es un gran potencial que podría ser aprovechado por las bibliotecas universitarias y escolares para apoyar la formación de sus usuarios y como parte de una estrategia para desarrollar las competencias y habilidades de búsqueda, uso y evaluación de información en sus usuarios. [youtube http://www.youtube.com/watch?v=Y3XnWuH2vE8] El uso de esta red social facilita las labores de promoción teniendo en cuenta que los medios audiovisuales captan rápidamente y atraen mejor la atención del cliente. Por ello, algunas bibliotecas como es el caso de la Biblioteca de la Pontificia Universidad Católica (PUCP) han creado canales exclusivos para la difusión del material audiovisual de sus colecciones. [youtube http://www.youtube.com/watch?v=HSHZE1p9ZQA] Además, es necesario tener en cuenta una vez que hayamos decidido usar este medio en nuestra biblioteca como punto inicial se deben establecer los objetivos que queremos alcanzar y como esta red social sería la herramienta adecuada para lo que deseamos alcanzar. Una vez que se ha definido este punto se requiere mantener una identidad digital a través de la alineación con el perfil de la institución en redes sociales. Además, se requiere una actualización constante con información novedosa y versátil que logre captar la atención de nuestros visitantes. Finalmente, es preciso tener en cuenta la evaluación del uso e impacto de las redes sociales, para ello, debemos identificar herramientas que nos permitan monitorear, analizar y medir nuestra presencia en este medio a través del flujo de las visitas, teniendo en cuenta el número de videos, número de suscripciones al canal, cantidad de comentarios, entre otros.

TRABAJO FINAL DOCUMENTACIÓN II. ENLACE A PROTOCOLO DE SEGUNDO PARCIAL.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE MAR DEL PLATA


FACULTAD DE HUMANIDADES


DEPARTAMENTO DOCUMENTACIÓN


CÁTEDRA: DOCUMENTACIÓN II


ALUMNA: MARÍA MARTA SARRO BARBARINO


















A Ñ O 2 0 1 2


DESARROLLO DE LA EXPOSICIÓN DEL TEMA

CIENTÍFICO

El científico tiene como función investigar y por lo tanto generar un proyecto de investigación. Pertenece a un grupo de investigación en universidades, laboratorios, instituciones, etc, cuya comunicación puede ser: informal con otros científicos. El científico no puede trabajar aislado y la comunicación informal tiene que ver con su entorno académico y variables sociales que afectan el avance de la ciencia. Esta comunicación informal es importante para la cultura, economía y política en la sociedad moderna. Mediante la misma los científicos interactúan en redes, en telaraña considerada estructura con nodos que representa a cada uno de los científicos. Se relacionan en asociaciones estratégicas, generan conocimiento científico, se publica poco y el resto circula como literatura gris (Liberman y Wolf). La ciencia no avanza con hechos aislados o acumulados, sino por las nuevas teorías o paradigmas (Kuhn). Si el científico no pertenece a la “mafia”, en la supervivencia no tendría recursos y sus objetivos no serían alcanzados (Perez Tamayo). Parte de sus actividades es comunicarse con otros científicos y pertenecer a grupos formales de investigadores afines a su área. El concepto “colegio invisible” se refiere a una organización social no visible de investigadores que llevan a cabo varios intercambios de información en sus respectivas especialidades, no solo nacional sino internacionalmente. Los investigadores están en contacto unos con otros para obtener información antes de ser publicada. La existencia de estos colegios se advierte a través de entrevistas, biografías y el registro de asistencia a conferencia. También por el análisis de redes aplicado a los índices de citación y por el registro de los memorando enviados por correo (Solla Price).
_ Comunicación formal; publicaciones: debido al enorme desarrollo del conocimiento científico hay proliferación en las publicaciones que se duplican cada 15 años (Solla Price). La relevancia de las características del artículo científico, se aprecia revisando 30.000 artículos, c/u de los cuales tiene por lo menos un dato diferente. También es importante la cantidad de personas e instituciones que participan para almacenar conocimiento. En el artículo científico se utilizan argumentos y contra-argumentos que se desprenden de otros artículos científicos publicados antes; de estas deducciones deriva la hipótesis del científico de árboles de citas que aparecen en artículos, se definen las ideas que luego dan lugar a especialidades científicas nuevas. Se cita un artículo, su contenido, la reputación del autor o de la publicación en que aparece, se cita el sistema de arbitraje que está detrás de todas las publicaciones científicas: esto tiene un peso determinante y se llama “argumento de la autoridad” y a él se apela siempre que se presenta alguien con líneas extra científicas. Teóricamente, la lógica científica se opone al argumento de autoridad, en la práctica hay ambos criterios. Mucha gente colabora en el artículo científico: si un científico disiente de lo que se dice de él, deberá trabajar mucho para demostrar lo contrario y cuestionar al autor del artículo y su institución. De cualquier manera, puede haber errores sin descubrir en un artículo científico, pero cuando es muy visto y se recurre mucho a él, no tiene errores, supuestamente. El artículo científico no puede aparecer aislado, sin referencias, ya que sino no representaría para el científico ni para la ciencia un avance real. La ciencia tiene un carácter universal y público y es importante para el científico publicar libros que poseen un marco teórico, mucha información que aparece en los artículos y a veces, una opinión formada. También es importante publicar artículos que son muy específicos y se refieren solo a aportes y especialidades del conocimiento. Los artículos se citan por diferentes razones: se relacionan con un tema con el que se trabaje y amplían la información, son soporte y evidencia de lo antedicho. Aunque pueden ser lectura deformada en donde se cita algún artículo fuera de contexto o en algunos peores casos, el artículo puede ser ignorado, lo cual sería una injusticia del sistema para el científico. Según A.P.A. (American Psicological Association), más del 50% de los artículos publicados en revistas especializadas no se citan nunca. Science Citation Index es un instrumento bibliométrico para estudio y análisis de citas que de un artículo científico hacen otros autores. Fue criticado negativamente por la sociedad de científicos y los sociólogos porque no permite clasificar todos los artículos y los resultados son inexactos. En ciencia el papel de las publicaciones es muy importante y también lo es el sistema de arbitraje para su avance. La función de éste puede estimular y hacer avanzar áreas específicas del conocimiento o puede ser un obstáculo para nuevas ideas. El proceso editorial consta de los siguientes pasos: se envía el artículo al director de revista apropiada, quien lo envía al comité de expertos para su arbitraje (dictamen). El árbitro, basándose en su experiencia y su criterio (muchas veces no objetivo) decide si el artículo se publica o se rechaza. Si sucede lo último, el editor lo devuelve al autor sin explicaciones. Por la influencia del editor sobre el comité, la decisión de su publicación, en muchas ocasiones es del editor, por lo tanto el artículo científico tiene muchas otras funciones que difieren de las que lo originaron. Según Pérez Tamayo la calidad del artículo científico se establece leyéndolo con cuidado y teniendo en cuenta los criterios de originalidad, fecundidad y generalidad. Sin embargo se valora el trabajo de los científicos por los criterios de “acumulación de citas”. Al publicar el artículo se reconoce la autoría intelectual. El sistema de citas es una retribución por uso de información a su “propietario” (autor). Si el sistema de patentes tiene una normativa superior económica regulada por el Estado, el conocimiento producido publicado no conduce a una patente. Vale la publicación como función autentificadora. El uso de la información no puede regularse y genera conflictos entre investigadores acerca de la propiedad intelectual de los resultados. (Liberman y Wolf). La comunicación formal además puede manifestarse mediante tesis, seminarios, ponencias, congresos, todo esto para tener visibilidad en bases de datos que miden ciencia como ISI y SCOPUS internacionales.
_ La bibliometría es la encargada de mensurar la ciencia, tener datos concretos y elementos de evaluación, conocer ámbito, documentos principales, entender pautas del comportamiento científico, mapeo de ciencia. Mapeo es visualizar para comprender porque permite hacer visibles las relaciones, agrupamiento invisible a nuestros ojos. Recoge, agrupa calcula y visualiza. Se necesitan indicadores para calcular (variables). Autoría: producción y visibilidad.
Co-autoria: colaboración, progresión o detalle de co-autoria, término, palabras clave en la co-citación. Bases de datos para el análisis bibliométrico ISI; SCOPUS. En SCOPUS se realizan cargas retrospectivas, almacena citas y recupera. Es la mayor base de datos de resúmenes del mundo En ISI: creada en Filadelfia 1996, por Garfield, indiza más de 8.500 publicaciones internacionales y además de la búsqueda de información por los procedimientos habituales contiene citas acumuladas (un “índice de citas”, lo que permite buscar artículos citados). Están las revistas principales, pero es limitada para países en vías de desarrollo: poca recuperación en Argentina. Fuentes de interés para la bibliometría, derivadas de la investigación científica: Primarias: revistas científicas, actas de congreso, tesis, patentes, informes, libros (humanidades). Secundarias: bases de datos, internet. Sistema Bibliométrico: INPUT mediante la producción aplicando métodos con indicadores para medir ciencia, luego el procesamiento estadístico-matemático y OUPUT mediante la representación. La fuente es la base de datos que se consulta para realizar tablas. Las bases de datos pueden ser multidisciplinares (con recuperación de citas (ISI y Elsevier, SCOPUS), también las bases multidisciplinares regionales (Scielo, Brasil), bases de datos disciplinares internacionales (LISA) y otras fuentes pueden ser portales de revistas: Directorio de Revistas Open Access DOAJ, repositorios E-Lis, buscadores Google Académico, portales de evaluación científica SCImago. Tipos de indicadores según Sancho 1990: crecimiento de cualquier campo de la ciencia, según la variación cronológica del número de trabajos publicados en él, envejecimiento de los campos científicos según la “vida media” de las referencias de sus publicaciones, evolución cronológica de la productividad científica según el año de la publicación de los documentos, productividad de los autores e instituciones medida por el número de sus trabajos, colaboración entre científicos e instituciones medida por el número de autores por trabajo o centros de investigación que colaboran, impacto o visibilidad de las publicaciones dentro de la comunidad científica internacional medida por el número de citas que reciben éstas por parte de trabajos posteriores, análisis y evaluación de las fuentes difusoras de los trabajos por medio de indicadores de impacto de las fuentes, dispersión de las publicaciones científicas entre las diversas fuentes. Las variables: indicadores: producción (visibilidad), co-autoría (colaboración), filiación institucional, filiación geográfica. De citación: autores (impacto), índice h (factor de impacto de autores), tipología documental, fuentes (revistas) (factor de impacto), índice de inmediatez, autocitación, de idiomas, co-citación de autores, co-citación de revistas, vida media, índice de Price. De contenido: co-citación de términos.
_ Investigación y publicación: tradición acumulativa de la ciencia, método científico: su formato típico es contraste y verificación de conocimientos, transparencia: descripción minuciosa. Difusión del conocimiento: visibilidad y publicidad, reconocimiento (prestigio), asegurar propiedad de sus ideas y prioridad en los descubrimientos, obtener reconocimiento intelectual, social y profesional. Publicación en Internet, un nuevo medio de publicación.
_ Acceso abierto: acceso libre a fuentes de información científica (en particular, revistas) como manera de enfrentar las abusivas barreras económicas que imponen las empresas editoriales convertidas en monopolios de información. Los factores que contribuyeron en su aparición (Fernández G., 2009): para los investigadores es la expansión de internet, la facilidad para distribuir y acceder a contenidos remotos de forma inmediata y las posibilidades que ofrece la tecnología para “igualar” las posibilidades de ser citado, de ser “visible”. Para el investigador es la posibilidad de acceder no solo a los artículos, sino también a los conjuntos de datos en los que están basados las investigaciones, así como la posibilidad de articular un proceso de revisión más transparente que no finaliza con la publicación del artículo sino que puede estar abierto a comentarios incluso posteriormente a su publicación. Los factores que contribuyeron a su difusión y uso fueron para las bibliotecas y usuarios intermedios, la necesidad de liberarse de la presión continua a la que son sometidas por los editores a causa de los elevados precios de las revistas, de la necesidad de construir colecciones digitales sobre las que retener todos los derechos - al menos sobre los trabajos de los investigadores de la institución a la que pertenecen; y la necesidad de garantizar la preservación a largo plazo de los resultados de la investigación de dicha institución. Para las instituciones públicas que financian la investigación: la difusión y evaluación más eficaz y eficiente de los resultados de investigación permite asentar las bases de una economía, y por ende, de una sociedad basada en el conocimiento. En el acceso abierto, la ruta dorada es la publicación en revistas, pero los gastos los cubre el autor o una institución. La ruta verde es un autoarchivo en repositorios. Gobiernos, universidades, bibliotecas, editores de publicaciones periódicas, fundaciones, asociaciones profesionales, clubes y académicos e investigadores se unirán a la tarea de remover las barreras que se oponen al acceso abierto y se pueda construir un futuro donde la investigación y la educación tenga libertad en la publicación.
_ Política de información: es la que proporciona orientación para la concepción de una estrategia y de programas destinados al desarrollo y uso de recursos, servicios y sistemas de información. Se pueden formular a nivel institucional, nacional, regional o internacional. Son marco regulatorio, su objetivo es garantizar el acceso a la información. Con respecto a los recursos, son datos en forma textual, numérica, sonoro o gráfico, en medios convencionales y no convencionales, compilaciones, conocimientos técnicos individuales e institucionales, industria de información. Los servicios suministran información y datos mediante sistemas y redes de diferentes tipos en los sectores público y privado (bancos de datos, bases de datos, sistemas y servicios de bibliotecas, centros y servicios de documentación, centros y servicios de análisis, archivos, servicios estadísticos, etc. Los sistemas de información están compuestos por series de unidades de información, computarizada o no, que interactúan entre sí. (Montiloff). Formulación de política nacional de información: 1.-diseño de un plan de acción para el desarrollo y funcionamiento de servicios y sistemas; 2.-lanzamiento de programas de información coordinados e integrados en el plan de acción; 3.-ejecución de proyectos de información en el lugar y fecha más oportunos; 4.-funcionamiento óptimo de los servicios y sistemas de información. La formulación de políticas es un proceso interactivo, cambiante y continuo, por lo tanto, determinar una política para el desarrollo de recursos y servicios de información exige muchas actividades y esfuerzo sistemático y coordinado de todos los especialistas principales de información del país, los que adoptan las decisiones y grupos de usuarios para la política. Se requiere esfuerzo para obtener cooperación nacional amplia. Hay tres fases para el proceso: 1.-formulación de la política de información; 2.-procedimiento de elaboración de políticas para su adopción; 3.-planificación, aplicación y funcionamiento de la política: estudio de la política (propuesta preliminar), consulta nacional (propuesta oficial), presentación de la política (política formal), mecanismo de coordinación (plan de acción), recursos financieros: funcionamiento y evaluación de la política. Para una correcta implementación de la política se requiere: red de telecomunicaciones eficiente como elemento más importante en el éxito de una sociedad de información; fomentar la competitividad industrial y comercial para el uso de información como recurso económico. En Argentina no hay políticas que acompañen el proceso, se debería hacer un análisis en profundidad para generar un proyecto, diagnóstico. Institucionalizar a los bibliotecarios ayudaría a mejorar. Se logra garantizar a toda la sociedad el acceso a la información mediante la alfabetización informacional. La tecnología es herramienta primordial para orientar esfuerzos y contribuir al desarrollo económico. Rol del Estado: financiamiento, política pensada desde el Estado: intervencionista. El comportamiento del científico: genera conocimiento, se institucionaliza, transmite información por canales formales e informales, espacio y sistema donde desarrolla el marco legal, patentes, recursos, intereses, todo con tecnología. La sociedad debe percibir que la ciencia y técnica puedan desarrollarse.

PROTOCOLO

_ El gestor de información puede colaborar con el científico con el armado de un protocolo para su proyecto de investigación en ciencia y técnica. Es una gestión de información aplicada a la investigación en ciencia y técnica. Se puede considerar como gestión administrativa. Se forma al investigador como usuario (Ej: explicación de repositorio). La idea del proyecto es generar servicios, perfiles informativos, acceso a toda la información disponible en el área en la que el investigador incursiona. En el ámbito científico técnico, la información es ponderada como uno de los recursos indispensables para la concreción y transmisión del conocimiento. El gestor de la información, en este punto, cumple el papel principal de facilitador de la misma, para lograr los objetivos que cada organización considera primordial para el desarrollo de sus investigaciones. Democratiza la información que encuentra y la hace disponible para su usuario. Este Plan de trabajo ofrece el empleo de herramientas documentales y tecnológicas, en forma sistemática, fundamentales para el empleo de información en el quehacer científico. En este caso, se presenta ante el grupo de investigación de la Facultad de Ciencias Exactas y Naturales, D. Biología de la Universidad Nacional de Mar del Plata, aprobando la incorporación de un documentalista como parte integrante del equipo científico, que mediante un Plan estratégico de gestión de la información optimizará los recursos disponibles. El proyecto de investigación elegido trata del estudio de los factores involucrados en la resistencia inducida en papa por fosfitos para su implementación en el manejo integrado del cultivo. Su director: Dr. Daleo, Gustavo Raúl. Los objetivos del proyecto:
Las funciones del gestor de información serán:

 Detectar las necesidades de información, internas y externas, y satisfacerlas competitivamente.
 Desarrollar la base informativa de la institución y garantizar el acceso a la misma. Posteriormente establecer la estructura informativa del proyecto, y garantizar la operatividad de la misma.
 Incrementar la productividad de los investigadores, optimizando el uso de la base y la estructura informativa del proyecto
 Manejar eficientemente los recursos de información, tanto por parte del gestor como de los investigadores.
 Avalar la integridad y accesibilidad de la memoria del grupo.
 Establecer, aplicar y supervisar los procedimientos relativos a la seguridad de la información afectada en el proyecto.
 Perfeccionar el flujo de la información entre los integrantes del grupo de investigación y el nivel de las comunicaciones.
 Evaluar periódicamente la calidad e impacto del soporte informativo para la gestión y el desarrollo del proyecto.
 Instruir a los miembros del grupo y personal de apoyo en el manejo y utilización de los recursos informativos internos.
 Asegurar la calidad de los productos informativos (difundibles o no) del grupo y asegurar una difusión efectiva.
Se describe la producción de todos los integrantes del grupo en congresos, libros, capítulos de libros, sus currículums, datos de revistas, citas, fuentes de información que consultan, idiomas que manejan, etc. Se crea una página Web para la difusión y consulta del proyecto por parte de los integrantes del grupo. Es un punto de contacto entre el gestor de información y el grupo. Allí se guarda la información, la agenda informativa como recordatorio al investigador. Se valora la calidad de la información más que la cantidad, a medida que se expone y luego de la comprobación de los resultados del trabajo, se valora su buen desempeño. El proyecto genera charlas informales, expone consultas para que la comunidad científica interactúe con la comunidad no científica también. Se informa sobre congresos para que el investigador participe mediante una agenda internacional. Ayuda al científico a planificar eventos, se le transmite donde publicar y cómo. El gestor planifica el formato de las presentaciones en los congresos (ej: tipo de soporte). El investigador selecciona la fuente de información con la ayuda del gestor que evalúa, mide, visualiza y transmite los flujos de información desde los que los producen hacia los que los reciben. El gestor estructura tesis, sin dejar de atender al grupo. Aplica recursos como bases de datos, metadatos, páginas web, aportando soluciones al investigador (o grupo), mediante la aplicación de tecnologías. Selecciona y recupera (página web con links a repositorios, congresos, cursos, etc). Aplica formación de recursos humanos : cada actividad debe hacerse saber a cada usuario. Informa sobre organizaciones o sociedades para contacto sobre el mismo tema. Realiza un cronograma tentativo de todas las actividades previstas del grupo de investigación, en función del tiempo fijado para el desarrollo del proyecto de investigación. La modalidad del gestor de información para comunicarse con el grupo puede producirse en este caso mediante la página Web:
https://sites.google.com/site/bioquimicavegetalunmdp/ bioquimicavegetalunmdp o mediante correo electrónico determinado en las planillas de usuarios de los integrantes del grupo, quedando establecido el mail del gestor: msarrob@gmail.com. O msarro@mdp.edu.ar. Se establece la periodicidad de comunicación con el grupo mediante reuniones cuando el grupo lo considere necesario, siendo el medio de saber esto: el correo electrónico.
Se realizan informes de seguimiento y control que se publican en la página Web correspondiente:
https://sites.google.com/site/bioquimicavegetalunmdp/ bioquimicavegetalunmdp en un ítem predeterminado en la misma, al igual que la memoria del proyecto. Por último, se analiza el probable impacto de la gestión de información, enumerando todos los probables beneficios que el proyecto de gestión de información presentado puede generar para el éxito de la investigación en curso.

1. Contribuir a la difusión del rol del Gestor de Información, como también a la posible creación de un espacio laboral para el profesional de la información.
2. Formar e informar a los miembros del grupo y personal de apoyo en el manejo y utilización de nuevas técnicas y herramientas informáticas.
3. Optimizar los productos informativos del grupo y asegurar una difusión efectiva.
4. Optimizar el aprovechamiento de la página Web y la estructura informativa del proyecto para incrementar la productividad de los investigadores.
5. Mejorar los canales de comunicación, ampliando las redes ya establecidas y permitiendo el establecimiento de otras nuevas.









BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA



ALBORNOZ, Mario; ALFARAZ, Claudia. -- Redes de conocimiento : construcción dinámica y gestión. -- Buenos Aires : RICYT/CITED, 2006.

FERNÁNDEZ BAJÓN, Maria Teresa. -- Modelos de sistemas de información documental. -- Madrid : Universidad Complutense, 2002.

LIBERMAN, Sofía; WOLF, Bernardo. -- Las redes de comunicación científica.
Mexico : UNAM, 1990.

MONTILOFF, Victor. -- Políticas nacionales de información: manual sobre la
Formulación, aprobación, aplicación y funcionamiento de una política
Nacional sobre la información. -- París : Unesco, 1990. –
Caps. I, II, III y IV.

SOLLA PRICE, Derek. -- Hacia una ciencia de la ciencia. -- Barcelona :
Ariel, 1973. – pp. 107-144.

UN CUENTO CON AMOR

La Bibliotecaria


Dedicado a Matea y su macabra hermana gemela Ginna.


La lectura ha sido mi más grande y constante pasión a lo largo de la vida. Recuerdo en el despertar de mi infancia, a mi padre junto a mí, recostado sobre la cabecera de mi cama, leyendo historias de príncipes y princesas, de dragones, gnomos y duendes; que flotaban sobre mis maravillados ojos con colores y formas que mi mente aún no definía con exactitud. Fueron aquellos mis primeros pasos, lo mas bonitos e inocentes, en aquel submundo de ilusiones que se creó el hombre para escapar de su triste realidad. Le agradezco mucho a mi padre aquellas horas de lectura, y nunca podré pagárselas adecuadamente. Hizo de mí la persona que soy ahora, tolerante, creativa, ingeniosa, pero a la vez compasiva y pesimista.

Al crecer, cuando aprendí a leer, poco a poco me fui alejando de aquellos mundos fantásticos y maravillosos de los cuentos infantiles, y entrando por mi propia cuenta, en relatos más realistas y trágicos. Recuerdo que goce sobremanera varias tragicomedias griegas. Me gustaba aquella combinación de sufrimiento y diversión, pues me parecía lo más real que había leído hasta el momento. Donde el hombre en medio de su sufrimiento, no era nada más que una broma para los demás, quienes preferían reírse antes de sufrir o comparecerse de él. También algunas veces me gustaba comparar mi vida con la vida de las personas que ya habían venido y dejado este mundo, personas cuyo legado habían sido de grandes y sorprendentes hazañas, pero que siglos o milenios después, no eran mas que historia antigua, sucesos pasados, hechos olvidados. Amé a Herodoto.

Desde aquí, desde mi ahora, veo mi vida como una sucesión de libros, clasificados y ordenados por tipologías. De texto, de narrativa, históricos, de ciencia Ficción, de fantasía, de poesía. Mi vida se ha sostenido en pie gracias al cruce de páginas, la unión de palabras, la confluencia de tinta. Porque más que sangre, es tinta lo que corre por mis venas.

Al entrar en la adultez, no quería que mi mundo se derrumbara, había sido muy difícil construir una fortaleza que me protegiera de la sociedad, donde me sentía insegura, incompleta y vacía. Por eso la decisión que tomé, cuando llegó el tiempo en el cual las responsabilidades pesan sobre tí y no sobre los hombros de tus padres, era una continuación de palabras y lecturas. Me convertí en bibliotecaria.

Sonrió al recordar la expresión de mi madre, severa, cruel; de mirada despótica, al hablarle de mi pequeño sueño. Ella simplemente era una mujer práctica, que vivía para el momento, donde las ensoñaciones y fantasías no eran más que tiempo perdido. La expresión de mi padre, a su vez, era una expresión inapreciable. Sus ojos brillaban de dicha y de gusto. Sin saberlo, había cumplido un sueño que no era mío. Lo había heredado de él.

Como bibliotecaria me sentía la mujer mas realizada del mundo, la mujer más feliz, y al mismo tiempo, la mujer más solitaria. Mi imaginación vagaba mientras recorría los pasillos, y me sentía como la última persona viva que recorría lentamente los recovecos de la biblioteca de Alejandría. Sin embargo cuando me alejaba de mis apreciados libros, una pesada piedra se posaba en mis entrañas, una sensación de desasosiego se apoderaba de mí ser y un mareo existencial me nublaba los ojos. Sin quererlo, terminé enamorada de los libros.

Han pasado mucho tiempo desde que me descubrí enamorada, muchos años, varias décadas. Hoy he decidido plasmar en hojas este lacónico epitafio, porque encontré mi símil, mi igual, mi equivalente; encontré a alguien tan enamorado de los libros como yo. Murió hace mucho tiempo.

Recuerdo la primera vez que le ví, alto, robusto, de piel pálida. Estaba en el segundo nivel, leía poesía y se sonreía a si mismo. Ningún pensamiento extraño atesoro de aquel primer encuentro. Simplemente era otro ser mas para quien los libros eran un escape de la rutina de la vida, del cansancio de vivir. A veces lo encontraba en otras salas, siempre sonriendo, siempre feliz, y empecé a tenerle aprecio, como si fuésemos hermanos de tinta.

Creo que con el pasar de los años me acostumbre a él, me acostumbre a encontrarlo en los sitios más inverosímiles, a su tendencia a estar en dos lugares a la vez, y siempre era su sonrisa la que me cautivaba. Nunca hablamos, talvez porque ambos apreciábamos el valor del silencio. “La palabras son de plata…” Iniciaba un pequeño refrán, “…pero el silencio es de oro”. Ese silencio me hizo quererlo más.

Durante todo ese tiempo, mis ojos se avejentaron, y unos marcos plateados pronto posaron sobre el caballete de mi nariz. Mi cabello se tiñó de plata, mis manos envejecieron, y a pesar de que los años me atropellaban, solo pensaba en mis amados libros.

Nunca entendí porque estuve tan ciega por tantos años. Era imposible que aquel lector, mi confidente mudo, siempre estuviera allí, sonriente, con un libro entre las manos. Los años nunca pasaron sobre él, como si estuviese en estado de gracia, como si su ser estuviese confinado a existir en un tiempo donde cada segundo, era una hoja leída, y donde cada minuto, era un libro terminado.

Fue aquella curiosidad, la que me empujó, me indujo a hablarle, a murmurarle mensajes desde los estantes, desde las mesas, desde detrás de los libros. La gente que me veía en aquella labor me observaba extrañada, como si me hubiera convertido en un personaje cómico de un circo.

Las palabras no valieron con mi mudo amigo, y pronto su sonrisa dejó de ser esperanzadora y calurosa, para convertirse en fría y macabra. Supe en instantes que intentaba comunicarme con alguien que estaba, pero no estaba, que existía pero no lo hacía. La persona a la cual estimaba de tal forma que secretamente la llamaba hermano de tinta, era una persona muerta.

Nadie sabía quien era mi amigo. Pues nadie excepto yo le veía. La gente pasaba por su lado y no notaba su presencia. Nunca tropezaban con él, nunca hablaban, nunca lo veían. Y siempre que él estaba en algún lugar, un silencio respetuoso de apoderaba del ambiente. Pero aparte de lo que había averiguado, ¿Quién era mi amigo?

Tengo la respuesta entre mis manos, y fue él mismo quien me la entregó. Hace unos días, por primera y única vez, se acercó a mí. Una sonrisa cubría su gran rostro y cuando lo tuve frente a frente abrió su boca lentamente. Ninguna palabra salió de él, pero supe al instante que era un saludo. Que era su saludo hacía mí. Luego, buscó en sus bolsillos y sacó un papel, un recorte, lo dejó caer lentamente en el suelo frío, y con otra sonrisa se alejó de mí.


Suicidio en la Virgilio Barco

Antonio Naranjo, de 77 años, se quitó la vida ayer en la biblioteca Virgilio Barco Vargas, a las 9:58 a.m.

Después de pedir un periódico del día, se sentó, sacó un revolver calibre 38 y se disparó en el oído izquierdo.

A la Sala General, donde ocurrieron los hechos, había ingresado a las 9:55 a.m. Y según las directivas de BibloRed, entidad encargada del manejo de las bibliotecas públicas de Bogotá, era un visitante asiduo. Silvia Prada, gerente de BibloRed, comentó que "el señor Naranjo nos visitaba con mucha frecuencia, leía el periódico y novelas, pero no tenía carné ni registro en la entidad, por cuanto no sacaba libros de la sede".

Naranjo era alto (medía alrededor de 1,80 metros) y de contextura gruesa. Según informaron empleados de BibloRed, estaba bien vestido, "como siempre".

Naranjo solo tenía en sus bolsillos su cédula de ciudadanía, expedida en Tunja, y el salvoconducto del arma con la que se disparó.


Al principio no entendí las razones para hacer lo que hizo, no comprendí como pudo hacerlo. Lo que si acerté después a comprender, es que ese es mi camino, ese es mi destino, él quiere que esté con él y con los libros, quiere que permanezcamos juntos y que seamos felices. Y ahora lo he decidido, y él lo sabe. Sabe que permaneceremos hasta el final de los tiempos recorriendo los recovecos de nuestra biblioteca de Alejandría.

FIN

ARCHIVO DE HISTORIAS CLINICAS Y DE PERSONAL DE LA CLINICA Y MATERNIDAD COLON (FINAL DEL SEMINARIO DE ARCHIVO DE BIBLIOTECOLOGIA)

UNIVERSIDAD NACIONAL DE MAR DEL PLATA
FACULTAD DE HUMANIDADES
DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN
CARRERA: BIBLIOTECARIO DOCUMENTALISTA
CÁTEDRA: SEMINARIO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS












ALUMNAS:
PAOLA VECINO: ARCHIVO DE LA CLÍNICA Y MATERNIDAD COLÓN SUBFONDO DE HISTORIAS CLÍNICAS
MARÍA MARTA SARRO BARBARINO: ARCHIVO DE LA CLÍNICA Y MATERNIDAD COLÓN SERIE DE PERSONAL

AÑO ACADÉMICO: 2010

Durante el desarrollo del presente trabajo se detallarán el propósito o misión del archivo, objetivos que se propone lograr, estrategias para alcanzarlos, los planes de acción y la forma de implementar el proyecto.


• TÍTULO DEL PROYECTO
Organización del Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas y Serie de Personal.
• MISIÓN
La misión del Archivo de Historias Clínicas y Personal de la Clínica y Maternidad Colón es facilitar el acceso a la información a todo el personal de la clínica y a usuarios externos a la misma que deseen realizar las correspondientes consultas. Se desarrolla como servicio y recurso de apoyo a los programas de docencia, investigación y extensión, a través de los datos contenidos en su fondo, como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos, que satisfaga las necesidades de los usuarios de la entidad productora que así lo requiera, en todos los aspectos de la vida humana (práctica, jurídica, administrativa) -siempre que no fuera información de acceso restringido- de la manera más rápida, completa y adecuada posible, a través de la identificación, organización y descripción del fondo, usando tecnologías de información y comunicación innovadoras, para responder oportunamente a la necesidad de sus usuarios.
• ANÁLISIS FODA
Para el diagnóstico de la Institución que se ha seleccionado, se siguió el esquema FODA, es decir que se localizaron las Fortalezas y Debilidades desde una perspectiva interna (el Archivo), y las Oportunidades y Amenazas desde una perspectiva externa (la Institución y lo externo a la misma).
Fortalezas
-El espacio destinado al Subfondo de Historias Clínicas está ubicado fuera de la institución a la que pertenece. La separación permite eliminar la confusión entre movimiento de personal y de público con respecto a las funciones del subfondo de Historias Clínicas y de la Recepción.
-El espacio destinado a la Serie de la Oficina de Personal está ubicado adentro de la institución a la que pertenece, en el lugar donde están la mayoría de las oficinas productoras de documentos.
-Las personas que manejan y tienen acceso a los archivos de gestión conocen su trabajo.
-Los documentos se ordenan respetando el orden natural del fondo
-Se cuenta con la colaboración de secretaria en la Oficina de Personal y de tres auxiliares administrativos en el Subfondo de Historias Clínicas.
Debilidades
-Falta de personal suficiente para la Oficina de Personal.
-Falta capacitación para otras personas en el área administrativa, ya que en el caso de la Oficina de Personal, solo existe una persona capacitada y su secretaria.
-Falta de personal capacitado para el Subfondo de Historias Clínicas.
-Puede haber documentación perdida.
Oportunidades
-Los servicios que brindan las oficinas productoras de los documentos son utilizados por una gran cantidad de usuarios: personal de la Clínica, médicos, enfermeros y el resto del personal profesional y en el caso del Subfondo de Historias Clínicas, pueden ser consultados por los pacientes o sus familiares directos en caso de defunción o por vías legales.
Amenazas
-Recursos Económicos insuficientes asignados por la Dirección General de la Clínica al Archivo de dicha Institución.
• METAS
- Organización del Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas y Serie de Personal.
• OBJETIVOS
- Organizar el Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas y Serie de Personal, en el plazo de seis meses, a contar de la puesta en marcha del presente plan, con el 100 % del monto otorgado por la Institución.
• ESTRATEGIAS
-El personal designado para la organización y puesta en marcha de la Serie y el Subfondo cumplirá con las acciones encomendadas en el presente plan.
-Entrevistar al Director de la Clínica a fin de obtener información acerca de la historia de la institución, estructura del organigrama, marcos legislativos y normativa que regula la actividad, funciones cumplidas por cada oficina y documentación histórica que hubiera y fuera de interés, en el plazo de quince días.
-Realizar una encuesta de identificación documental a fin de establecer los caracteres internos y externos de los documentos que produce cada oficina, en el plazo de quince días.
-Diseñar el cuadro de clasificación de todo el fondo, en el plazo de quince días.
-Determinar los elementos que constituyen cada serie y subfondo documental, en el plazo de quince días.
-Confeccionar el Repertorio General de Series, en el plazo de quince días.
-Establecer el tipo de ordenación de cada serie, en el plazo de siete días.
-Determinar la forma en que se dispondrán los documentos en las instalaciones del archivo, en el plazo de siete días.
-Diseñar Instrumentos auxiliares e instrumentos de información, tales como guías, inventarios, índices, en el plazo de un mes.
-Analizar los valores primarios y secundarios de los documentos y las fechas de permanencia en los archivos del sistema y confeccionar el cuadro de valoración y selección, en el que conste los plazos de transferencia, de conservación y eliminación, en el plazo de un mes.
-Transferir los documentos de los archivos de gestión a cada serie y subfondo correspondiente, completando los correspondientes inventarios de transferencia y ordenarlos en el mobiliario conforme las pautas preestablecidas, en el plazo de tres meses.
-Simultáneamente con el punto anterior, crear y armar la base de datos de cada serie y subfondo, diseñando los puntos de acceso más importantes tendientes a recuperar en forma rápida y eficaz la información.
-Diagramar un plan de conservación y preservación ante los agentes de deterioro humanos y materiales, instalaciones, materiales utilizados, etc., y establecer normas de seguridad para los documentos, en virtud del medio y posibilidades ofrecidas por el espacio, en el plazo de siete días.
-Confeccionar los modelos para el sistema de gestión de documentos adecuados para institución, en el plazo de quince días.
-Diseñar actividades de difusión y comunicación en el plazo de siete días.
-Toda esta implementación será analizada y ejecutada determinando un costo adjudicado por el director de la Clínica.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
MES/ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Designación personal x
Estudio elemento
Orgánico x
Estudio elemento funcional x
Establecimiento de las series x
Confección Repertorio Gral. De series x
Confección cuadro de clasificación x
Establecer ordenación en archivo x
Determinar la forma de instalación x
Diseñar auxiliares de información x
Analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series y confeccionar el cuadro de valoración y selección x
Transferencia de documentos de los Archivos de Gestión a los Archivos Centrales correspondientes x x x
Crear y armar la base de datos x x x
Diagramar plan conservación y preservación x
Confeccionar modelos de gestión x
Diseñar actividades difusión y comunicación x

• IMPLEMENTACIÓN
1.-DENOMINACIÓN DEL FONDO
Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas y Serie de Personal.
2.-IDENTIFICACIÓN DEL FONDO
ESTUDIO DEL ELEMENTO ORGÁNICO
1.-HISTORIA DE LA INSTITUCIÓN
Clínica Colón: una historia, un presente, un futuro
El primer testimonio histórico del predio que hoy ocupa la Clínica Colón nos lleva al año 1889, año en que la Sra. Enriqueta Iñiguez solicitaba en el Municipio “línea y nivel para edificar”. Por testimonios recogidos por el Arq. Cova, se sabe que en la esquina de Colón y 20 de setiembre comenzó a funcionar por aquella época un establecimiento denominado “el Almacén de Agüero”.
A principios del siglo XX, parte de los terrenos que hoy ocupan la Clínica Colón pertenecían a un italiano que había logrado reunir cierta fortuna: el Sr. Luis Curtis. Sus propiedades comprendían gran parte de la actual Clínica.
Concebida como una institución asistencial orientada a proteger la salud desde la maternidad y en cada paso del proceso evolutivo de las personas, Clínica y Maternidad Colón se ha instalado en el corazón de los marplatenses con cálida predilección, por estar indefectiblemente ligada a la historia afectiva de sus familias.
A mediados de los cuarenta, el vecindario de la zona que hoy ocupa la Clínica Colón estaba integrado por familias de modesta condición. Probablemente por ello las damas de las familias más adineradas de la ciudad decidieron crear las “Cantinas Maternales”, una obra de beneficencia, abrigo y asistencia para las madres y sus hijos.
En 1948 se constituyó el entonces Sanatorio y Maternidad Colón S.R.L., “con el objeto de explotar una clínica para maternidad y cirugía de mujeres”. Hacia mediados de los sesenta se produjo una reorganización estructural de la sociedad y se conformó la sociedad denominada: Colón Sociedad Anónima Asistencial. Siempre con perspectivas de crecer, los servicios centrales se adecuaban y reacondicionaban permanentemente.
Clínica y Maternidad Colón evoluciona constantemente en un importante proceso de crecimiento edilicio, que forma parte de su plan estratégico. Este proceso comenzó en 2003 y alcanzó uno de sus primeros logros un año después, con la inauguración de una sucursal en el Puerto.
Clínica y Maternidad Colón, una institución que acompaña el crecimiento de su ciudad cumpliendo ya sesenta años de permanencia en el corazón de la gente.



ORGANIGRAMA RECOMENDADO POR LAS ALUMNAS


ESTRUCTURA REPRESENTADA: ORGÁNICO FUNCIONAL


















MARCOS LEGISLATIVOS Y NORMATIVAS UTILIZADAS
-Resolución S:S:S: Nº 648/1986
Art. 1º - Fijase un plazo de 15 años para la conservación de las Historias Clínicas de los distintos establecimientos privados autorizados por la Autoridad Sanitaria Nacional.
Ley 26529 - Salud Pública Derechos del Paciente en su relación con los profesionales e instituciones de la salud.
Ley 10149 – Tasas – Habilitación de hojas móviles – Ministerio de Trabajo de la Pcia de Buenos Aires:
“VISTO la presentación obrante a fs. 1 efectuada por la firma “CLINICA Maternidad Colon SAA”, con domicilio: Avda. Colón 3629 Mar del Plata por lo que se gestiona la aprobación del modelo de hojas móviles que integra el Registro Especial del Art. 52 de la Ley 20.744 (T.O.)”
Artículo 92 bis de la Ley de Contrato de Trabajo
Artículo vigente: 00272 – Seguro de Riesgo de Trabajo
Artículo 24 del Convenio Colectivo de Trabajo 122/75
Artículo 22 del Convenio Colectivo de Trabajo 122/75
Resolución S:S:S: Nro. 14/2002 de Régimen de Asignaciones Familiares.
Artículo 12, Inciso 11, Ley 24241 de jubilación, pensión, retiro o prestación no contributiva.
Estos documentos se utilizaron para la confección de este trabajo. De ellos se extrajeron todo lo referente al Archivo Subfondo de Historias Clínicas y al Archivo serie de Personal:
“Se archivará todo estado o acto administrativo que por su naturaleza traiga aparejada su conservación con el fin de actuar como respaldo y garantía de hechos y derechos.”
“Los estados administrativos serán responsabilidad de las distintas autoridades y/o personal, conforme a la naturaleza de las mismas y las competencias asignadas por esta u otra normativa de aplicación.”
































ESTUDIO DEL ELEMENTO FUNCIONAL













OFICINA PRODUCTORA: Subfondo de Historias Clínicas
Se realizó una encuesta a la Jefa de Archivo Sra. Marisa Corbalán que se encuentra a cargo del Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas, quién informó sobre la documentación que recibe y a su vez produce la Institución, en especial los tipos documentales que maneja esta Oficina.

ENCUESTA DE IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL
1.-Nombre de la oficina productora: Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas.
1.1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: El orden jerárquico de las oficinas productoras principales es el siguiente: en primer lugar se ubica la Presidencia, Vicepresidencia, Dirección General, Sindicatura, Asesor Letrado y Administración.
1.2. Fecha de comienzo de funciones:
En 1948 se funda la institución y con ella el archivo de Historias Clínicas dentro del mismo edificio. Posteriormente, con el crecimiento edilicio en 2003 se traslada su ubicación actual, fuera de la institución.
1.3. Acto Administrativo:
1.4. Funciones:
Actualmente desempeña la actividad la jefa de archivo más tres auxiliares administrativos, estos últimos distribuidos en tres turnos.
Área del archivero:
“A - Sacar/archivar historias clínicas para hospitalización,
B- Sacar/archivar historias clínicas. Consultas programadas,
C- Sacar/archivar historias clínicas. Otros conceptos,
D- Sacar/archivar radiografías por todos los conceptos,
E- Recuperar/reclamar documentación fuera del archivo central,
F- Atención de peticiones urgentes (no programadas),
G- Control de archivado y búsquedas especiales.
Área administrativa:
H- Mantenimiento del fichero maestro de pacientes,
I- Mantenimiento y registro de exitus,
J- Apertura y control de nuevas historias clínicas,
K- Control y archivado de documentación de urgencias,
L- Estadísticas y control de actividad,
M- Transporte y reparto de documentación,
N- Recogida/reparto de documentación a zona de hospitalización de enfermos,
Ñ- Recogida/reparto de documentación en consultas externas,
O- Traslado de pasivos, documentación desechable y otros.”
1.5. Unidades documentales que tramita:
No tramita unidades documentales.
1.6. ¿Posee archivo de oficina?: Sí.
1.7 ¿Qué volumen documental produce anualmente?
Por su tipo de ordenación es difícil calcularlo, ya que un estante contiene Historias Clínicas de varios años mezclados. Pero se recabaron los siguientes datos:
-Son 9 armarios o estanterías que contienen entre 25 a 30 baldas, de 63 cm x 32 cm cada una.
-Se tomaron los números de expedientes realizados durante el año 2009 y dieron un total de 700 Historias Clínicas realizadas en ese año.
-Produce: 54.5 metros lineales (obtenido midiendo una pila de Historias Clínicas que contiene un estante).
2.- Documentos
2.1. Nombre de las series documentales
- Historias Clínicas
2.2. Soporte:
2.2.1. Papel: si
2.2.2. Cinta Magnética: no
2.2.3. Microfilme: no
2.2.4. Otro: ¿cuál? : Computadora, Cd’s (Buck up), acetato (radiografías).
2.3. Formato:
2.3.1. Expediente: no
2.3.2. Libro: no
2.3.3. Documento simple: no
2.3.4. Legajo: no
2.4. Forma de ordenación:
Utilizan valores numéricos por medio del sistema de Ordenación por Valor Posicional Dinámico asistido por computadora (VPD), para toda la documentación que ingrese o egrese de la oficina productora. La descripción de la operatoria es la siguiente:
ARCHIVADO (INSTALADO DE LAS CARPETAS QUE INGRESAN -nuevas- Y LAS QUE REGRESAN)
Un operador (Archivero) sentado frente a una PC, coloca a su lado una pila de carpetas a ser archivadas. Uno a uno va ingresando al sistema, los valores numéricos de cada carpeta (¿Número de Historia Clínica?), el ingreso de datos se podría realizar por lectura del código de barras de cada carpeta. Para cada uno de los valores ingresados, el SISTEMA muestra en pantalla los datos filiatorios relevantes del Usuario. Constatada la coincidencia de los datos (sistema/carpeta), el 'archivista' informa al SISTEMA de su conformidad, (una tecla asignada a esos fines o una segunda lectura del código de barras).El sistema asigna automáticamente, al registro en cuestión su nuevo "VPD" Ej: "AAM791" registrándolo junto con la fecha, hora y operador. El operador anota en la contratapa de la historia clínica el segmento numérico del VPD. (Ej: "791"), esta anotación la realiza en manuscrito, encolumnada, con números chicos, abajo de cualquiera otra anterior, pudiendo tachar la previa. La carpeta así procesada se coloca en una nueva pila al lado del operador (archivista), una tras otra repite la secuencia hasta que la nueva pila formada es llevada en ese mismo orden obtenido al extremo libre del estante en uso.
BÚSQUEDA DE CARPETAS
Naturalmente, solo el sistema, puede indicarnos para cada carpeta requerida su último valor posicional, fecha de archivado, o historial de movimientos y así proceder a su retiro definitivo.
Del mismo modo que hoy consultamos al sistema en busca del Nro. de Historia Clínica del usuario, el nuevo sistema nos deberá agregar, además, el (VPD) valor posicional de esa carpeta, un simple dato, atributo o campo más, de ese registro, como lo son: su número de documento, su domicilio, su fecha de nacimiento, etc.
DEPURACIÓN (Nuevo sistema)
Al caso, después de un cierto tiempo (años), segmentos completos de Archivo (Archivo definido como activo) podrán ser mudados en ese mismo ordenamiento a ámbitos más alejados (Archivo pasivo propiamente dicho), según criterio que definirá cada Jefe de Archivo.
-Historias Clínicas: Archivo horizontal (Armarios o estanterías) y computadora (Buck up).
2.5. Estado de conservación: buena
2.6. Copias: se realizan fotocopias para mandar a la oficina de mutuales, diariamente, y sino con previa autorización de la Dirección Médica.
2.7. Marcos legales que regulan la producción y el trámite:
-Resolución S:S:S: Nº 648/1986
Art. 1º - Fijase un plazo de 15 años para la conservación de las Historias Clínicas de los distintos establecimientos privados autorizados por la Autoridad Sanitaria Nacional.
Ley 26529 - Salud Pública Derechos del Paciente en su relación con los profesionales e instituciones de la salud.
2.8. ¿Qué oficinas tienen relación con el trámite?
Dirección Médica, Admisión, Farmacia, Radiología, Laboratorio, Mutual / Obra Social.
2.9. ¿Con qué periodicidad se produce?
2.9.1. Diaria: si
2.9.2. Semanal: no
2.9.3. Mensual: no
2.9.4. Otra: no
3. Consultas
3.1. ¿Quiénes consultan la documentación producida?
3.1.1. Otras oficinas: si, Dirección Médica, Admisión, Farmacia, Radiología, Laboratorio, Mutual / Obra Social.
3.2.1. Otras entidades: no, excepto con previa autorización de la Dirección Médica.
3.1.3. Ciudadanos: si, los médicos y extraordinariamente otras personas por juicios con previa autorización de la Dirección médica.
4. Transferencias
4.1. ¿La documentación que producen ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?: no.
4.1.1. Central:
4.1.2. Histórico:
4.2. ¿Con qué periodicidad se producen?
4.3. ¿En el Archivo Central la oficina sigue consultando la serie documental?: no
4.4. ¿Con que frecuencia?
4.5. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de la documentación?: la oficina es pequeña, poca ventilación y se necesitará a futuro un ambiente más amplio para conservar la documentación.

Observaciones:
Funcionario entrevistado: Archivera.
Nombre y cargo: Marisa Corbalán, Jefa del archivo.
Encuestador: Paola Vecino.

Cuadro de Clasificación:



Nº SECCIÓN SERIE ORDEN VIGENCIA
ADMINIS-
TRATIVA CUSTO-DIA MUES-
TREO
1 Dirección General
1.A Sindicatura 1
1.B Asesor legal 1
1.1 Director Médico
1.1.1 Administración
1.1.2 Farmacia
1.1.3 Radiología
1.1.4 Laboratorio
1.1.5 Mutual / O. S.
1.1.6 Biblioteca
1.1.7 Archivo de Historias Clínicas Historias Clínicas NUMÈRI-CO PERMA-NENTE GUARDA PERMA-NENTE 100 %
1.2 Director Financiero
1.2.1 Administración
1.2.2 Contaduría
1.2.3 Personal

REPERTORIO GENERAL DE SERIES.

PRIMERA TRANSFERENCIA
No se realiza Primera Transferencia. Pero sería lo correcto que pase al Archivo Central, ya que se encuentra en el Archivo de Gestión.

ORGANIZACIÓN DEL FONDO
TIPO DE ORDENACIÓN DE LAS SERIES
_Las Historias Clínicas se instalan por la Ordenación por Valor Posicional Dinámico asistido por computadora (VPD), utilizando valores numéricos (la descripción de la operatoria se encuentra explicada en el punto 2.4).

FORMA DE INSTALACIÓN DE LAS SERIES
Las Historias Clínicas serán ubicadas en los estantes de los armarios según la Ordenación por valor posicional dinámico asistido por computadora (VPD), explicada en el punto 2.4.

SEGUNDA TRANSFERENCIA
No se realiza la segunda transferencia por no tener Archivo Histórico.

DESCRIPCIÓN
INSTRUMENTOS DE INFORMACIÓN
_ No utilizan instrumentos de descripción en formato papel, como ser: guías, catálogos, inventarios, etc. Todos ellos se encuentran en la computadora, a la cual, no se tiene acceso. Además, se utiliza una cartelera, donde pinchan papeles con las demandas pertinentes, a modo de ayuda.
DESCRIPCIÓN SEGÚN LAS NORMAS ISAD (G) E ISAAR CPF
Áreas descriptivas:
1. Área de identificación
2. Área de contenido informativo
3. Área de accesibilidad
4. Área de materiales relacionados
5. Área de documentación relacionada
6. Área de notas.
NIVEL FONDO DEL ARCHIVO
1.- Área de identificación de la unidad archivística:
a. Signatura
- Identificación país según normas ISO 3166
- Código del archivo
- Signatura de la unidad descrita
AR – B.A.MDP – 023CLICOLON
b. Título: Archivo de la Clínica y Maternidad Colón. Ciudad de mar del Plata.
c. Fecha de producción: 1948
d. Nivel de descripción: Subfondo, porque este debe establecerse con criterios orgánicos-funcionales. Además, es un conjunto de documentos de un fondo producido por una unidad administrativa subordinada, que posee cierto grado de autonomía.

e. Volumen de documentación: 54.5 m.l. (9 Armarios o estantes archiveros)
2.- Área de contenido
a. Historia administrativa de la entidad productora
No se obtuvo historia específica del subfondo.
b. Sistema de organización interna: según la Ordenación por valor posicional dinámico asistido por computadora (VPD), derivado de las funciones del organismo productor: la Clínica y Maternidad Colón.
c. Resumen de contenido:
3.- Área de accesibilidad
a. Lengua y tipo de escritura: en español.
b. Condiciones de accesibilidad:
Los documentos contenidos en el subfondo son exclusivamente de consulta para el personal de la institución y sus pacientes.
c. Instrumentos de descripción disponibles: inventario del Archivo de la clínica y Maternidad Colón.
4.- Área de materiales relacionados:
Documentación complementaria: este subfondo se complementa con la documentación generada por la Oficina de Personal y otros documentos de relevancia que conforman el Archivo de la Institución.
5.- Área de notas:
Nota informativa: las partes más antiguas del archivo se encuentran en otra oficina contigua.

VALORACIÓN Y SELECCIÓN
1.- Analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales
Valores primarios: son los documentos que están en el archivo de gestión para la consulta inmediata y constante, y que no han perdido el principio de continuidad de consulta, haya o no terminado el trámite. Posteriormente los documentos se pueden transferir a una guarda precaucional a un archivo de concentración, transformándose los valores de los documentos en secundarios.
No se encontraron documentos pertinentes.
Valores secundarios: estos valores se refieren a los documentos que han terminado su vigencia operativa porque han concluido su trámite, es decir, ha caducado el tiempo determinado por los actores del trámite o el texto no tiene fuerza obligatoria desde el punto de vista administrativo, fiscal o legal, aunque sigue siendo testimonio de una acción.
Las siguientes unidades documentales serán retenidas en el Archivo Central en los términos que se detallan:
Historias Clínicas: de diez a quince años, ó por defunción del paciente.



TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: Subfondo de Historias Clínicas
CO-
DI-
GO
SEC-
CION TIPOS DOCUMENTALES RETEN-
CION DISPO-
SICIÓN
FINAL
PROCEDIMIENTO
1.1.7 Historias Clínicas
A.G.
P A.C.
C.T. O
X C F
Se ubican en los armarios o estanterías según la Ordenación por valor posicional dinámico asistido por computadora (VPD),
Convenciones:
AG: Archivo de Gestión CT: Conservación Total O: Original
AC: Archivo Central S: Selección E: Eliminación
Fecha: 28/10/10

GESTIÓN DOCUMENTAL
Detallar la ejecución de los principales módulos de un sistema de gestión de documentos adecuado para la Institución :

ACTIVIDAD DE DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN NRO.1
COMUNICADO GENERAL
ARCHIVO DE LA CLÍNICA Y MATERNIDAD COLÓN
SUBFONDO DE HISTORIAS CLÍNICAS

El Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas es la unidad encargada de la organización, conservación y servicio del conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por la Institución, o por los miembros de su comunidad, en el ejercicio de sus funciones, al servicio de su utilización para la gestión administrativa y la información sobre los pacientes de la misma.
Las funciones principales del Servicio son:
• La organización, coordinación y dirección del archivo.
• La reunión, identificación, estudio y valoración de las series documentales producidas por el mismo.
• La elaboración de normas específicas para cada serie documental, con el fin de establecer los períodos de permanencia en el archivo y los plazos de conservación y accesibilidad.
• El control de las transferencias, las eliminaciones y los plazos de reserva de consulta por parte de los ciudadanos.
Se invita a todas las personas que necesiten consultar legajos de pacientes, se contacten con el mismo a la Biblioteca de la Clínica y Maternidad Colón, para una visita guiada.
Los datos de contacto son:
Personalmente: de lunes a viernes de 9 a 16 horas.
Por teléfono: Tel/Fax: (0223)-499-2604/492-4447.
Por Página Web: www.clínicacolon.com.ar/
















































ESTUDIO DEL ELEMENTO FUNCIONAL









OFICINA PRODUCTORA: Serie de Personal
Se realizó una encuesta al coordinador de recursos humanos Sr. Ariel Carlos Arricar que se encuentra a cargo de la Oficina de Personal de la Clínica y Maternidad Colón, quién informó sobre la documentación que recibe y a su vez produce la Clínica, en especial los tipos documentales que maneja esta Oficina.

ENCUESTA DE IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL
1.-Nombre de la oficina productora: Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Serie de Personal
1.1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: el orden jerárquico de las oficinas productoras principales es el siguiente: en primer lugar se ubica la Directora General, Director Financiero, Administración, Contaduría y Personal.
1.2. Fecha de comienzo de funciones: se formó en el año 1994 por el Jefe de Personal y actualmente trabaja con él su secretaria.
1.3. Acto Administrativo:
1.4. Funciones: “Son funciones del Jefe de Personal:
a) Formar parte del equipo de la Oficina de Personal
b) Recibir, dar trámite y realizar el control de la gestión de las cuestiones administrativas ante las autoridades competentes.
c) Organizar, conservar y supervisar los estados administrativos del Servicio.
d) Archivar recibos de sueldo por triplicado, para control del ANSES. Debe ser rubricado por el Ministerio de Trabajo. Confeccionar junto con ellos, legajos de personal.
1.5. Series Documentales que tramita la oficina:
-Serie de Personal
1.6. ¿Posee archivo de oficina?: si
1.7 ¿Qué volumen documental produce anualmente?
Trescientos empleados en dos cajoneras de cuatro cajones de 70 cm x 48 cm.
2.- Documentos
2.1. Nombre de las series documentales
-Correspondencia
-Formulario de asistencia diaria del personal. Altas.
-Legajos de personal
-Libros de sueldos
2.2. Soporte:
2.2.1. Papel: si
2.2.2. Cinta Magnética: no
2.2.3. Microfilme: no
2.2.4. Otro: ¿cuál? : Backup.
2.3. Formato:
2.3.1. Expediente: no
2.3.2. Libro: si
2.3.3. Documento simple: si
2.3.4. Legajo: si
2.4. Forma de ordenación: ALFABÉTICA.
- Correspondencia: biblioratos
- Formulario de asistencia diaria del personal: biblioratos
- Legajos de personal: archivo vertical
- Libros de sueldos: libro
2.5. Estado de conservación: buena
2.6. Copias: no se realizan
2.7. Marcos legales que regulan la producción y el trámite:
Artículo 92 bis de la Ley de Contrato de Trabajo
Artículo vigente: 00272 – Seguro de Riesgo de Trabajo
Artículo 24 del Convenio Colectivo de Trabajo 122/75
Artículo 22 del Convenio Colectivo de Trabajo 122/75
Resolución S:S:S: Nro. 14/2002 de Régimen de Asignaciones Familiares.
Artículo 12, Inciso 11, Ley 24241 de jubilación, pensión, retiro o prestación no contributiva.
2.8. ¿Qué oficinas tienen relación con el trámite?
Dirección General y Oficinas de Personal
2.9. ¿Con qué periodicidad se produce?
2.9.1. Diaria: si
2.9.2. Semanal: no
2.9.3. Mensual: si
2.9.4. Otra: no
3. Consultas
3.1. ¿Quiénes consultan la documentación producida?
3.1.1. Otras oficinas: si, Dirección General, Director Administrativo y Oficina de Personal.
3.2.1. Otras entidades: no, excepto cuando se realizan consultas sobre el personal de otras empresas en las que ingresen exempleados
3.1.3. Ciudadanos: si, empleados y directivos de la Clínica.
4. Transferencias
4.1. ¿La documentación que producen ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?: si, porque se envían al Archivo Histórico los legajos del personal que ya no trabaja en la Clínica y solo queda en el Archivo de Gestión la documentación del personal trabajando.
4.1.1. Central: si
4.1.2. Histórico: no
4.2. ¿Con qué periodicidad se producen?: cada vez que un empleado deja de trabajar en la Clínica.
4.3. ¿En el Archivo Central la oficina sigue consultando la serie documental?: si
4.4. ¿Con que frecuencia?: cuando algún empleado posee alguna instancia legal o se piden referencias de otras empresas.
4.5. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de la documentación?: la oficina es pequeña y se necesitará a futuro un ambiente más amplio para conservar la documentación.
Observaciones:
Funcionario entrevistado: Ariel Carlos Arricar
Nombre y cargo: Coordinador de Recursos Humanos
Encuestador: María Marta Sarro Barbarino

Organización del fondo
Cuadro de clasificación de Serie de Personal:
Ordenación numérica

Nº SECCIÓN SERIE ORDEN VIGENCIA
ADMINIS-
TRATIVA CUSTO-DIA MUES-
TREO
1 Dirección General
1.A Sindicatura 1
1.B Asesor legal 1
1.1 Director Médico
1.1.1 Administración
1.1.2 Farmacia
1.1.3 Radiología
1.1.4 Laboratorio
1.1.5 Mutuales / O. S.
1.1.6 Biblioteca
1.1.7 Archivo de Historias Clínicas
1.2 Director Financiero
1.2.1 Administración
1.2.2 Contaduría
1.2.3 Personal
Correspon-dencia Cronológico 1 año 4 años 100%
Formularios de asistencia diaria del personal. Altas. Cronológico 1 año Permanente 100%
Legajos de
personal Alfabético 5 años Permanente 100%
Libros de sueldos Cronológico 5 años Permanente 100%





REPERTORIO GENERAL DE SERIES

PRIMERA TRANSFERENCIA
No se realiza la primera transferencia. Pero sería lo correcto que pase al Archivo Central, ya que se encuentra en el Archivo de Gestión.

TIPO DE ORDENACIÓN DE LAS SERIES
Ordenación numérica.

FORMA DE INSTALACIÓN DE LAS SERIES
Para la ubicación de los legajos de personal, se utiliza archivadores verticales.
La correspondencia y los formularios de asistencia diaria del personal serán archivados en biblioratos, uno por cada año y cada tipo documental.
Los libros de sueldos poseen una encuadernación propia, gracias a la cual pueden ser acomodados en estanterías con identificaciones en su tomo.
Los biblioratos tendrán rótulos autoadhesivos ara su individualización.
Los archivadores verticales dispondrán de llave para seguridad de la documentación.
Las carpetas en el archivador o sistema de conservación estarán organizadas de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo.
Los archivadores son sistemas de almacenamiento que permiten la conservación, seguridad y buen manejo de los documentos, por lo tanto no deberán guardarse en ellos elementos que no cumplan esta función, tales como papelería, implementos de oficina, equipos, impresoras, etc.

SEGUNDA TRANSFERENCIA
No se realiza la segunda transferencia por no tener Archivo Histórico.

DESCRIPCIÓN

INSTRUMENTOS DE INFORMACIÓN
No hay inventario ya que la Serie de Personal es Archivo de Gestión. Hay Base de Datos.








SERIE DE PERSONAL DE LA CLÍNICA COLÓN
NOMBRE DE LA OFICINA: oficina de personal
Correspondencia

NRO DE REGISTRO
CÓDIGO DE LA
SECCIÓN
TIPO DE
MATE-
RIAL
TIPO DE
DOCUMENTO
FECHA
INICIAL
FINAL
NRO DE FOLIOS
26 1.2.3 Biblio-
rato Correspondencia 2000
625-785
27 1.2.3 Biblio-
rato Correspondencia 2003 786-898
28 1.2.3 Biblio-
rato Correspondencia 2004
899-1180

29
Resumen: Total carpetas 5 Total folios 725 Firma:
1.2.3 Biblio-
rato Correspondencia 2009 1181-1350

SERIE DE PERSONAL DE LA CLÍNICA COLÓN
NOMBRE DE LA OFICINA: oficina de personal
Formularios de personal

NRO DE REGISTRO
CÓDIGO DE LA
SECCIÓN
TIPO DE
MATE-
RIAL
TIPO DE
DOCUMENTO
FECHA
INICIAL
FINAL
NRO DE FOLIOS
56 1.2.3 Biblio-
rato Formul
Personal. Altas 2000 2695-2996
2997-3226
3227-3306
3307-3569
57 1.2.3 Biblio-
rato Formul
Personal. Altas
2009 3570-3609
Resumen:
Total carpetas 5Total folios 914
Firma jefe archivo: --------------------------------------------------------------

SERIE DE PERSONAL DE LA CLÍNICA COLÓN
NOMBRE DE LA OFICINA: oficina de personal
Legajos de personal

NRO DE REGISTRO
CÓDIGO DE LA
SECCIÓN
TIPO DE
MATE-
RIAL
TIPO DE
DOCU-
MENT0
FECHA
INICIAL
FINAL
NRO DE LEGAJO
17 1.2.3 Archivo
vertical Legajos 1996
2698-2913
2914-3236
3237-3564
3565-3816
18 1.2.3 Archivo
vertical Legajos 2009 3817-4119
Resumen: Total cajones de archivo vertical 5
Total legajos: 1691
Firma jefe archivo: --------------------------------------------------------------

SERIE DE PERSONAL DE LA CLÍNICA COLÓN
NOMBRE DE LA OFICINA: oficina de personal
Libros de sueldos

NRO DE REGISTRO
CÓDIGO DE LA
SECCIÓN
TIPO DE
MATE-
RIAL
TIPO DE
DOCU-
MENT0
FECHA
INICIAL
FINAL
NRO DE ACTAS
30 1.2.3 Libros Libros de Sueldos 1996
1-150,154,160,177
31 1.2.3 Libros Libros de Sueldos 2009 1-165
Resumen: Total libros 5
Total actas: 1847
Firma jefe archivo: --------------------------------------------------------------

DESCRIPCIÓN SEGÚN LAS NORMAS ISAD (G) E ISAAR CPF
Áreas descriptivas:
• Área de identificación
• Área de contenido informativo
• Área de accesibilidad
• Área de materiales relacionados
• Área de documentación relacionada
• Área de notas.
NIVEL FONDO DEL ARCHIVO
1.-Área de identificación de la unidad archivística
a. Signatura
- Identificación país según normas ISO 3166
- Código del archivo
- Signatura de la unidad descrita
AR – B.A.MDP – 023CLICOLON
b. Título: Archivo de la Clínica y Maternidad Colón. Ciudad de mar del Plata.
c. Fecha de producción: 1948
d. Nivel de descripción: Se denomina serie porque es un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento. Es serie paralela porque materializa actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestión de personal) y que, en consecuencia, se produce por la oficina que en este organismo tiene ese cometido. En la fase de valoración, serán objeto de estudio global debido a su homogeneidad informativa.
e. Volumen de documentación: 20m.l. (40 cajones archiveros)

NIVEL OFICINA DE PERSONAL
I.- Área de identificación de la unidad archivística:
a. Signatura
- Identificación país según normas ISO 3166
- Código del archivo
- Signatura de la unidad descrita
AR – B.A.MDP – 023CLICOLON08
b. Título a nivel de sección
Oficina de Personal de la Clínica y Maternidad Colón
c. Fecha de producción: 1948
d. Nivel de descripción: Sección Oficina de Personal
e. Volumen de documentación: 10 m. l. (20 cajones archiveros
II.- Área de contenido
a. Historia administrativa de la entidad productora
La Oficina de Personal de la Clínica y Maternidad Colón comienza a funcionar en 1648, es decir, el mismo día de la creación de la Clínica, ya que con la formación de la misma se designa una Oficina de Personal, para el correcto desempeño del mismo.
b. Sistema de organización interna: los documentos mantienen el orden original, derivado de las funciones de la Oficina de Personal de la Institución.
c. Resumen de contenido
La Oficina de Personal de la Clínica y Maternidad Colón conserva la documentación generada en sus funciones desde el año de su creación en 1948, es decir, legajos de personal, correspondencia, formularios de personal y libros de sueldos.
Muchos de los empleados deben recurrir a esta documentación para trámites que conciernen a su desempeño laboral.
III.- Área de accesibilidad
a. Lengua y tipo de escritura: español
b. Condiciones de accesibilidad:
La mayoría de los documentos contenidos en este fondo son de consulta restringida, especialmente los legajos relativos al personal que están sujetos a condiciones y plazos de consulta especiales.
c. Instrumentos de descripción disponibles:
Inventario del archivo de la clínica y Maternidad Colón
IV.- Área de notas:
Nota informativa: los legajos y formularios de personal más antiguos del archivo se encuentran en otra oficina, dentro de la Clínica.

VALORACIÓN Y SELECCIÓN
1.- Analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales
Series documentales correspondientes a la Clínica y Maternidad Colón
Correspondencia
Formularios de asistencia diaria del personal
Legajos de personal
Libros de sueldos
Valores primarios: las siguientes unidades documentales serán retenidas en el Archivo de Gestión en los términos que se detallan:
Correspondencia: un año
Formularios de asistencia diaria del personal: un año
Legajos de personal: cinco años
Libros de sueldos: cinco años
Valores secundarios: las siguientes unidades documentales serán retenidas en el Archivo Central en los términos que se detallan:
Correspondencia: cuatro años
Formularios de asistencia diaria del personal: permanente
Legajos de personal: permanente
Libros de sueldos: permanente
Respecto de las planillas de correspondencia, transcurrido el lapso de conservación estipulado, se procederá a su eliminación. La correspondencia se eliminará, previa selección de una muestra representativa.

FICHAS DE IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN.
Tabla de retención documental
OFICINA PRODUCTORA: Oficina de personal
CO-
DI-
GO
SEC-
CIÓN TIPOS DOCUMENTALES RE-
TEN-
CIÓN DISPO-
SICIÓN
FINAL
PRO-
CEDI-
MIENTO
1.4.3 CORRESPONEN-CIA A.G.
1 A.C.
4 C.T. D S E
X
1.4.3 FORMULARIO
DE ASISTENCIA
DIARIA DEL
PERSONAL 1 P X X Se digi- talizarán los formularios, para evitar el deterioro del original ante las reiteradas consultas.
1.4.3 LEGAJOS DE
PERSONAL 5 P X
1.4.3 LIBROS DE
SUELDOS 5 P X
Convenciones:
AG: Archivo de Gestión CT: Conservación Total D: Digitalización
AC: Archivo Central S: Selección E: Eliminación
Fecha: 28/10/10

GESTIÓN DOCUMENTAL

Detallar la ejecución de los principales módulos de un sistema de gestión de documentos adecuado para la Institución :

ACTIVIDAD DE DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN NRO.1
COMUNICADO GENERAL
ARCHIVO DE LA CLÍNICA Y MATERNIDAD COLÓN
SERIE DE PERSONAL

El Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Serie de Personal es la unidad encargada de la organización, conservación y servicio del conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por la Institución, o por los miembros de su comunidad, en el ejercicio de sus funciones, al servicio de su utilización para la gestión administrativa y la información sobre el personal de la misma.
Las funciones principales del Servicio son:
• La organización, coordinación y dirección del archivo.
• La reunión, identificación, estudio y valoración de las series documentales producidas por el mismo.
• La elaboración de normas específicas para cada serie documental, con el fin de establecer los períodos de permanencia en el archivo y los plazos de conservación y accesibilidad.
• El control de las transferencias, las eliminaciones y los plazos de reserva de consulta por parte de los ciudadanos.
Se invita a todas las personas que necesiten consultar documentos y/o legajos y/o expedientes, se contacten con el mismo.
Los datos de contacto son:
Personalmente: de lunes a viernes de 8 a 16 horas.
Por teléfono: Tel/Fax: (0223)-499-2621
Por correo electrónico: www.clínicacolon.com.ar














































GESTIÓN DOCUMENTAL

Detallar la ejecución de los principales módulos de un sistema de gestión de documentos adecuado para la Institución:

• Módulo de descripción de documentos
Los documentos se describirán según la Norma Internacional General de Descripción archivística (ISAD-G). Ya fueron aplicados anteriormente.
• Módulo de circulación
Procedimiento para el préstamo de documentos
- El préstamo de la documentación se tramitará por intermedio de la persona responsable de la administración del Archivo, ya sea para personal de la misma o de otras dependencias u otro usuario.
- La persona que retire del archivo, cualquier documentación que se permita extraer, se hará responsable por la integridad de la misma en cuanto a los documentos que la conforman.
- Para el retiro de un documento de archivo el solicitante completará los datos requeridos en el formato de préstamo denominado “Afuera”.
- La persona responsable del archivo colocará el formato de préstamo “Afuera” en reemplazo del documento en el archivador hasta que se efectúe la devolución de la documentación.
• Módulo de estadísticas
Las estadísticas se llevarán a cabo si el archivo es organizado mediante un programa de computación. De no ser así, la elaboración de las mismas implicaría un gasto importante de tiempo, lo cual excede los objetivos de la organización de este archivo.
En el caso de contar con dicho programa, se elaborará un registro mensual de la utilización del archivo. Se realizará un balance en el cual se observarán las frecuencias de uso de las unidades documentales. Mediante este balance se establecerán mayores facilidades de acceso para las series más utilizadas. A largo plazo, si existiese una tendencia predominante en su uso, se puede establecer un cambio en los plazos de retención en el Archivo de Central, o en el traspaso al Archivo Histórico.
• Módulo de consultas y puntos de acceso
Mediante el programa de computación específico se podrá buscar mediante palabras clave los documentos que los usuarios soliciten, o su localización en el archivo. Los puntos de acceso se basan en los elementos de descripción establecidos en el módulo de descripción de documentos. El valor de los puntos de acceso se consolida mediante el control de encabezamientos que se realizará con la Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades, Personas y Familias ISAAR (CPF).
Las consultas al Archivo Central podrán ser resueltas en el momento. Las consultas al Archivo Histórico podrán tener una demora de no más de 2 (dos) días. En el módulo de usuarios se describe cómo se realizarán las consultas.
• Módulo de usuarios
Guía de acceso de los usuarios: paso a paso
A todos los usuarios se les debe exigir registrarse:
 Cada usuario debe llenar un Formulario de Registro donde se le pide que se identifique e informe sobre su consulta; además deberá firmarlo.
 A todos los usuarios se les debe pedir que presenten una identificación con fotografía cuando se registren. Un empleado debe controlar el procedimiento de registro, para garantizar que el nombre que aparece en la identificación coincida con el de los materiales de registro.
 Si se desea, se le puede retener un documento de identidad con fotografía a cada usuario hasta que devuelva los materiales de consulta. El documento de identidad debe adjuntarse al formulario de registro y guardarse en un lugar seguro.
• Módulo de edición de productos y Módulo de gestión archivística: transferencias, inventario, etc.
- Recepción por parte del personal responsable del trámite de la documentación para su almacenamiento y conservación en el Archivo Central.
- Organización de la documentación recibida de acuerdo con la serie / subserie documental administrada por la dependencia verificando su clasificación de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
- Verificación de la ordenación de la documentación y almacenamiento en la unidad de conservación o soporte respectivo.
- Las carpetas se abrirán y organizarán de acuerdo con las series documentales establecidas en el cuadro de clasificación documental.
- No se deben abrir carpetas con el título “Varios” o “Generalidades”. Si se requiere incluir una nueva serie o tipo documental se debe solicitar el código al responsable del Sistema de Archivo.
CONSERVACIÓN
Esbozar un plan de conservación y preservación que contemple agentes de deterioro humanos y naturales, mobiliario, instalaciones, materiales utilizados, etc.
PLAN DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
En base a la información recogida se esboza el siguiente plan:
Edificio e instalaciones
- Se deberá realizar una limpieza anual de los desagotes de lluvia del edificio (tanto canaletas como pluviales).
- Se repararán las canaletas averiadas, en el momento que sea necesario.
- Se realizará una inspección anual, precisamente durante el mes de abril, de los dos calefactores.
- Se repararán las claraboyas que no cierran bien, en el momento que sea necesario.
- Para monitorear la humedad relativa y la temperatura se deberá instalar un termohidrógrafo.
Mobiliario
- Se deberá tener en cuenta que las estanterías deben estar separadas de las paredes, para evitar cualquier tipo de condensación encima de ellas.
- Se tendrá en cuenta no ubicar los estantes sobre calefactores.
- Las estanterías no deben contener ninguna clase de separadores, ya que la nueva ordenación así lo amerita.
Personal y manipulación
- Se propondrá formar al personal en forma continua, mediante la asistencia a cursos de capacitación específica.
Fondos
- Se realizará una evaluación del estado de conservación de los fondos y el grado de consulta que sufren. En base a estos datos, se establecerá:
- un plan de reproducción de los fondos para evitar la consulta directa de los originales.
El sistema de reproducción recomendado es: la digitalización:
Se ha elegido la digitalización para reproducir los documentos, pues se posee la tecnología para poder llevarla a cabo:
Sus ventajas son:
- Sistema que permite hacer copias con mucha rapidez y conservando una buena calidad de imagen y al mismo tiempo se pueden obtener copias idénticas sin perder calidad ni fiabilidad.
- La facilidad de reproducción hace que hasta el propio usuario pueda realizar una copia en el momento de la consulta.
- También podemos mediante sistemas de tratamientos de imágenes restaurar documentos deteriorados.
Se recomienda:
- Retirar los ganchos y clips a los documentos.
- No alterar el documento: no doblar, no escribir en los documentos a lápiz.
- Evitar el uso de A-Z
- No exceder el volumen documental de las carpetas.
- Doblar el lomo de las carpetas.
- Normalizar tamaños de material de conservación adecuado con los muebles del archivo.
- Implantar las normas de seguridad para los documentos del archivo elegido, en virtud del medio y posibilidades ofrecidas por el espacio.
NORMAS DE SEGURIDAD
AGENTES BIOLÓGICOS
Los agentes biológicos primarios que causan daño a las colecciones de bibliotecas y archivos son los hongos, los roedores y los insectos, aunque los perros, gatos, pájaros, e incluso los humanos pueden también perjudicar los materiales.
- Los materiales mojados deben atenderse inmediatamente antes de que se desarrollen los hongos.
- Una vez que el hongo aparece, las piezas afectadas deberían aislarse del resto de los fondos.
- Es preciso secarlas completamente y, una vez secas, remover el hongo.
- Se deberá contactar un conservador para recibir asesoría sobre la mejor manera de removerlo.
- Dadas las circunstancias particulares de la situación, sería conveniente usar guantes y barbijos cuando se manipulen materiales fungosos.
HURTO Y VANDALISMO
Debido al alto valor de los materiales del archivo, debe proporcionarse una adecuada protección contra el hurto y vandalismo.
- Se aconseja el control periódico del funcionamiento de la alarma contra intrusión perimetral y de los detectores internos de movimiento.
- Verificar que la alarma esté instalada, sea a prueba de intrusos y se ubiquen fuera del flujo de tránsito principal, con el fin de prevenir las falsas alarmas accidentales o el uso deliberado de una alarma para distraer de un robo que se esté cometiendo.
SEGURIDAD
• Instalar cerrojos, pestillos y bisagras resistentes y de buena calidad en todas las puertas exteriores.
• Instalar rejas en las ventanas.
PLAN DE EMERGENCIA
Un plan sistemáticamente organizado y formalmente escrito permitirá una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando así el peligro para el personal y el daño a los fondos y a la edificación. Cada miembro del personal tanto del archivo como de la institución debe tener un único rol asignado en caso de emergencia. Por ejemplo: secretaria del archivo: llamado a los bomberos. Un simulacro de incendio es bueno para repasar las funciones asignadas.
Es mucho menos probable que la información conservada por escrito se pase por alto. Puede perderse un tiempo valioso durante las emergencias si el personal no está familiarizado con los métodos de recuperación. Deberán distribuirse copias del plan a todo el personal responsable de la prevención de desastres y de las labores de recuperación en caso de ocurrir estos acontecimientos.
Deberá además disponerse de varias copias del plan tanto fuera como dentro del edificio donde se depositan los fondos.
DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN
Diseñar al menos una actividad de difusión y comunicación por cada integrante del grupo, sea para el entorno interno si el archivo es privado, o para el entorno externo si es público.
DAÑO POR INCENDIO
Los miembros del personal deberán trabajar con la estación local de bomberos para crear un programa de seguridad contra incendios. Es necesario que todos los elementos posibles de riesgo de incendio sean eliminados.
En tal sentido, deberán mantenerse los entrenamientos e inspecciones de seguridad en forma regular, y capacitarse al personal en procedimientos de evacuación.
- El primer paso para detener un incendio consiste en identificar correctamente el incidente.
- El segundo paso será activar la alarma para los ocupantes y luego notificar a los bomberos.
El plan de actuación en caso de emergencia deberá contemplar los siguientes puntos:
1. Elección de las personas que formarán la comisión para actuar en caso de que se produzca una emergencia.
2. Elaboración de un listado de teléfonos, por orden de responsabilidad, de las personas que deben ser avisadas cuando se produzca una emergencia.
3. Elaboración de un listado con los números de teléfono.
a) De los servicios públicos de emergencias (bomberos, policía, etc.)
b) De empresas especializadas en el salvamento de documentos (empresas de desinfección, de restauración, etc.)
4. Realización de copias de los planos arquitectónicos del edificio (de las instalaciones eléctricas, de los sistemas antirrobo – alarmas - y antiincendio – extintores. Con estas copias se elaborará un plano en el cual queden reflejadas todas estas instalaciones, así como las salidas de emergencia, teléfonos, etc.
5. Redacción de instrucciones claras y precisas de cómo deben usarse las alarmas y los extintores.
6. Elaboración de un listado de aquellas piezas cuyo salvamento, en caso de desastre, es prioritario. Estas piezas deben estar bien ubicadas en el plano arquitectónico.
7. Reparto de copias del plan de actuación en caso de emergencia en todas las secciones. Una copia del inventario del archivo y del plan de actuación se dejará en la Gerencia de la Clínica, como medida de seguridad.
- El plan que se realice tendrá que ir actualizándose.
- Sería conveniente desarrollar un simulacro para ver la capacidad de reacción del personal del archivo.
























































BIBLIOGRAFIA






• CAGNOLI, Roberto V. – Administración de bibliotecas: planeamiento y control. – Buenos Aires: Alfagrama, 1999.

• CAGNOLI, Roberto v. – Planificación estratégica y marketing estratégico: un modelo para armar para la transición de la biblioteca universitaria hacia la era electrónica (Documento de base VI Encuentro de Bibliotecas Universitarias).- Buenos Aires: 2001.

• HEREDIA HERRERA, Antonia. – La norma ISAD (G): Análisis crítico: Norma Internacional para la descrición archivística. – 13 p. Revista del Arcguvi General de la Nación. [documento electrónico].

• ISAG (G): Norma Internacional de Descripción Archivística: adaptada por el Comité de Normas de Descripción, Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999 / [Versión Española de Asunción de Navascués Benlloch]. – 2a. ed. – Madrid : Subdirección de los Archivos Estatales, 2000. – 128 p.