UN CUENTO CON AMOR

La Bibliotecaria


Dedicado a Matea y su macabra hermana gemela Ginna.


La lectura ha sido mi más grande y constante pasión a lo largo de la vida. Recuerdo en el despertar de mi infancia, a mi padre junto a mí, recostado sobre la cabecera de mi cama, leyendo historias de príncipes y princesas, de dragones, gnomos y duendes; que flotaban sobre mis maravillados ojos con colores y formas que mi mente aún no definía con exactitud. Fueron aquellos mis primeros pasos, lo mas bonitos e inocentes, en aquel submundo de ilusiones que se creó el hombre para escapar de su triste realidad. Le agradezco mucho a mi padre aquellas horas de lectura, y nunca podré pagárselas adecuadamente. Hizo de mí la persona que soy ahora, tolerante, creativa, ingeniosa, pero a la vez compasiva y pesimista.

Al crecer, cuando aprendí a leer, poco a poco me fui alejando de aquellos mundos fantásticos y maravillosos de los cuentos infantiles, y entrando por mi propia cuenta, en relatos más realistas y trágicos. Recuerdo que goce sobremanera varias tragicomedias griegas. Me gustaba aquella combinación de sufrimiento y diversión, pues me parecía lo más real que había leído hasta el momento. Donde el hombre en medio de su sufrimiento, no era nada más que una broma para los demás, quienes preferían reírse antes de sufrir o comparecerse de él. También algunas veces me gustaba comparar mi vida con la vida de las personas que ya habían venido y dejado este mundo, personas cuyo legado habían sido de grandes y sorprendentes hazañas, pero que siglos o milenios después, no eran mas que historia antigua, sucesos pasados, hechos olvidados. Amé a Herodoto.

Desde aquí, desde mi ahora, veo mi vida como una sucesión de libros, clasificados y ordenados por tipologías. De texto, de narrativa, históricos, de ciencia Ficción, de fantasía, de poesía. Mi vida se ha sostenido en pie gracias al cruce de páginas, la unión de palabras, la confluencia de tinta. Porque más que sangre, es tinta lo que corre por mis venas.

Al entrar en la adultez, no quería que mi mundo se derrumbara, había sido muy difícil construir una fortaleza que me protegiera de la sociedad, donde me sentía insegura, incompleta y vacía. Por eso la decisión que tomé, cuando llegó el tiempo en el cual las responsabilidades pesan sobre tí y no sobre los hombros de tus padres, era una continuación de palabras y lecturas. Me convertí en bibliotecaria.

Sonrió al recordar la expresión de mi madre, severa, cruel; de mirada despótica, al hablarle de mi pequeño sueño. Ella simplemente era una mujer práctica, que vivía para el momento, donde las ensoñaciones y fantasías no eran más que tiempo perdido. La expresión de mi padre, a su vez, era una expresión inapreciable. Sus ojos brillaban de dicha y de gusto. Sin saberlo, había cumplido un sueño que no era mío. Lo había heredado de él.

Como bibliotecaria me sentía la mujer mas realizada del mundo, la mujer más feliz, y al mismo tiempo, la mujer más solitaria. Mi imaginación vagaba mientras recorría los pasillos, y me sentía como la última persona viva que recorría lentamente los recovecos de la biblioteca de Alejandría. Sin embargo cuando me alejaba de mis apreciados libros, una pesada piedra se posaba en mis entrañas, una sensación de desasosiego se apoderaba de mí ser y un mareo existencial me nublaba los ojos. Sin quererlo, terminé enamorada de los libros.

Han pasado mucho tiempo desde que me descubrí enamorada, muchos años, varias décadas. Hoy he decidido plasmar en hojas este lacónico epitafio, porque encontré mi símil, mi igual, mi equivalente; encontré a alguien tan enamorado de los libros como yo. Murió hace mucho tiempo.

Recuerdo la primera vez que le ví, alto, robusto, de piel pálida. Estaba en el segundo nivel, leía poesía y se sonreía a si mismo. Ningún pensamiento extraño atesoro de aquel primer encuentro. Simplemente era otro ser mas para quien los libros eran un escape de la rutina de la vida, del cansancio de vivir. A veces lo encontraba en otras salas, siempre sonriendo, siempre feliz, y empecé a tenerle aprecio, como si fuésemos hermanos de tinta.

Creo que con el pasar de los años me acostumbre a él, me acostumbre a encontrarlo en los sitios más inverosímiles, a su tendencia a estar en dos lugares a la vez, y siempre era su sonrisa la que me cautivaba. Nunca hablamos, talvez porque ambos apreciábamos el valor del silencio. “La palabras son de plata…” Iniciaba un pequeño refrán, “…pero el silencio es de oro”. Ese silencio me hizo quererlo más.

Durante todo ese tiempo, mis ojos se avejentaron, y unos marcos plateados pronto posaron sobre el caballete de mi nariz. Mi cabello se tiñó de plata, mis manos envejecieron, y a pesar de que los años me atropellaban, solo pensaba en mis amados libros.

Nunca entendí porque estuve tan ciega por tantos años. Era imposible que aquel lector, mi confidente mudo, siempre estuviera allí, sonriente, con un libro entre las manos. Los años nunca pasaron sobre él, como si estuviese en estado de gracia, como si su ser estuviese confinado a existir en un tiempo donde cada segundo, era una hoja leída, y donde cada minuto, era un libro terminado.

Fue aquella curiosidad, la que me empujó, me indujo a hablarle, a murmurarle mensajes desde los estantes, desde las mesas, desde detrás de los libros. La gente que me veía en aquella labor me observaba extrañada, como si me hubiera convertido en un personaje cómico de un circo.

Las palabras no valieron con mi mudo amigo, y pronto su sonrisa dejó de ser esperanzadora y calurosa, para convertirse en fría y macabra. Supe en instantes que intentaba comunicarme con alguien que estaba, pero no estaba, que existía pero no lo hacía. La persona a la cual estimaba de tal forma que secretamente la llamaba hermano de tinta, era una persona muerta.

Nadie sabía quien era mi amigo. Pues nadie excepto yo le veía. La gente pasaba por su lado y no notaba su presencia. Nunca tropezaban con él, nunca hablaban, nunca lo veían. Y siempre que él estaba en algún lugar, un silencio respetuoso de apoderaba del ambiente. Pero aparte de lo que había averiguado, ¿Quién era mi amigo?

Tengo la respuesta entre mis manos, y fue él mismo quien me la entregó. Hace unos días, por primera y única vez, se acercó a mí. Una sonrisa cubría su gran rostro y cuando lo tuve frente a frente abrió su boca lentamente. Ninguna palabra salió de él, pero supe al instante que era un saludo. Que era su saludo hacía mí. Luego, buscó en sus bolsillos y sacó un papel, un recorte, lo dejó caer lentamente en el suelo frío, y con otra sonrisa se alejó de mí.


Suicidio en la Virgilio Barco

Antonio Naranjo, de 77 años, se quitó la vida ayer en la biblioteca Virgilio Barco Vargas, a las 9:58 a.m.

Después de pedir un periódico del día, se sentó, sacó un revolver calibre 38 y se disparó en el oído izquierdo.

A la Sala General, donde ocurrieron los hechos, había ingresado a las 9:55 a.m. Y según las directivas de BibloRed, entidad encargada del manejo de las bibliotecas públicas de Bogotá, era un visitante asiduo. Silvia Prada, gerente de BibloRed, comentó que "el señor Naranjo nos visitaba con mucha frecuencia, leía el periódico y novelas, pero no tenía carné ni registro en la entidad, por cuanto no sacaba libros de la sede".

Naranjo era alto (medía alrededor de 1,80 metros) y de contextura gruesa. Según informaron empleados de BibloRed, estaba bien vestido, "como siempre".

Naranjo solo tenía en sus bolsillos su cédula de ciudadanía, expedida en Tunja, y el salvoconducto del arma con la que se disparó.


Al principio no entendí las razones para hacer lo que hizo, no comprendí como pudo hacerlo. Lo que si acerté después a comprender, es que ese es mi camino, ese es mi destino, él quiere que esté con él y con los libros, quiere que permanezcamos juntos y que seamos felices. Y ahora lo he decidido, y él lo sabe. Sabe que permaneceremos hasta el final de los tiempos recorriendo los recovecos de nuestra biblioteca de Alejandría.

FIN

ARCHIVO DE HISTORIAS CLINICAS Y DE PERSONAL DE LA CLINICA Y MATERNIDAD COLON (FINAL DEL SEMINARIO DE ARCHIVO DE BIBLIOTECOLOGIA)

UNIVERSIDAD NACIONAL DE MAR DEL PLATA
FACULTAD DE HUMANIDADES
DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN
CARRERA: BIBLIOTECARIO DOCUMENTALISTA
CÁTEDRA: SEMINARIO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS












ALUMNAS:
PAOLA VECINO: ARCHIVO DE LA CLÍNICA Y MATERNIDAD COLÓN SUBFONDO DE HISTORIAS CLÍNICAS
MARÍA MARTA SARRO BARBARINO: ARCHIVO DE LA CLÍNICA Y MATERNIDAD COLÓN SERIE DE PERSONAL

AÑO ACADÉMICO: 2010

Durante el desarrollo del presente trabajo se detallarán el propósito o misión del archivo, objetivos que se propone lograr, estrategias para alcanzarlos, los planes de acción y la forma de implementar el proyecto.


• TÍTULO DEL PROYECTO
Organización del Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas y Serie de Personal.
• MISIÓN
La misión del Archivo de Historias Clínicas y Personal de la Clínica y Maternidad Colón es facilitar el acceso a la información a todo el personal de la clínica y a usuarios externos a la misma que deseen realizar las correspondientes consultas. Se desarrolla como servicio y recurso de apoyo a los programas de docencia, investigación y extensión, a través de los datos contenidos en su fondo, como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos, que satisfaga las necesidades de los usuarios de la entidad productora que así lo requiera, en todos los aspectos de la vida humana (práctica, jurídica, administrativa) -siempre que no fuera información de acceso restringido- de la manera más rápida, completa y adecuada posible, a través de la identificación, organización y descripción del fondo, usando tecnologías de información y comunicación innovadoras, para responder oportunamente a la necesidad de sus usuarios.
• ANÁLISIS FODA
Para el diagnóstico de la Institución que se ha seleccionado, se siguió el esquema FODA, es decir que se localizaron las Fortalezas y Debilidades desde una perspectiva interna (el Archivo), y las Oportunidades y Amenazas desde una perspectiva externa (la Institución y lo externo a la misma).
Fortalezas
-El espacio destinado al Subfondo de Historias Clínicas está ubicado fuera de la institución a la que pertenece. La separación permite eliminar la confusión entre movimiento de personal y de público con respecto a las funciones del subfondo de Historias Clínicas y de la Recepción.
-El espacio destinado a la Serie de la Oficina de Personal está ubicado adentro de la institución a la que pertenece, en el lugar donde están la mayoría de las oficinas productoras de documentos.
-Las personas que manejan y tienen acceso a los archivos de gestión conocen su trabajo.
-Los documentos se ordenan respetando el orden natural del fondo
-Se cuenta con la colaboración de secretaria en la Oficina de Personal y de tres auxiliares administrativos en el Subfondo de Historias Clínicas.
Debilidades
-Falta de personal suficiente para la Oficina de Personal.
-Falta capacitación para otras personas en el área administrativa, ya que en el caso de la Oficina de Personal, solo existe una persona capacitada y su secretaria.
-Falta de personal capacitado para el Subfondo de Historias Clínicas.
-Puede haber documentación perdida.
Oportunidades
-Los servicios que brindan las oficinas productoras de los documentos son utilizados por una gran cantidad de usuarios: personal de la Clínica, médicos, enfermeros y el resto del personal profesional y en el caso del Subfondo de Historias Clínicas, pueden ser consultados por los pacientes o sus familiares directos en caso de defunción o por vías legales.
Amenazas
-Recursos Económicos insuficientes asignados por la Dirección General de la Clínica al Archivo de dicha Institución.
• METAS
- Organización del Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas y Serie de Personal.
• OBJETIVOS
- Organizar el Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas y Serie de Personal, en el plazo de seis meses, a contar de la puesta en marcha del presente plan, con el 100 % del monto otorgado por la Institución.
• ESTRATEGIAS
-El personal designado para la organización y puesta en marcha de la Serie y el Subfondo cumplirá con las acciones encomendadas en el presente plan.
-Entrevistar al Director de la Clínica a fin de obtener información acerca de la historia de la institución, estructura del organigrama, marcos legislativos y normativa que regula la actividad, funciones cumplidas por cada oficina y documentación histórica que hubiera y fuera de interés, en el plazo de quince días.
-Realizar una encuesta de identificación documental a fin de establecer los caracteres internos y externos de los documentos que produce cada oficina, en el plazo de quince días.
-Diseñar el cuadro de clasificación de todo el fondo, en el plazo de quince días.
-Determinar los elementos que constituyen cada serie y subfondo documental, en el plazo de quince días.
-Confeccionar el Repertorio General de Series, en el plazo de quince días.
-Establecer el tipo de ordenación de cada serie, en el plazo de siete días.
-Determinar la forma en que se dispondrán los documentos en las instalaciones del archivo, en el plazo de siete días.
-Diseñar Instrumentos auxiliares e instrumentos de información, tales como guías, inventarios, índices, en el plazo de un mes.
-Analizar los valores primarios y secundarios de los documentos y las fechas de permanencia en los archivos del sistema y confeccionar el cuadro de valoración y selección, en el que conste los plazos de transferencia, de conservación y eliminación, en el plazo de un mes.
-Transferir los documentos de los archivos de gestión a cada serie y subfondo correspondiente, completando los correspondientes inventarios de transferencia y ordenarlos en el mobiliario conforme las pautas preestablecidas, en el plazo de tres meses.
-Simultáneamente con el punto anterior, crear y armar la base de datos de cada serie y subfondo, diseñando los puntos de acceso más importantes tendientes a recuperar en forma rápida y eficaz la información.
-Diagramar un plan de conservación y preservación ante los agentes de deterioro humanos y materiales, instalaciones, materiales utilizados, etc., y establecer normas de seguridad para los documentos, en virtud del medio y posibilidades ofrecidas por el espacio, en el plazo de siete días.
-Confeccionar los modelos para el sistema de gestión de documentos adecuados para institución, en el plazo de quince días.
-Diseñar actividades de difusión y comunicación en el plazo de siete días.
-Toda esta implementación será analizada y ejecutada determinando un costo adjudicado por el director de la Clínica.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
MES/ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Designación personal x
Estudio elemento
Orgánico x
Estudio elemento funcional x
Establecimiento de las series x
Confección Repertorio Gral. De series x
Confección cuadro de clasificación x
Establecer ordenación en archivo x
Determinar la forma de instalación x
Diseñar auxiliares de información x
Analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series y confeccionar el cuadro de valoración y selección x
Transferencia de documentos de los Archivos de Gestión a los Archivos Centrales correspondientes x x x
Crear y armar la base de datos x x x
Diagramar plan conservación y preservación x
Confeccionar modelos de gestión x
Diseñar actividades difusión y comunicación x

• IMPLEMENTACIÓN
1.-DENOMINACIÓN DEL FONDO
Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas y Serie de Personal.
2.-IDENTIFICACIÓN DEL FONDO
ESTUDIO DEL ELEMENTO ORGÁNICO
1.-HISTORIA DE LA INSTITUCIÓN
Clínica Colón: una historia, un presente, un futuro
El primer testimonio histórico del predio que hoy ocupa la Clínica Colón nos lleva al año 1889, año en que la Sra. Enriqueta Iñiguez solicitaba en el Municipio “línea y nivel para edificar”. Por testimonios recogidos por el Arq. Cova, se sabe que en la esquina de Colón y 20 de setiembre comenzó a funcionar por aquella época un establecimiento denominado “el Almacén de Agüero”.
A principios del siglo XX, parte de los terrenos que hoy ocupan la Clínica Colón pertenecían a un italiano que había logrado reunir cierta fortuna: el Sr. Luis Curtis. Sus propiedades comprendían gran parte de la actual Clínica.
Concebida como una institución asistencial orientada a proteger la salud desde la maternidad y en cada paso del proceso evolutivo de las personas, Clínica y Maternidad Colón se ha instalado en el corazón de los marplatenses con cálida predilección, por estar indefectiblemente ligada a la historia afectiva de sus familias.
A mediados de los cuarenta, el vecindario de la zona que hoy ocupa la Clínica Colón estaba integrado por familias de modesta condición. Probablemente por ello las damas de las familias más adineradas de la ciudad decidieron crear las “Cantinas Maternales”, una obra de beneficencia, abrigo y asistencia para las madres y sus hijos.
En 1948 se constituyó el entonces Sanatorio y Maternidad Colón S.R.L., “con el objeto de explotar una clínica para maternidad y cirugía de mujeres”. Hacia mediados de los sesenta se produjo una reorganización estructural de la sociedad y se conformó la sociedad denominada: Colón Sociedad Anónima Asistencial. Siempre con perspectivas de crecer, los servicios centrales se adecuaban y reacondicionaban permanentemente.
Clínica y Maternidad Colón evoluciona constantemente en un importante proceso de crecimiento edilicio, que forma parte de su plan estratégico. Este proceso comenzó en 2003 y alcanzó uno de sus primeros logros un año después, con la inauguración de una sucursal en el Puerto.
Clínica y Maternidad Colón, una institución que acompaña el crecimiento de su ciudad cumpliendo ya sesenta años de permanencia en el corazón de la gente.



ORGANIGRAMA RECOMENDADO POR LAS ALUMNAS


ESTRUCTURA REPRESENTADA: ORGÁNICO FUNCIONAL


















MARCOS LEGISLATIVOS Y NORMATIVAS UTILIZADAS
-Resolución S:S:S: Nº 648/1986
Art. 1º - Fijase un plazo de 15 años para la conservación de las Historias Clínicas de los distintos establecimientos privados autorizados por la Autoridad Sanitaria Nacional.
Ley 26529 - Salud Pública Derechos del Paciente en su relación con los profesionales e instituciones de la salud.
Ley 10149 – Tasas – Habilitación de hojas móviles – Ministerio de Trabajo de la Pcia de Buenos Aires:
“VISTO la presentación obrante a fs. 1 efectuada por la firma “CLINICA Maternidad Colon SAA”, con domicilio: Avda. Colón 3629 Mar del Plata por lo que se gestiona la aprobación del modelo de hojas móviles que integra el Registro Especial del Art. 52 de la Ley 20.744 (T.O.)”
Artículo 92 bis de la Ley de Contrato de Trabajo
Artículo vigente: 00272 – Seguro de Riesgo de Trabajo
Artículo 24 del Convenio Colectivo de Trabajo 122/75
Artículo 22 del Convenio Colectivo de Trabajo 122/75
Resolución S:S:S: Nro. 14/2002 de Régimen de Asignaciones Familiares.
Artículo 12, Inciso 11, Ley 24241 de jubilación, pensión, retiro o prestación no contributiva.
Estos documentos se utilizaron para la confección de este trabajo. De ellos se extrajeron todo lo referente al Archivo Subfondo de Historias Clínicas y al Archivo serie de Personal:
“Se archivará todo estado o acto administrativo que por su naturaleza traiga aparejada su conservación con el fin de actuar como respaldo y garantía de hechos y derechos.”
“Los estados administrativos serán responsabilidad de las distintas autoridades y/o personal, conforme a la naturaleza de las mismas y las competencias asignadas por esta u otra normativa de aplicación.”
































ESTUDIO DEL ELEMENTO FUNCIONAL













OFICINA PRODUCTORA: Subfondo de Historias Clínicas
Se realizó una encuesta a la Jefa de Archivo Sra. Marisa Corbalán que se encuentra a cargo del Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas, quién informó sobre la documentación que recibe y a su vez produce la Institución, en especial los tipos documentales que maneja esta Oficina.

ENCUESTA DE IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL
1.-Nombre de la oficina productora: Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas.
1.1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: El orden jerárquico de las oficinas productoras principales es el siguiente: en primer lugar se ubica la Presidencia, Vicepresidencia, Dirección General, Sindicatura, Asesor Letrado y Administración.
1.2. Fecha de comienzo de funciones:
En 1948 se funda la institución y con ella el archivo de Historias Clínicas dentro del mismo edificio. Posteriormente, con el crecimiento edilicio en 2003 se traslada su ubicación actual, fuera de la institución.
1.3. Acto Administrativo:
1.4. Funciones:
Actualmente desempeña la actividad la jefa de archivo más tres auxiliares administrativos, estos últimos distribuidos en tres turnos.
Área del archivero:
“A - Sacar/archivar historias clínicas para hospitalización,
B- Sacar/archivar historias clínicas. Consultas programadas,
C- Sacar/archivar historias clínicas. Otros conceptos,
D- Sacar/archivar radiografías por todos los conceptos,
E- Recuperar/reclamar documentación fuera del archivo central,
F- Atención de peticiones urgentes (no programadas),
G- Control de archivado y búsquedas especiales.
Área administrativa:
H- Mantenimiento del fichero maestro de pacientes,
I- Mantenimiento y registro de exitus,
J- Apertura y control de nuevas historias clínicas,
K- Control y archivado de documentación de urgencias,
L- Estadísticas y control de actividad,
M- Transporte y reparto de documentación,
N- Recogida/reparto de documentación a zona de hospitalización de enfermos,
Ñ- Recogida/reparto de documentación en consultas externas,
O- Traslado de pasivos, documentación desechable y otros.”
1.5. Unidades documentales que tramita:
No tramita unidades documentales.
1.6. ¿Posee archivo de oficina?: Sí.
1.7 ¿Qué volumen documental produce anualmente?
Por su tipo de ordenación es difícil calcularlo, ya que un estante contiene Historias Clínicas de varios años mezclados. Pero se recabaron los siguientes datos:
-Son 9 armarios o estanterías que contienen entre 25 a 30 baldas, de 63 cm x 32 cm cada una.
-Se tomaron los números de expedientes realizados durante el año 2009 y dieron un total de 700 Historias Clínicas realizadas en ese año.
-Produce: 54.5 metros lineales (obtenido midiendo una pila de Historias Clínicas que contiene un estante).
2.- Documentos
2.1. Nombre de las series documentales
- Historias Clínicas
2.2. Soporte:
2.2.1. Papel: si
2.2.2. Cinta Magnética: no
2.2.3. Microfilme: no
2.2.4. Otro: ¿cuál? : Computadora, Cd’s (Buck up), acetato (radiografías).
2.3. Formato:
2.3.1. Expediente: no
2.3.2. Libro: no
2.3.3. Documento simple: no
2.3.4. Legajo: no
2.4. Forma de ordenación:
Utilizan valores numéricos por medio del sistema de Ordenación por Valor Posicional Dinámico asistido por computadora (VPD), para toda la documentación que ingrese o egrese de la oficina productora. La descripción de la operatoria es la siguiente:
ARCHIVADO (INSTALADO DE LAS CARPETAS QUE INGRESAN -nuevas- Y LAS QUE REGRESAN)
Un operador (Archivero) sentado frente a una PC, coloca a su lado una pila de carpetas a ser archivadas. Uno a uno va ingresando al sistema, los valores numéricos de cada carpeta (¿Número de Historia Clínica?), el ingreso de datos se podría realizar por lectura del código de barras de cada carpeta. Para cada uno de los valores ingresados, el SISTEMA muestra en pantalla los datos filiatorios relevantes del Usuario. Constatada la coincidencia de los datos (sistema/carpeta), el 'archivista' informa al SISTEMA de su conformidad, (una tecla asignada a esos fines o una segunda lectura del código de barras).El sistema asigna automáticamente, al registro en cuestión su nuevo "VPD" Ej: "AAM791" registrándolo junto con la fecha, hora y operador. El operador anota en la contratapa de la historia clínica el segmento numérico del VPD. (Ej: "791"), esta anotación la realiza en manuscrito, encolumnada, con números chicos, abajo de cualquiera otra anterior, pudiendo tachar la previa. La carpeta así procesada se coloca en una nueva pila al lado del operador (archivista), una tras otra repite la secuencia hasta que la nueva pila formada es llevada en ese mismo orden obtenido al extremo libre del estante en uso.
BÚSQUEDA DE CARPETAS
Naturalmente, solo el sistema, puede indicarnos para cada carpeta requerida su último valor posicional, fecha de archivado, o historial de movimientos y así proceder a su retiro definitivo.
Del mismo modo que hoy consultamos al sistema en busca del Nro. de Historia Clínica del usuario, el nuevo sistema nos deberá agregar, además, el (VPD) valor posicional de esa carpeta, un simple dato, atributo o campo más, de ese registro, como lo son: su número de documento, su domicilio, su fecha de nacimiento, etc.
DEPURACIÓN (Nuevo sistema)
Al caso, después de un cierto tiempo (años), segmentos completos de Archivo (Archivo definido como activo) podrán ser mudados en ese mismo ordenamiento a ámbitos más alejados (Archivo pasivo propiamente dicho), según criterio que definirá cada Jefe de Archivo.
-Historias Clínicas: Archivo horizontal (Armarios o estanterías) y computadora (Buck up).
2.5. Estado de conservación: buena
2.6. Copias: se realizan fotocopias para mandar a la oficina de mutuales, diariamente, y sino con previa autorización de la Dirección Médica.
2.7. Marcos legales que regulan la producción y el trámite:
-Resolución S:S:S: Nº 648/1986
Art. 1º - Fijase un plazo de 15 años para la conservación de las Historias Clínicas de los distintos establecimientos privados autorizados por la Autoridad Sanitaria Nacional.
Ley 26529 - Salud Pública Derechos del Paciente en su relación con los profesionales e instituciones de la salud.
2.8. ¿Qué oficinas tienen relación con el trámite?
Dirección Médica, Admisión, Farmacia, Radiología, Laboratorio, Mutual / Obra Social.
2.9. ¿Con qué periodicidad se produce?
2.9.1. Diaria: si
2.9.2. Semanal: no
2.9.3. Mensual: no
2.9.4. Otra: no
3. Consultas
3.1. ¿Quiénes consultan la documentación producida?
3.1.1. Otras oficinas: si, Dirección Médica, Admisión, Farmacia, Radiología, Laboratorio, Mutual / Obra Social.
3.2.1. Otras entidades: no, excepto con previa autorización de la Dirección Médica.
3.1.3. Ciudadanos: si, los médicos y extraordinariamente otras personas por juicios con previa autorización de la Dirección médica.
4. Transferencias
4.1. ¿La documentación que producen ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?: no.
4.1.1. Central:
4.1.2. Histórico:
4.2. ¿Con qué periodicidad se producen?
4.3. ¿En el Archivo Central la oficina sigue consultando la serie documental?: no
4.4. ¿Con que frecuencia?
4.5. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de la documentación?: la oficina es pequeña, poca ventilación y se necesitará a futuro un ambiente más amplio para conservar la documentación.

Observaciones:
Funcionario entrevistado: Archivera.
Nombre y cargo: Marisa Corbalán, Jefa del archivo.
Encuestador: Paola Vecino.

Cuadro de Clasificación:



Nº SECCIÓN SERIE ORDEN VIGENCIA
ADMINIS-
TRATIVA CUSTO-DIA MUES-
TREO
1 Dirección General
1.A Sindicatura 1
1.B Asesor legal 1
1.1 Director Médico
1.1.1 Administración
1.1.2 Farmacia
1.1.3 Radiología
1.1.4 Laboratorio
1.1.5 Mutual / O. S.
1.1.6 Biblioteca
1.1.7 Archivo de Historias Clínicas Historias Clínicas NUMÈRI-CO PERMA-NENTE GUARDA PERMA-NENTE 100 %
1.2 Director Financiero
1.2.1 Administración
1.2.2 Contaduría
1.2.3 Personal

REPERTORIO GENERAL DE SERIES.

PRIMERA TRANSFERENCIA
No se realiza Primera Transferencia. Pero sería lo correcto que pase al Archivo Central, ya que se encuentra en el Archivo de Gestión.

ORGANIZACIÓN DEL FONDO
TIPO DE ORDENACIÓN DE LAS SERIES
_Las Historias Clínicas se instalan por la Ordenación por Valor Posicional Dinámico asistido por computadora (VPD), utilizando valores numéricos (la descripción de la operatoria se encuentra explicada en el punto 2.4).

FORMA DE INSTALACIÓN DE LAS SERIES
Las Historias Clínicas serán ubicadas en los estantes de los armarios según la Ordenación por valor posicional dinámico asistido por computadora (VPD), explicada en el punto 2.4.

SEGUNDA TRANSFERENCIA
No se realiza la segunda transferencia por no tener Archivo Histórico.

DESCRIPCIÓN
INSTRUMENTOS DE INFORMACIÓN
_ No utilizan instrumentos de descripción en formato papel, como ser: guías, catálogos, inventarios, etc. Todos ellos se encuentran en la computadora, a la cual, no se tiene acceso. Además, se utiliza una cartelera, donde pinchan papeles con las demandas pertinentes, a modo de ayuda.
DESCRIPCIÓN SEGÚN LAS NORMAS ISAD (G) E ISAAR CPF
Áreas descriptivas:
1. Área de identificación
2. Área de contenido informativo
3. Área de accesibilidad
4. Área de materiales relacionados
5. Área de documentación relacionada
6. Área de notas.
NIVEL FONDO DEL ARCHIVO
1.- Área de identificación de la unidad archivística:
a. Signatura
- Identificación país según normas ISO 3166
- Código del archivo
- Signatura de la unidad descrita
AR – B.A.MDP – 023CLICOLON
b. Título: Archivo de la Clínica y Maternidad Colón. Ciudad de mar del Plata.
c. Fecha de producción: 1948
d. Nivel de descripción: Subfondo, porque este debe establecerse con criterios orgánicos-funcionales. Además, es un conjunto de documentos de un fondo producido por una unidad administrativa subordinada, que posee cierto grado de autonomía.

e. Volumen de documentación: 54.5 m.l. (9 Armarios o estantes archiveros)
2.- Área de contenido
a. Historia administrativa de la entidad productora
No se obtuvo historia específica del subfondo.
b. Sistema de organización interna: según la Ordenación por valor posicional dinámico asistido por computadora (VPD), derivado de las funciones del organismo productor: la Clínica y Maternidad Colón.
c. Resumen de contenido:
3.- Área de accesibilidad
a. Lengua y tipo de escritura: en español.
b. Condiciones de accesibilidad:
Los documentos contenidos en el subfondo son exclusivamente de consulta para el personal de la institución y sus pacientes.
c. Instrumentos de descripción disponibles: inventario del Archivo de la clínica y Maternidad Colón.
4.- Área de materiales relacionados:
Documentación complementaria: este subfondo se complementa con la documentación generada por la Oficina de Personal y otros documentos de relevancia que conforman el Archivo de la Institución.
5.- Área de notas:
Nota informativa: las partes más antiguas del archivo se encuentran en otra oficina contigua.

VALORACIÓN Y SELECCIÓN
1.- Analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales
Valores primarios: son los documentos que están en el archivo de gestión para la consulta inmediata y constante, y que no han perdido el principio de continuidad de consulta, haya o no terminado el trámite. Posteriormente los documentos se pueden transferir a una guarda precaucional a un archivo de concentración, transformándose los valores de los documentos en secundarios.
No se encontraron documentos pertinentes.
Valores secundarios: estos valores se refieren a los documentos que han terminado su vigencia operativa porque han concluido su trámite, es decir, ha caducado el tiempo determinado por los actores del trámite o el texto no tiene fuerza obligatoria desde el punto de vista administrativo, fiscal o legal, aunque sigue siendo testimonio de una acción.
Las siguientes unidades documentales serán retenidas en el Archivo Central en los términos que se detallan:
Historias Clínicas: de diez a quince años, ó por defunción del paciente.



TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: Subfondo de Historias Clínicas
CO-
DI-
GO
SEC-
CION TIPOS DOCUMENTALES RETEN-
CION DISPO-
SICIÓN
FINAL
PROCEDIMIENTO
1.1.7 Historias Clínicas
A.G.
P A.C.
C.T. O
X C F
Se ubican en los armarios o estanterías según la Ordenación por valor posicional dinámico asistido por computadora (VPD),
Convenciones:
AG: Archivo de Gestión CT: Conservación Total O: Original
AC: Archivo Central S: Selección E: Eliminación
Fecha: 28/10/10

GESTIÓN DOCUMENTAL
Detallar la ejecución de los principales módulos de un sistema de gestión de documentos adecuado para la Institución :

ACTIVIDAD DE DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN NRO.1
COMUNICADO GENERAL
ARCHIVO DE LA CLÍNICA Y MATERNIDAD COLÓN
SUBFONDO DE HISTORIAS CLÍNICAS

El Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas es la unidad encargada de la organización, conservación y servicio del conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por la Institución, o por los miembros de su comunidad, en el ejercicio de sus funciones, al servicio de su utilización para la gestión administrativa y la información sobre los pacientes de la misma.
Las funciones principales del Servicio son:
• La organización, coordinación y dirección del archivo.
• La reunión, identificación, estudio y valoración de las series documentales producidas por el mismo.
• La elaboración de normas específicas para cada serie documental, con el fin de establecer los períodos de permanencia en el archivo y los plazos de conservación y accesibilidad.
• El control de las transferencias, las eliminaciones y los plazos de reserva de consulta por parte de los ciudadanos.
Se invita a todas las personas que necesiten consultar legajos de pacientes, se contacten con el mismo a la Biblioteca de la Clínica y Maternidad Colón, para una visita guiada.
Los datos de contacto son:
Personalmente: de lunes a viernes de 9 a 16 horas.
Por teléfono: Tel/Fax: (0223)-499-2604/492-4447.
Por Página Web: www.clínicacolon.com.ar/
















































ESTUDIO DEL ELEMENTO FUNCIONAL









OFICINA PRODUCTORA: Serie de Personal
Se realizó una encuesta al coordinador de recursos humanos Sr. Ariel Carlos Arricar que se encuentra a cargo de la Oficina de Personal de la Clínica y Maternidad Colón, quién informó sobre la documentación que recibe y a su vez produce la Clínica, en especial los tipos documentales que maneja esta Oficina.

ENCUESTA DE IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL
1.-Nombre de la oficina productora: Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Serie de Personal
1.1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: el orden jerárquico de las oficinas productoras principales es el siguiente: en primer lugar se ubica la Directora General, Director Financiero, Administración, Contaduría y Personal.
1.2. Fecha de comienzo de funciones: se formó en el año 1994 por el Jefe de Personal y actualmente trabaja con él su secretaria.
1.3. Acto Administrativo:
1.4. Funciones: “Son funciones del Jefe de Personal:
a) Formar parte del equipo de la Oficina de Personal
b) Recibir, dar trámite y realizar el control de la gestión de las cuestiones administrativas ante las autoridades competentes.
c) Organizar, conservar y supervisar los estados administrativos del Servicio.
d) Archivar recibos de sueldo por triplicado, para control del ANSES. Debe ser rubricado por el Ministerio de Trabajo. Confeccionar junto con ellos, legajos de personal.
1.5. Series Documentales que tramita la oficina:
-Serie de Personal
1.6. ¿Posee archivo de oficina?: si
1.7 ¿Qué volumen documental produce anualmente?
Trescientos empleados en dos cajoneras de cuatro cajones de 70 cm x 48 cm.
2.- Documentos
2.1. Nombre de las series documentales
-Correspondencia
-Formulario de asistencia diaria del personal. Altas.
-Legajos de personal
-Libros de sueldos
2.2. Soporte:
2.2.1. Papel: si
2.2.2. Cinta Magnética: no
2.2.3. Microfilme: no
2.2.4. Otro: ¿cuál? : Backup.
2.3. Formato:
2.3.1. Expediente: no
2.3.2. Libro: si
2.3.3. Documento simple: si
2.3.4. Legajo: si
2.4. Forma de ordenación: ALFABÉTICA.
- Correspondencia: biblioratos
- Formulario de asistencia diaria del personal: biblioratos
- Legajos de personal: archivo vertical
- Libros de sueldos: libro
2.5. Estado de conservación: buena
2.6. Copias: no se realizan
2.7. Marcos legales que regulan la producción y el trámite:
Artículo 92 bis de la Ley de Contrato de Trabajo
Artículo vigente: 00272 – Seguro de Riesgo de Trabajo
Artículo 24 del Convenio Colectivo de Trabajo 122/75
Artículo 22 del Convenio Colectivo de Trabajo 122/75
Resolución S:S:S: Nro. 14/2002 de Régimen de Asignaciones Familiares.
Artículo 12, Inciso 11, Ley 24241 de jubilación, pensión, retiro o prestación no contributiva.
2.8. ¿Qué oficinas tienen relación con el trámite?
Dirección General y Oficinas de Personal
2.9. ¿Con qué periodicidad se produce?
2.9.1. Diaria: si
2.9.2. Semanal: no
2.9.3. Mensual: si
2.9.4. Otra: no
3. Consultas
3.1. ¿Quiénes consultan la documentación producida?
3.1.1. Otras oficinas: si, Dirección General, Director Administrativo y Oficina de Personal.
3.2.1. Otras entidades: no, excepto cuando se realizan consultas sobre el personal de otras empresas en las que ingresen exempleados
3.1.3. Ciudadanos: si, empleados y directivos de la Clínica.
4. Transferencias
4.1. ¿La documentación que producen ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?: si, porque se envían al Archivo Histórico los legajos del personal que ya no trabaja en la Clínica y solo queda en el Archivo de Gestión la documentación del personal trabajando.
4.1.1. Central: si
4.1.2. Histórico: no
4.2. ¿Con qué periodicidad se producen?: cada vez que un empleado deja de trabajar en la Clínica.
4.3. ¿En el Archivo Central la oficina sigue consultando la serie documental?: si
4.4. ¿Con que frecuencia?: cuando algún empleado posee alguna instancia legal o se piden referencias de otras empresas.
4.5. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de la documentación?: la oficina es pequeña y se necesitará a futuro un ambiente más amplio para conservar la documentación.
Observaciones:
Funcionario entrevistado: Ariel Carlos Arricar
Nombre y cargo: Coordinador de Recursos Humanos
Encuestador: María Marta Sarro Barbarino

Organización del fondo
Cuadro de clasificación de Serie de Personal:
Ordenación numérica

Nº SECCIÓN SERIE ORDEN VIGENCIA
ADMINIS-
TRATIVA CUSTO-DIA MUES-
TREO
1 Dirección General
1.A Sindicatura 1
1.B Asesor legal 1
1.1 Director Médico
1.1.1 Administración
1.1.2 Farmacia
1.1.3 Radiología
1.1.4 Laboratorio
1.1.5 Mutuales / O. S.
1.1.6 Biblioteca
1.1.7 Archivo de Historias Clínicas
1.2 Director Financiero
1.2.1 Administración
1.2.2 Contaduría
1.2.3 Personal
Correspon-dencia Cronológico 1 año 4 años 100%
Formularios de asistencia diaria del personal. Altas. Cronológico 1 año Permanente 100%
Legajos de
personal Alfabético 5 años Permanente 100%
Libros de sueldos Cronológico 5 años Permanente 100%





REPERTORIO GENERAL DE SERIES

PRIMERA TRANSFERENCIA
No se realiza la primera transferencia. Pero sería lo correcto que pase al Archivo Central, ya que se encuentra en el Archivo de Gestión.

TIPO DE ORDENACIÓN DE LAS SERIES
Ordenación numérica.

FORMA DE INSTALACIÓN DE LAS SERIES
Para la ubicación de los legajos de personal, se utiliza archivadores verticales.
La correspondencia y los formularios de asistencia diaria del personal serán archivados en biblioratos, uno por cada año y cada tipo documental.
Los libros de sueldos poseen una encuadernación propia, gracias a la cual pueden ser acomodados en estanterías con identificaciones en su tomo.
Los biblioratos tendrán rótulos autoadhesivos ara su individualización.
Los archivadores verticales dispondrán de llave para seguridad de la documentación.
Las carpetas en el archivador o sistema de conservación estarán organizadas de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo.
Los archivadores son sistemas de almacenamiento que permiten la conservación, seguridad y buen manejo de los documentos, por lo tanto no deberán guardarse en ellos elementos que no cumplan esta función, tales como papelería, implementos de oficina, equipos, impresoras, etc.

SEGUNDA TRANSFERENCIA
No se realiza la segunda transferencia por no tener Archivo Histórico.

DESCRIPCIÓN

INSTRUMENTOS DE INFORMACIÓN
No hay inventario ya que la Serie de Personal es Archivo de Gestión. Hay Base de Datos.








SERIE DE PERSONAL DE LA CLÍNICA COLÓN
NOMBRE DE LA OFICINA: oficina de personal
Correspondencia

NRO DE REGISTRO
CÓDIGO DE LA
SECCIÓN
TIPO DE
MATE-
RIAL
TIPO DE
DOCUMENTO
FECHA
INICIAL
FINAL
NRO DE FOLIOS
26 1.2.3 Biblio-
rato Correspondencia 2000
625-785
27 1.2.3 Biblio-
rato Correspondencia 2003 786-898
28 1.2.3 Biblio-
rato Correspondencia 2004
899-1180

29
Resumen: Total carpetas 5 Total folios 725 Firma:
1.2.3 Biblio-
rato Correspondencia 2009 1181-1350

SERIE DE PERSONAL DE LA CLÍNICA COLÓN
NOMBRE DE LA OFICINA: oficina de personal
Formularios de personal

NRO DE REGISTRO
CÓDIGO DE LA
SECCIÓN
TIPO DE
MATE-
RIAL
TIPO DE
DOCUMENTO
FECHA
INICIAL
FINAL
NRO DE FOLIOS
56 1.2.3 Biblio-
rato Formul
Personal. Altas 2000 2695-2996
2997-3226
3227-3306
3307-3569
57 1.2.3 Biblio-
rato Formul
Personal. Altas
2009 3570-3609
Resumen:
Total carpetas 5Total folios 914
Firma jefe archivo: --------------------------------------------------------------

SERIE DE PERSONAL DE LA CLÍNICA COLÓN
NOMBRE DE LA OFICINA: oficina de personal
Legajos de personal

NRO DE REGISTRO
CÓDIGO DE LA
SECCIÓN
TIPO DE
MATE-
RIAL
TIPO DE
DOCU-
MENT0
FECHA
INICIAL
FINAL
NRO DE LEGAJO
17 1.2.3 Archivo
vertical Legajos 1996
2698-2913
2914-3236
3237-3564
3565-3816
18 1.2.3 Archivo
vertical Legajos 2009 3817-4119
Resumen: Total cajones de archivo vertical 5
Total legajos: 1691
Firma jefe archivo: --------------------------------------------------------------

SERIE DE PERSONAL DE LA CLÍNICA COLÓN
NOMBRE DE LA OFICINA: oficina de personal
Libros de sueldos

NRO DE REGISTRO
CÓDIGO DE LA
SECCIÓN
TIPO DE
MATE-
RIAL
TIPO DE
DOCU-
MENT0
FECHA
INICIAL
FINAL
NRO DE ACTAS
30 1.2.3 Libros Libros de Sueldos 1996
1-150,154,160,177
31 1.2.3 Libros Libros de Sueldos 2009 1-165
Resumen: Total libros 5
Total actas: 1847
Firma jefe archivo: --------------------------------------------------------------

DESCRIPCIÓN SEGÚN LAS NORMAS ISAD (G) E ISAAR CPF
Áreas descriptivas:
• Área de identificación
• Área de contenido informativo
• Área de accesibilidad
• Área de materiales relacionados
• Área de documentación relacionada
• Área de notas.
NIVEL FONDO DEL ARCHIVO
1.-Área de identificación de la unidad archivística
a. Signatura
- Identificación país según normas ISO 3166
- Código del archivo
- Signatura de la unidad descrita
AR – B.A.MDP – 023CLICOLON
b. Título: Archivo de la Clínica y Maternidad Colón. Ciudad de mar del Plata.
c. Fecha de producción: 1948
d. Nivel de descripción: Se denomina serie porque es un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento. Es serie paralela porque materializa actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestión de personal) y que, en consecuencia, se produce por la oficina que en este organismo tiene ese cometido. En la fase de valoración, serán objeto de estudio global debido a su homogeneidad informativa.
e. Volumen de documentación: 20m.l. (40 cajones archiveros)

NIVEL OFICINA DE PERSONAL
I.- Área de identificación de la unidad archivística:
a. Signatura
- Identificación país según normas ISO 3166
- Código del archivo
- Signatura de la unidad descrita
AR – B.A.MDP – 023CLICOLON08
b. Título a nivel de sección
Oficina de Personal de la Clínica y Maternidad Colón
c. Fecha de producción: 1948
d. Nivel de descripción: Sección Oficina de Personal
e. Volumen de documentación: 10 m. l. (20 cajones archiveros
II.- Área de contenido
a. Historia administrativa de la entidad productora
La Oficina de Personal de la Clínica y Maternidad Colón comienza a funcionar en 1648, es decir, el mismo día de la creación de la Clínica, ya que con la formación de la misma se designa una Oficina de Personal, para el correcto desempeño del mismo.
b. Sistema de organización interna: los documentos mantienen el orden original, derivado de las funciones de la Oficina de Personal de la Institución.
c. Resumen de contenido
La Oficina de Personal de la Clínica y Maternidad Colón conserva la documentación generada en sus funciones desde el año de su creación en 1948, es decir, legajos de personal, correspondencia, formularios de personal y libros de sueldos.
Muchos de los empleados deben recurrir a esta documentación para trámites que conciernen a su desempeño laboral.
III.- Área de accesibilidad
a. Lengua y tipo de escritura: español
b. Condiciones de accesibilidad:
La mayoría de los documentos contenidos en este fondo son de consulta restringida, especialmente los legajos relativos al personal que están sujetos a condiciones y plazos de consulta especiales.
c. Instrumentos de descripción disponibles:
Inventario del archivo de la clínica y Maternidad Colón
IV.- Área de notas:
Nota informativa: los legajos y formularios de personal más antiguos del archivo se encuentran en otra oficina, dentro de la Clínica.

VALORACIÓN Y SELECCIÓN
1.- Analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales
Series documentales correspondientes a la Clínica y Maternidad Colón
Correspondencia
Formularios de asistencia diaria del personal
Legajos de personal
Libros de sueldos
Valores primarios: las siguientes unidades documentales serán retenidas en el Archivo de Gestión en los términos que se detallan:
Correspondencia: un año
Formularios de asistencia diaria del personal: un año
Legajos de personal: cinco años
Libros de sueldos: cinco años
Valores secundarios: las siguientes unidades documentales serán retenidas en el Archivo Central en los términos que se detallan:
Correspondencia: cuatro años
Formularios de asistencia diaria del personal: permanente
Legajos de personal: permanente
Libros de sueldos: permanente
Respecto de las planillas de correspondencia, transcurrido el lapso de conservación estipulado, se procederá a su eliminación. La correspondencia se eliminará, previa selección de una muestra representativa.

FICHAS DE IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN.
Tabla de retención documental
OFICINA PRODUCTORA: Oficina de personal
CO-
DI-
GO
SEC-
CIÓN TIPOS DOCUMENTALES RE-
TEN-
CIÓN DISPO-
SICIÓN
FINAL
PRO-
CEDI-
MIENTO
1.4.3 CORRESPONEN-CIA A.G.
1 A.C.
4 C.T. D S E
X
1.4.3 FORMULARIO
DE ASISTENCIA
DIARIA DEL
PERSONAL 1 P X X Se digi- talizarán los formularios, para evitar el deterioro del original ante las reiteradas consultas.
1.4.3 LEGAJOS DE
PERSONAL 5 P X
1.4.3 LIBROS DE
SUELDOS 5 P X
Convenciones:
AG: Archivo de Gestión CT: Conservación Total D: Digitalización
AC: Archivo Central S: Selección E: Eliminación
Fecha: 28/10/10

GESTIÓN DOCUMENTAL

Detallar la ejecución de los principales módulos de un sistema de gestión de documentos adecuado para la Institución :

ACTIVIDAD DE DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN NRO.1
COMUNICADO GENERAL
ARCHIVO DE LA CLÍNICA Y MATERNIDAD COLÓN
SERIE DE PERSONAL

El Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Serie de Personal es la unidad encargada de la organización, conservación y servicio del conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por la Institución, o por los miembros de su comunidad, en el ejercicio de sus funciones, al servicio de su utilización para la gestión administrativa y la información sobre el personal de la misma.
Las funciones principales del Servicio son:
• La organización, coordinación y dirección del archivo.
• La reunión, identificación, estudio y valoración de las series documentales producidas por el mismo.
• La elaboración de normas específicas para cada serie documental, con el fin de establecer los períodos de permanencia en el archivo y los plazos de conservación y accesibilidad.
• El control de las transferencias, las eliminaciones y los plazos de reserva de consulta por parte de los ciudadanos.
Se invita a todas las personas que necesiten consultar documentos y/o legajos y/o expedientes, se contacten con el mismo.
Los datos de contacto son:
Personalmente: de lunes a viernes de 8 a 16 horas.
Por teléfono: Tel/Fax: (0223)-499-2621
Por correo electrónico: www.clínicacolon.com.ar














































GESTIÓN DOCUMENTAL

Detallar la ejecución de los principales módulos de un sistema de gestión de documentos adecuado para la Institución:

• Módulo de descripción de documentos
Los documentos se describirán según la Norma Internacional General de Descripción archivística (ISAD-G). Ya fueron aplicados anteriormente.
• Módulo de circulación
Procedimiento para el préstamo de documentos
- El préstamo de la documentación se tramitará por intermedio de la persona responsable de la administración del Archivo, ya sea para personal de la misma o de otras dependencias u otro usuario.
- La persona que retire del archivo, cualquier documentación que se permita extraer, se hará responsable por la integridad de la misma en cuanto a los documentos que la conforman.
- Para el retiro de un documento de archivo el solicitante completará los datos requeridos en el formato de préstamo denominado “Afuera”.
- La persona responsable del archivo colocará el formato de préstamo “Afuera” en reemplazo del documento en el archivador hasta que se efectúe la devolución de la documentación.
• Módulo de estadísticas
Las estadísticas se llevarán a cabo si el archivo es organizado mediante un programa de computación. De no ser así, la elaboración de las mismas implicaría un gasto importante de tiempo, lo cual excede los objetivos de la organización de este archivo.
En el caso de contar con dicho programa, se elaborará un registro mensual de la utilización del archivo. Se realizará un balance en el cual se observarán las frecuencias de uso de las unidades documentales. Mediante este balance se establecerán mayores facilidades de acceso para las series más utilizadas. A largo plazo, si existiese una tendencia predominante en su uso, se puede establecer un cambio en los plazos de retención en el Archivo de Central, o en el traspaso al Archivo Histórico.
• Módulo de consultas y puntos de acceso
Mediante el programa de computación específico se podrá buscar mediante palabras clave los documentos que los usuarios soliciten, o su localización en el archivo. Los puntos de acceso se basan en los elementos de descripción establecidos en el módulo de descripción de documentos. El valor de los puntos de acceso se consolida mediante el control de encabezamientos que se realizará con la Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades, Personas y Familias ISAAR (CPF).
Las consultas al Archivo Central podrán ser resueltas en el momento. Las consultas al Archivo Histórico podrán tener una demora de no más de 2 (dos) días. En el módulo de usuarios se describe cómo se realizarán las consultas.
• Módulo de usuarios
Guía de acceso de los usuarios: paso a paso
A todos los usuarios se les debe exigir registrarse:
 Cada usuario debe llenar un Formulario de Registro donde se le pide que se identifique e informe sobre su consulta; además deberá firmarlo.
 A todos los usuarios se les debe pedir que presenten una identificación con fotografía cuando se registren. Un empleado debe controlar el procedimiento de registro, para garantizar que el nombre que aparece en la identificación coincida con el de los materiales de registro.
 Si se desea, se le puede retener un documento de identidad con fotografía a cada usuario hasta que devuelva los materiales de consulta. El documento de identidad debe adjuntarse al formulario de registro y guardarse en un lugar seguro.
• Módulo de edición de productos y Módulo de gestión archivística: transferencias, inventario, etc.
- Recepción por parte del personal responsable del trámite de la documentación para su almacenamiento y conservación en el Archivo Central.
- Organización de la documentación recibida de acuerdo con la serie / subserie documental administrada por la dependencia verificando su clasificación de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
- Verificación de la ordenación de la documentación y almacenamiento en la unidad de conservación o soporte respectivo.
- Las carpetas se abrirán y organizarán de acuerdo con las series documentales establecidas en el cuadro de clasificación documental.
- No se deben abrir carpetas con el título “Varios” o “Generalidades”. Si se requiere incluir una nueva serie o tipo documental se debe solicitar el código al responsable del Sistema de Archivo.
CONSERVACIÓN
Esbozar un plan de conservación y preservación que contemple agentes de deterioro humanos y naturales, mobiliario, instalaciones, materiales utilizados, etc.
PLAN DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
En base a la información recogida se esboza el siguiente plan:
Edificio e instalaciones
- Se deberá realizar una limpieza anual de los desagotes de lluvia del edificio (tanto canaletas como pluviales).
- Se repararán las canaletas averiadas, en el momento que sea necesario.
- Se realizará una inspección anual, precisamente durante el mes de abril, de los dos calefactores.
- Se repararán las claraboyas que no cierran bien, en el momento que sea necesario.
- Para monitorear la humedad relativa y la temperatura se deberá instalar un termohidrógrafo.
Mobiliario
- Se deberá tener en cuenta que las estanterías deben estar separadas de las paredes, para evitar cualquier tipo de condensación encima de ellas.
- Se tendrá en cuenta no ubicar los estantes sobre calefactores.
- Las estanterías no deben contener ninguna clase de separadores, ya que la nueva ordenación así lo amerita.
Personal y manipulación
- Se propondrá formar al personal en forma continua, mediante la asistencia a cursos de capacitación específica.
Fondos
- Se realizará una evaluación del estado de conservación de los fondos y el grado de consulta que sufren. En base a estos datos, se establecerá:
- un plan de reproducción de los fondos para evitar la consulta directa de los originales.
El sistema de reproducción recomendado es: la digitalización:
Se ha elegido la digitalización para reproducir los documentos, pues se posee la tecnología para poder llevarla a cabo:
Sus ventajas son:
- Sistema que permite hacer copias con mucha rapidez y conservando una buena calidad de imagen y al mismo tiempo se pueden obtener copias idénticas sin perder calidad ni fiabilidad.
- La facilidad de reproducción hace que hasta el propio usuario pueda realizar una copia en el momento de la consulta.
- También podemos mediante sistemas de tratamientos de imágenes restaurar documentos deteriorados.
Se recomienda:
- Retirar los ganchos y clips a los documentos.
- No alterar el documento: no doblar, no escribir en los documentos a lápiz.
- Evitar el uso de A-Z
- No exceder el volumen documental de las carpetas.
- Doblar el lomo de las carpetas.
- Normalizar tamaños de material de conservación adecuado con los muebles del archivo.
- Implantar las normas de seguridad para los documentos del archivo elegido, en virtud del medio y posibilidades ofrecidas por el espacio.
NORMAS DE SEGURIDAD
AGENTES BIOLÓGICOS
Los agentes biológicos primarios que causan daño a las colecciones de bibliotecas y archivos son los hongos, los roedores y los insectos, aunque los perros, gatos, pájaros, e incluso los humanos pueden también perjudicar los materiales.
- Los materiales mojados deben atenderse inmediatamente antes de que se desarrollen los hongos.
- Una vez que el hongo aparece, las piezas afectadas deberían aislarse del resto de los fondos.
- Es preciso secarlas completamente y, una vez secas, remover el hongo.
- Se deberá contactar un conservador para recibir asesoría sobre la mejor manera de removerlo.
- Dadas las circunstancias particulares de la situación, sería conveniente usar guantes y barbijos cuando se manipulen materiales fungosos.
HURTO Y VANDALISMO
Debido al alto valor de los materiales del archivo, debe proporcionarse una adecuada protección contra el hurto y vandalismo.
- Se aconseja el control periódico del funcionamiento de la alarma contra intrusión perimetral y de los detectores internos de movimiento.
- Verificar que la alarma esté instalada, sea a prueba de intrusos y se ubiquen fuera del flujo de tránsito principal, con el fin de prevenir las falsas alarmas accidentales o el uso deliberado de una alarma para distraer de un robo que se esté cometiendo.
SEGURIDAD
• Instalar cerrojos, pestillos y bisagras resistentes y de buena calidad en todas las puertas exteriores.
• Instalar rejas en las ventanas.
PLAN DE EMERGENCIA
Un plan sistemáticamente organizado y formalmente escrito permitirá una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando así el peligro para el personal y el daño a los fondos y a la edificación. Cada miembro del personal tanto del archivo como de la institución debe tener un único rol asignado en caso de emergencia. Por ejemplo: secretaria del archivo: llamado a los bomberos. Un simulacro de incendio es bueno para repasar las funciones asignadas.
Es mucho menos probable que la información conservada por escrito se pase por alto. Puede perderse un tiempo valioso durante las emergencias si el personal no está familiarizado con los métodos de recuperación. Deberán distribuirse copias del plan a todo el personal responsable de la prevención de desastres y de las labores de recuperación en caso de ocurrir estos acontecimientos.
Deberá además disponerse de varias copias del plan tanto fuera como dentro del edificio donde se depositan los fondos.
DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN
Diseñar al menos una actividad de difusión y comunicación por cada integrante del grupo, sea para el entorno interno si el archivo es privado, o para el entorno externo si es público.
DAÑO POR INCENDIO
Los miembros del personal deberán trabajar con la estación local de bomberos para crear un programa de seguridad contra incendios. Es necesario que todos los elementos posibles de riesgo de incendio sean eliminados.
En tal sentido, deberán mantenerse los entrenamientos e inspecciones de seguridad en forma regular, y capacitarse al personal en procedimientos de evacuación.
- El primer paso para detener un incendio consiste en identificar correctamente el incidente.
- El segundo paso será activar la alarma para los ocupantes y luego notificar a los bomberos.
El plan de actuación en caso de emergencia deberá contemplar los siguientes puntos:
1. Elección de las personas que formarán la comisión para actuar en caso de que se produzca una emergencia.
2. Elaboración de un listado de teléfonos, por orden de responsabilidad, de las personas que deben ser avisadas cuando se produzca una emergencia.
3. Elaboración de un listado con los números de teléfono.
a) De los servicios públicos de emergencias (bomberos, policía, etc.)
b) De empresas especializadas en el salvamento de documentos (empresas de desinfección, de restauración, etc.)
4. Realización de copias de los planos arquitectónicos del edificio (de las instalaciones eléctricas, de los sistemas antirrobo – alarmas - y antiincendio – extintores. Con estas copias se elaborará un plano en el cual queden reflejadas todas estas instalaciones, así como las salidas de emergencia, teléfonos, etc.
5. Redacción de instrucciones claras y precisas de cómo deben usarse las alarmas y los extintores.
6. Elaboración de un listado de aquellas piezas cuyo salvamento, en caso de desastre, es prioritario. Estas piezas deben estar bien ubicadas en el plano arquitectónico.
7. Reparto de copias del plan de actuación en caso de emergencia en todas las secciones. Una copia del inventario del archivo y del plan de actuación se dejará en la Gerencia de la Clínica, como medida de seguridad.
- El plan que se realice tendrá que ir actualizándose.
- Sería conveniente desarrollar un simulacro para ver la capacidad de reacción del personal del archivo.
























































BIBLIOGRAFIA






• CAGNOLI, Roberto V. – Administración de bibliotecas: planeamiento y control. – Buenos Aires: Alfagrama, 1999.

• CAGNOLI, Roberto v. – Planificación estratégica y marketing estratégico: un modelo para armar para la transición de la biblioteca universitaria hacia la era electrónica (Documento de base VI Encuentro de Bibliotecas Universitarias).- Buenos Aires: 2001.

• HEREDIA HERRERA, Antonia. – La norma ISAD (G): Análisis crítico: Norma Internacional para la descrición archivística. – 13 p. Revista del Arcguvi General de la Nación. [documento electrónico].

• ISAG (G): Norma Internacional de Descripción Archivística: adaptada por el Comité de Normas de Descripción, Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999 / [Versión Española de Asunción de Navascués Benlloch]. – 2a. ed. – Madrid : Subdirección de los Archivos Estatales, 2000. – 128 p.

POWER POINT: TRABAJO FINAL DOCUMENTACION I

EN ESTE ENLACE SE ENCUENTRA EL POWER POINT DEL TRABAJO FINAL DE LA CÁTEDRA DOCUMENTACIÓN I, CARRERA: BIBLIOTECOLOGIA.
ADEMAS, HAY OTROS POWER POINT DE INTERÉS.

ESTUDIO DE USUARIOS: TRABAJO FINAL PARA LA CÁTEDRA DOCUMENTACION I

UNIVERSIDAD NACIONAL DE MAR DEL PLATA


FACULTAD DE HUMANIDADES


DEPARTAMENTO DOCUMENTACIÓN


CÁTEDRA: DOCUMENTACIÓN I


ALUMNA: MARÍA MARTA SARRO BARBARINO


















A Ñ O 2 0 1 1

ESTUDIOS DE USUARIOS Y SU FORMACIÓN



LAS ACTIVIDADES CIENTÍFICO-INFORMATIVAS
PARTE ORGÁNICA DEL TRABAJO CIENTÍFICO

MIJAILOV, A. I. Y GILJARVSKIJ, R. S.

La ciencia es una especie de sentido social que capacita al hombre para conocer las leyes objetivas de la naturaleza y la sociedad y para poner en práctica su conocimiento. La ciencia se rige también por sus propias leyes de desarrollo, las cuales es necesario dominar para realizar un trabajo satisfactorio en cualquier campo de investigación.
La diferenciación y especialización de la ciencia ayudan a los científicos a penetrar aún más profundamente en los misterios de la naturaleza y la sociedad, acumulan hechos, y establecen la interrelación de los fenómenos.
La diferenciación conduce a un aislamiento aún mayor de los científicos, quienes van perdiendo gradualmente la visión del sistema general del conocimiento científico y, dentro incluso de su propia disciplina, tropiezan con dificultades crecientes para mantenerse al corriente del trabajo de sus colegas. Lo particularmente fructífero es la interacción y la interpenetración de las ciencias.
Es evidente que, para garantizar la interacción de las ciencias en el ambiente de su ininterrumpida diferenciación, es necesario establecer canales de comunicación confiables entre los científicos que trabajan en diferentes disciplinas y tendencias de la investigación.
Otra importante regularidad en el desarrollo de la ciencia es su continuidad histórica e internacional.
El mundo ha entrado en una época de revolución científica, asistimos a una poderosa explosión de la investigación científica.
Hasta hace muy poco, el sistema de registros escritos y publicaciones, y el sistema de bibliotecas y servicios bibliográficos a disposición de los científicos surgido simultáneamente, garantizaban la continuidad histórica, la internacionalidad y los índices del crecimiento acelerado de la ciencia. Sin embargo, en el estado actual de la ciencia, estos sistemas ya no satisfacen a los científicos.
Según el físico francés Louis de Broglie: “…Un científico se siente a menudo sepultado bajo la gran cantidad de artículos y monografías que aparecen en todo el mundo; a pesar de la ayuda que le suministran las bibliografías, no puede frecuentemente ingeniarse para leerlos todos, sin hablar ya de meditar sobre ellos. Sumergido en el flujo incesante de publicaciones, corre el riesgo constane de perder el tiempo en pequeñeces, y no prestar atención a cosas importantes”.

La demanda social de actividades científico-informativas

Todo científico que desee trabajar eficientemente, para obtener información debe conocer que es lo que ya ha sido logrado anteriormente en su rama y que están haciendo los otros científicos que trabajan en la misma materia relacionadas con ella.
Un científico no puede nunca estar seguro de haber revisado todo el material relevante. Por lo tanto los resultados son que un buen número de proyectos de investigación se realizan en vano, ya que son meras repeticiones de lo anteriormente hecho por otros científicos.
De esta manera se señala que en la actual situación de desarrollo de la ciencia ha surgido una demanda social de un tipo especial de actividad, a fin de proporcionar a los científicos e ingenieros al conocimiento, a la información científica que necesitan.
Con el paso del tiempo, las técnicas experimentales se formaron tan complicadas y los métodos empleados requirieron la aplicación de tan sofisticadas herramientas matemáticas que la experimentación se estableció como una especialidad por sí misma.
Así, en los últimos decenios le llegó el turno a la búsqueda de información científica, Las actividades científico-informativas se establecieron como una especialidad autónoma en el curso de la división social del trabajo científico. Una parte de los trabajadores científicos dedica ahora todos los esfuerzos a la acumulación, análisis crítico y generalización de todo el conocimiento científico disponible, perteneciente a una temática o disciplina científica determinadas.
Actualmente, las actividades científico-informativas requieren un conocimiento especial por parte de los científicos y la aplicación de técnicas y equipos complejos. La tarea no tiene que ser asumida personalmente por los científicos, ya ue existen equipos especializados de científicos para hacerles frente.




Tareas y etapas de las actividades científico-informativas
(Mijailov denomina a la documentación: “informática” y la realiza el trabajador científico. Las tareas detalladas a continuación corresponden al proceso o cadena documental que realiza el trabajador científico).

Las actividades informativas se enfrentan a las siguientes tareas y se dividen en las siguientes etapas:
1. En el primer lugar es necesario recolectar con la mayor exhaustividad posible, toda información científica requerida. Esto significa que de la colosal cantidad de conocimientos científicos debe seleccionarse y actualizarse toda la información que pueda ser de utilidad para el trabajo científico o práctico en una o varias disciplinas, en una tendencia de investigación.
2. El siguiente paso es el proceso analítico-sintético de la información científica. Esto significa que cada grupo de datos registrados en un documento científico se analiza desde el punto de vista de su contenido, mientras el documento se analiza desde el punto de vista de su forma. Los resultados de dichos análisis se anotan o sintetizan brevemente con ayuda de una notación especial, desarrollada a los efectos de la información científica, y basada en palabras del lenguaje natural, letras, cifras, fórmulas, tablas y diagramas. La información así procesada se torna adecuada para los subsiguientes pasos de su almacenamiento, recuperación y utilización en el trabajo científico.
3. La siguiente etapa es la de almacenamiento a largo plazo de la información científica. Sus objetivos son garantizar que los datos recolectados ocupen en el almacén el menor espacio posible, y que los medios que están registrados ofrezcan un largo período de almacenamiento y que puedan disponerse en un sistema ordenado que permita la rápida y fácil recuperación de todos los datos relevantes.
4. La recuperación de información -aspecto importantísimo del trabajo informativo- consiste en una serie de operaciones lógicas que garanticen la localización de la información que el científico necesita. Cualquier procedimiento usado para llevar a cabo esta tarea debe ser tal que permita, en cualquier momento, recuperar de una colección de datos solamente aquellos que proporcionen la respuesta directa a la pregunta formulada por cualquier miembro de la comunidad de usuarios.
5. La tarea de diseminación de la información científica nace como consecuencia de que los resultados de cada uno de los procesos anteriores y la recuperación de la información pueden presentar simultáneamente interés capital para un elevado número de científicos y técnicos. Los documentos científicos (o las partes de estos) que contengan información relevante deben ser reproducidos de modo que se obtenga un número suficiente de copias idénticas, con miras a su rápida diseminación entre todos los interesados.
6. Finalmente, para las actividades científico-informativas no deja de ser importante el uso que se haga de sus resultados. Por esta razón, los objetivos de esas actividades incluyen la popularización de los logros de la ciencia y la tecnología y de las más eficientes técnicas de manejo de documentos científicos y técnicos; del estudio de la eficiencia en la utilización de dichos documentos, así como del impacto causado por el trabajo informativo en la ciencia, la tecnología, y la economía, nacionales en su conjunto.
El cumplimiento de las tareas necesarias y de sus correspondientes etapas de trabajo reclama la elaboración de la teoría, metodología y organización, así como los medios técnicos de la actividad científico-informativa. Estas funciones constituyen la materia de una nueva disciplina científica a la que podemos denominar “informática”.

Conceptos básicos: “información” e “información científica”, de los que se derivan: “actividades científico-informativas”, “informática”, “trabajador de la información” y “especialista en información”.

1- Información es cierto conocimiento, la totalidad de ciertos datos y hechos conocidos. En un sentido amplio, filosófico, la información puede definirse como el contenido de la relación entre objetos materiales que se interaccionan, la relación de los cuales se manifiesta en un cambio de estado de esos objetos. Objetos materiales que pueden dividirse en orgánicos, inorgánicos y pensantes (humanos). Se distinguen tres clases de información: elemental, biológica y lógica (semántica). La información lógica es propia solo de la sociedad humana y su contenido son ideas e imágenes. La información semántica se lleva a cabo por medio de la palabra hablada y escrita.
2- Información científica es la información lógica que, obtenida en el proceso de cognición, refleja adecuadamente las leyes del mundo objetivo y se utiliza en las actividades socio históricas.
El término “información científica” será considerado, por lo tanto, como genérico: el atributo “científica” no significa en modo alguno, que esa información tenga que ser resultado de una actividad netamente científica. Los conceptos específicos serán determinados por las diferentes disciplinas científicas –información biológica, física, química, etc.-, y por las ramas de las actividades prácticas –información técnica, agrícola, médica, política, administrativa, etc.-
3- Las actividades científico-informativas constituyen una parte especial del trabajo científico, la cual ha sido aislada en el curso de la división social de este trabajo. Su objetivo es proporcionar a los científicos y a los trabajadores prácticos toda la información que necesitan, por medio de la acumulación, el proceso analítico-sintético y lógico, y el almacenamiento, recuperación y diseminación de la información científica.
4- Un especialista en una rama de la ciencia o la actividad social, cuya única ocupación sea el trabajo de información, se llama, usualmente, trabajador de la información. Algunas funciones y procesos de la actividad científico-informativa son análogas al trabajo de biblioteconomía y bibliográfico, que es conocido desde hace miles de años. Se cree que las actividades científico-informativas surgen para reemplazar a la función bibliotecaria, ya que, según se pretende, las bibliotecas no están capacitadas para servir a la ciencia en la actualidad. Se advierte aquí, que la mencionada creencia es demasiado simplista, razón por la cual no es del todo verdadera. Las actividades científico-informativas van a comprender, en primer lugar, esa parte del trabajo científico que, en tiempos pasados, realizaba cada sabio por su cuenta. Por supuesto, los científicos y los técnicos han hecho uso de la ayuda de las bibliotecas y de la bibliografía desde hace mucho. A medida que se desarrollan las actividades científico-informativas, esa ayuda aumenta en alcance y se torna más compleja. Estos son aspectos de los trabajos bibliotecarios y bibliográficos que han conservado su importancia en la satisfacción de las necesidades de información de los científicos.
5- La informática es una disciplina científica que investiga la estructura y propiedades (no el contenido específico) de la información científica, además de las regularidades del trabajo científico-informativo, su teoría, historia, metodología y organización. El objetivo de la informática consiste en desarrollar métodos y medios óptimos de presentación, registro, acumulación, procesamiento analítico-sintético, almacenamiento, recuperación y diseminación de la información científica. La informática trata de la información semántica, pero no abarca la estimación cualitativa de esa información. Dicha estimación debe realizarse sólo por especialistas en las ramas específicas de la actividad científica y práctica. Debemos mencionar que el término “informática” es bastante nuevo y no ha recibido todavía su reconocimiento general. “Documentación” es el más común propuesto por Paul Otlet, reconocido científico belga, para designar la actividad específica de colectación, procesamiento, almacenamiento, recuperación y diseminación de documentos para diferenciarla de la biblioteconomía y bibliografía. En 1934, el término se utilizó para denominar al Institut International de Documentation, organizado sobre las bases del Institut International de Bibliographie que había sido establecido en 1895. También se utilizó en 1937 en la denominación de su sucesor, la federation Internationale de Documentation. En la literatura especializada soviética se usa con bastante frecuencia un término conexo: “documentalística”. Ambos términos –“documentación” y “documentalística”- son inadecuados, porque ponen énfasis en los documentos, mientras la materia objeto del estudio de la disciplina de que se trata es la estructura y propiedades de la información científica. Tampoco es adecuado el término “teoría de la información científica” que es también utilizado a veces con ese significado, ya que la disciplina comprende no sólo la teoría, sino además la metodología, historia y organización; lo que se entiende por “información científica” en ese término es, en realidad, la “actividad científico informativa”. Todas estas razones llevan a presentar el término nuevo “informática”. A los especialistas en esta nueva disciplina –informática- se sugiere llamarlos “científicos de la información”.

Interrrelaciones de la informática con otras disciplinas

La informática, disciplina científica recién surgida, se basa en muchas otras y hace uso de los métodos de éstas:
1. Teoría matemática de la información, es la medida numéria de la cantidad de información y su principal objetivo es investigar el proceso de transmisión de información a través de un canal de comunicación. Se utiliza el razonamiento estadístico y excluye totalmente el contenido o valor semántico de los mensajes recibidos.
2. Cibernética que se define como la ciencia “de las formas de percepción, almacenamiento y uso de la información en máuinas, organismos vivos, y asociados de estos”. Soluciones eficaces se encuentran actualmente a los principales problemas de informática – recuperación y procesamiento lógico de información científica mediante las computadoras digitales o dispositivos cibernéticos.
3. Semiótica o teoría general de los sistemas simbólicos, se desarrolla generalmente en la zona de contacto interfacial entre la lógica matemática y lingüística estructural. Algunos temas estudiados por la semiótica incluye aspectos de la informática, como los principios de construcción de lenguajes artificiales, procedimientos para trasladar de un lenguaje natural a uno artificial y viceversa, sistema de notación utilizados para registrar información científica de las distintas disciplinas.
4. Lingüística que se ocupa del estudio de las regularidades de la evolución de los lenguajes naturales, comparte muchos elementos comunes con la semiótica respecto del problema de la traducción mecánica, problema de gran importancia para la informática.
5. Psicología, y en particular sus tendencias recientes –la psicología industrial- pone a disposición de la informática métodos de investigación muy valiosos para indagar las formas óptimas de la información científica, técnicas de lectura eficientes, construcción de sistemas hombre/máquina y gran cantidad de otros problemas asociados a los aspectos humanos de las actividades científicas.
6. Biblioteconomía, que estudia la esencia, organización y métodos del uso público de los registros escritos e impresos, mantiene lazos históricos con la informática.
7. Bibliografía es “la rama del conocimiento y de la actividad práctica que tiene como objeto el registro, descripción, clasificación y análisis cualitativo de publicaciones y la compilación de diversos medios auxiliares que ayudan a orientarse en la literatura general, a popularizarla y promover su utilización eficiente. Proporciona información en registros escritos e impresos a los científicos y a toda clase de técnicos.
8. Bibliología es una disciplina amplia que estudia los registros impresos y escritos en sus aspectos teóricos e históricos. Muchos aspectos de la bibliología son significativos para la informática: historia del libro; estadística libresca; arte publicitario (aspectos teóricos y prácticos de redacción); industria de las artes gráficas.
9. Ciencia de la ciencia (organización del trabajo científico) es una disciplina científica reciente que investiga las regularidades del desarrollo de la ciencia y elabora los principios de organización, planificación, financiamiento y administración de la ciencia. Los problemas explorados por la ciencia de la ciencia son importantes para la informática, como los problemas del sistema óptico de publicaciones científicas; el progreso de la eficiencia del trabajo científico; el pronóstico de desarrollo de la ciencia, determinación de su nivel y ritmo de desarrollo y muchos otros.
10. Ciencia tecnológica que se encarga de elaborar nuevos medios técnicos, condición sine qua non del mejoramiento de la eficiencia de las actividades informativas. Algunas de las ramas de la ingeniería que se utilizan para elaborar los mecanismos especiales de información son la microfotografía y el registro de distintos medios magnéticos para el almacenamiento a largo plazo de información científica. La fotográfica, la ingeniería eléctrica, óptica y electrónica participan en los esfuerzos para resolver el problema. Se han alcanzado éxitos notables en las técnicas de reprografía de los documentos científicos. Algunos procesos nuevos, como la electrografía, aumentan considerablemente la eficiencia de la diseminación de información. Respecto a la recuperación y almacenamiento de la información, las computadoras digitales tienen gran importancia. Los ingenieros se esfuerzan actualmente en la construcción de dispositivos especializados de entrada y salida para las computadoras, con la finalidad de prepararlas para la automatización de las principales tareas del trabajo científico-informativo.
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Conclusión
El concepto de conocimiento, como un tipo de reflejo específico y superior, se formó como resultado del análisis gnoseológico, de la comprensión del conocimiento como proceso reflejo. El concepto de información científica derivó del enfoque cibernético-comunicacional en la ciencia, y gracias al desarrollo de la actividad científico informativa, Mijailov AI y Guiliarevskii RS afirman que “la actividad científico informativa constituye una parte del trabajo científico, que se aisló en el curso de la división social del trabajo. Su objetivo es proporcionar a los científicos y a los trabajadores prácticos toda la información que necesiten, por medio de la acumulación, el procesamiento analítico sintético y lógico, el almacenamiento, la recuperación y la diseminación de la información científica”.
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LOS INGENIEROS Y LA INFORMACIÓN

FRANCOIS POINCARÉ

La información para el ingeniero y para la empresa. La informática como ayuda para la información del ingeniero

La información constituye una herramienta de trabajo que contribuye a resolver los problemas que se le plantean al ingeniero; es además un instrumento de formación que le permite mantenerse al día con el progreso técnico y científico. Además, para la empresa representa un capital de materia gris que es preciso administrar al igual que otros recursos. Es asimismo un factor de intercambio entre los integrantes de la empresa, donde la comunicación interna debe organizarse para aprovecharla.
La informática (automatización, mecanización) no crea información sino que permite a los que saben utilizarla – y solo a ellos – procesar y manejar la información disponible. Sin embargo, no se trata de un procesamiento que consiste simplemente en apretar botones; el ingeniero debe analizar cada problema para determinar qué información le permitirá resolverlo. Por lo general, no llegará de inmediato a una verdadera solución, sino que hallará elementos o ideas utilizables en toda una serie de documentos dispersos. La informática le permite el acceso a documentación proveniente del mundo entero, lo ayuda a establecer correlaciones, analizar tendencias. Los ingenieros tendrán que modificar mucho sus hábitos, sobre todo sus métodos de búsqueda de datos, pero el uso de la computadora no altera básicamente la índole de la información que necesitan.
Hoy en día, la profesión de ingeniero consiste, fundamentalmente, en tratar de llenar las necesidades de los hombres y de la sociedad. El ingeniero debe movilizar conocimientos cada vez más amplios, complejos y diversificados, transformarlos en productos, procesos o servicios, y cotejar los resultados obtenidos con las expectativas, aspiraciones y necesidades de la sociedad. Para cumplir esa tarea, recurrirá a sus conocimientos (información adquirida y asimilada), pero en la mayoría de los casos requerirá además información suplementaria.

Lo que la información representa para el ingeniero y la empresa

El ingeniero necesita informaciones científicas y técnicas que dependen de la índole de su propia formación, pero, lo cierto es que el ingeniero se encuentra situado en el centro mismo de la comunicación dentro de la empresa. De esta manera representa los conocimientos científicos y técnicos y deberá asegurar la integración de dichos aspectos y de los principios normativos con el resto de las actividades de la empresa, con las áreas sociales, comerciales, administrativas, jurídicas, etc.; por lo tanto, sus necesidades informativas abarcan todo el conjunto de las necesidades de la empresa, que representan características diversas según su finalidad.

La información como herramienta de trabajo

La información le permite al ingeniero hacer un relevamiento de los conocimientos útiles para la solución de los problemas que se le plantean. El ingeniero deberá apoyarse en informaciones externas para completar sus propios conocimientos, en función de la tarea a cumplir y de lo que se haya avanzado; deberá tener en cuenta los últimos descubrimientos en la materia y las estadísticas más recientes, proyectándolas hacia el futuro (innovación, prospectiva), pero sin olvidar la situación de su propia empresa y del ambiente general que la rodea. Sólo habrá de basarse en datos confiables, informaciones que merezcan credibilidad o le ahorren tiempo. Con frecuencia el ingeniero preferirá consultar con sus colegas antes de dirigirse a los centros de documentación o bibliotecas, porque hablan el mismo idioma que él, están a su nivel y poseen informaciones similares a las que está buscando. Sin embargo, el ingeniero tendrá que recurrir a la documentación, esperando hallar en ella datos confiables que le permitan acceder a los conocimientos más actualizados.
Se debe puntualizar que, si bien el ingeniero es un consumidor de información como herramienta de trabajo, deberá ser también, y muy especialmente, generador de ese tipo de datos, aunque solo fuere para asegurarse que la información almacenada esté de acuerdo con sus necesidades reales. Se trata de un papel importante que el ingeniero actualmente no cumple en su totalidad.






La información como instrumento de formación
En el curso de subida profesional, el ingeniero debe mantenerse al día con el progreso, ampliar sus conocimientos iniciales sin limitarse a las necesidades de una tarea específica. Va así acumulando conocimientos que, dado el caso, podrá utilizar con ulterioridad. A tal efecto debe realizar una selección atinada y compleja, la que dependerá de su nivel profesional y de sus preocupaciones, ya que la información debe ser para él de carácter asimilable y complementaria de sus necesidades actuales. La información constituye entonces un instrumento de cultura, de mantenimiento y perfeccionamiento de los conocimientos y capacidad profesionales. Por lo tanto, dentro de la empresa, le corresponde al ingeniero llevar un inventario de esos conocimientos útiles, conservarlos y difundirlos para que puedan ser aprovechados.

Función de la informática para el ingeniero

La informática, las computadoras, no generan o crean información, sino que permiten, a aquellos que saben utilizarlas, manejar y procesar la información disponible. El ingeniero deberá analiza el problema que se le plantea y establecer qué información le hace falta para seguir avanzando hacia la solución.
Una vez que el ingeniero ha establecido qué información necesita, debe saber donde encontrarla. En general, en los bancos de datos no encontrará la solución, sino elementos sueltos en documentos diversos que podrán ayudarle a adelantar en su camino o alguna idea que le sea útil. En conclusión, cuando se trata de innovaciones, jamás podrá esperar una solución a su medida, sino que deberá realizar una búsqueda en amplitud. Es preciso reconocer que la tecnología es menos fácil de traducir en lenguaje de computadora que la ciencia. Por otra parte, los logros y trabajos de los ingenieros no ingresan mayormente en los bancos de datos a menos que ya sean conocidos fuera de sus respectivas empresas.
Estas dificultades materiales e intelectuales son a menudo causa de decepción, desaliento por no haber hallado la información buscada o encontrarse con datos contradictorios entre los cuales no es posible elegir, puesto que no se detallan con suficiente claridad las condiciones en que esos resultados fueron obtenidos. Esa contrariedad se ve agravada por el hecho de que la información no es accesible en forma directa, ya que los bancos de datos no ofrecen más que referencias o direcciones que pueden requerir nuevas demoras y trámites.
Por lo tanto, la teleinformática pone a disposición de los ingenieros datos o referencias de documentación procedente del mundo entero, constituye esto una oportunidad extraordinaria: la posibilidad de saber qué están haciendo los demás, determinación de tendencias, ampliación de fuentes. Una búsqueda bibliográfica llevada a cabo correctamente permite, además, reducir de antemano la compra sistemática de documentación y reducir así de antemano la compra sistemática de documentación y reducir asi la inversión documental. En el curso de la búsqueda, el banco de datos permite las asociaciones de ideas, la correlación de conceptos (que con frecuencia sirve de base a la innovación) y brinda cifras exactas cuya evolución puede seguirse en el tiempo o compararse con las de otros países en la misma época.
Es esa una vía promisoria, pero a tal efecto es necesario que el ingeniero (o un especialista en las empresas más importantes) conozca el contenido de los distintos bancos que se ofrecen y sepa como utilizarlo.
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EJEMPLO DE PROGRAMA DE ALFABETIZACIÓN INFORMACIONAL PARA LOS USUARIOS POTENCIALES INTERNOS DE LA BIBLIOTECA DEL INSTITUTO DE NEUROLOGÍA Y NEUROCIRUGÍA DE CUBA

GLORIA PONJUÁN DANTE

Métodos de enseñanza para la formación de usuarios
Los métodos deben facilitar el aprendizaje, fomentar el pensamiento crítico, la reflexión, construir sobre el conocimiento que poseen los usuarios, nuevos conocimientos; lograr la interrelación con los contenidos impartidos y los métodos para el desarrollo de habilidades. En el programa, se utilizarán diversos métodos.
Los métodos de enseñanza, según la clasificación de Svinicki y Schwartz son:8
• Instrucción y enseñanza directa: La información se controla y transmite en una sola dirección.
• Instrucción y enseñanza indirecta: El usuario controla el ritmo del aprendizaje, descubre la información por sí mismo.
Una instrucción y enseñanza semindirecta es la combinación de las dos anteriores y logra la independencia y la participación activa del usuario.

La AI dirigida a los usuarios, puede realizarse también mediante el contacto indirecto vía Web.

Algunas consideraciones para emplear el método de enseñanza indirecto vía Web son:
• Observación de las condiciones de la institución y modo de acceso.
• Horario.
• Condiciones para el acceso en la biblioteca y las distintas vicedirecciones.
• Información sobre el programa y los cursos de AI.
• Normativas institucionales para el acceso.
• Fuentes y recursos de información disponibles.
• Funcionabilidad de la intranet.
• Servicios que apoyan la formación vía Web.
• Visitas virtuales.

La metodología para evaluar a los usuarios que participan en el programa comprende las normas declaradas por la ALA y las necesidades de información según las especialidades de la comunidad de usuarios. A partir de los conocimientos recibidos en los diferentes niveles, se realizarán:
• Ejercicios prácticos sobre búsqueda en catálogos en línea y fuera de línea y diversas fuentes de información.
• Ejercicios para acceder a bases de datos como Medline, Hinari, Ebsco, SeCiMed, entre otras, y se evaluará la calidad de la información y su aplicación.
• Ejercicios para determinar diferentes servicios y el tipo de información que reciben, su relevancia.
• Explicaciones prácticas sobre lo que son los tutoriales.
• Ejercicios para acceder a la información disponible en las TICs.
• Cuestionarios de preguntas y respuestas para comprobar el cumplimiento de los objetivos.
• Demostraciones de búsquedas de información basadas en evidencias científicas
Al finalizar el curso recibido, los usuarios deben elaborar un artículo científico a partir de las búsquedas realizadas y establecer explícitamente los conocimientos y las habilidades adquiridas.
Recursos humanos
Quienes impartan los cursos deben cumplir con los siguientes requisitos:
• Poseer habilidades para la enseñanza y el trato con las personas.
• Conocer las necesidades de información de los usuarios y el resultado del diagnóstico realizado para medir el nivel de AI que poseen con vistas a introducir el desarrollo de las habilidades y competencias informacionales basadas en las normas de la ALA.
• Saber llevar el proceso de enseñanza aprendizaje de forma personalizada o en grupo.
• Integrar y aplicar las tecnologías educativas en el proceso de enseñanza aprendizaje.
• Saber utilizar los materiales educativos, los medios impresos y las TICs.
• Encontrarse actualizado en las tecnologías, los ambientes y las comunidades de usuarios.
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CONCLUSIÓN SOBRE LA CONDUCTA INFORMATIVA DE LOS FÍSICOS: UN ESTUDIO CUALITATIVO DE USUARIOS.

N. D. GÓMEZ

Se puede afirmar que las fases del proceso de investigación determinan las características del proceso de BUI (búsqueda y uso de la información). Estas determinan los rasgos distintivos de las distintas situaciones identificadas en este estudio, las que se combinan y se influyen dinámica y recursivamente. Por otra parte, dado que el proceso de investigación mismo está sujeto a condiciones socio-económicas para su realización, por transitividad el proceso de búsqueda de información también lo está.
Se desprenden de las relaciones entre situaciones de BUI y conducta informativa las siguientes conclusiones:
 En el uso de fuentes de información los usuarios obviamente prefieren consultar todo el material desde sus escritorios y sólo recurren a la biblioteca para los casos en los que tienen que ir a buscar un artículo concreto. Es importante destacar que hay una tendencia general a saltear al bibliotecario. Se percibe a este como una interfaz para la obtención del material. Esta es la percepción que se pudo observar en los físicos, dado que ninguno de los entrevistados ha consultado a los bibliotecarios en su proceso de BUI.
 En la elección de fuentes de información , se confirma la teoría de Krikelas (1983, 19: 5-20) respecto de la preferencia de algunas fuentes sobre otras, los físicos estudiados han desarrollado una jerarquía de preferencias de los recursos de información que consultan y la ejercen permanentemente.
 Los físicos utilizan criterios estrictos de relevancia de la información en todas las situaciones de BUI.
 En lo que se refiere a elección de estrategias de organización de la información, la sistematización de la información dentro de esta comunidad ha dado muestras de esta conducta informativa. Fue un físico en Los Alamos, en el año 1991 quien inició la base de datos de pre-prints, consultada permanentemente por la comunidad. (Ginsparg, 1997: 43-58).
 Las estrategias de presentación de la información varian de acuerdo a la situacion yendo desde charlas informales hasta la publicación de un artíulo en el caso de las comunicaciones parciales hasta la tesis en la comunicación total.
 Los sentimientos varian en las distintas situaciones yendo desde la frustración a la satisfaccion, de acuerdo a los opuestos rechazos/aprobaciones y atrasos/adelantos en el proceso de invetigación. Concluyendo en que el pasaje entre opuestos, es parte de un proceso de aprendizaje.



Referencias Bibliográficas
Romanos de Tiratel, Susana. 2000. Necesidades, búsqueda y uso de la información: revisión de la teoría. En Información, cultura y sociedad. Vol.2, 9-44.
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BIBLIOGRAFÍA
1.- MIJAILOV, A. I. ; Giljarevskij, R. S. . Curso introductorio de informática y documentación . Caracas: Instituto Venezolano de la Productividad, 1974, Cap. 1


2.- GONZALEZ SUÁREZ, Enrique . Conocimiento científico e información científica: observaciones preliminares . Acimed: v.14 n. 5 Ciudad de la Habana sep.-oct. 2006
ISSN 1024-9435
[En línea] Disponible en:
http://scielo.sld.cu/scielo.php?pid=S1024-94352006000500016&script=sci_arttext
[Consultado: 13 de febrero de 2011]


3.- POINCARÉ, Francois . Los ingenieros y la información . Conferencia Anual de la Sociedad Europea para la Formación de Ingenieros, 1984

4.- VIERA VALDÉS, Lilian Rosa ; Ponjuán Dante, Gloria ; Marti Lahera, Yohannis . -Programa de alfabetización informacional para los usuarios potenciales internos de la biblioteca del Instituto de Neurología y Neurocirugía de Cuba .
[En línea] Disponible en:
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol15_05_07/aci04507.htm
[Consultado: 13 de febrero de 2011]


5.- GÓMEZ N. D. . Información, cultura y sociedad, 2001 - bl.fcen.uba.ar

[En línea] Disponible en:
La conducta informativa de los físicos: un estudio cualitativo de usuarios.
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[Consultado: 13 de febrero de 2011]