UNIVERSIDAD NACIONAL DE MAR DEL PLATA
FACULTAD DE HUMANIDADES
DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN
CARRERA: BIBLIOTECARIO DOCUMENTALISTA
CÁTEDRA: SEMINARIO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
ALUMNAS:
PAOLA VECINO: ARCHIVO DE LA CLÍNICA Y MATERNIDAD COLÓN SUBFONDO DE HISTORIAS CLÍNICAS
MARÍA MARTA SARRO BARBARINO: ARCHIVO DE LA CLÍNICA Y MATERNIDAD COLÓN SERIE DE PERSONAL
AÑO ACADÉMICO: 2010
Durante el desarrollo del presente trabajo se detallarán el propósito o misión del archivo, objetivos que se propone lograr, estrategias para alcanzarlos, los planes de acción y la forma de implementar el proyecto.
• TÍTULO DEL PROYECTO
Organización del Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas y Serie de Personal.
• MISIÓN
La misión del Archivo de Historias Clínicas y Personal de la Clínica y Maternidad Colón es facilitar el acceso a la información a todo el personal de la clínica y a usuarios externos a la misma que deseen realizar las correspondientes consultas. Se desarrolla como servicio y recurso de apoyo a los programas de docencia, investigación y extensión, a través de los datos contenidos en su fondo, como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos, que satisfaga las necesidades de los usuarios de la entidad productora que así lo requiera, en todos los aspectos de la vida humana (práctica, jurídica, administrativa) -siempre que no fuera información de acceso restringido- de la manera más rápida, completa y adecuada posible, a través de la identificación, organización y descripción del fondo, usando tecnologías de información y comunicación innovadoras, para responder oportunamente a la necesidad de sus usuarios.
• ANÁLISIS FODA
Para el diagnóstico de la Institución que se ha seleccionado, se siguió el esquema FODA, es decir que se localizaron las Fortalezas y Debilidades desde una perspectiva interna (el Archivo), y las Oportunidades y Amenazas desde una perspectiva externa (la Institución y lo externo a la misma).
Fortalezas
-El espacio destinado al Subfondo de Historias Clínicas está ubicado fuera de la institución a la que pertenece. La separación permite eliminar la confusión entre movimiento de personal y de público con respecto a las funciones del subfondo de Historias Clínicas y de la Recepción.
-El espacio destinado a la Serie de la Oficina de Personal está ubicado adentro de la institución a la que pertenece, en el lugar donde están la mayoría de las oficinas productoras de documentos.
-Las personas que manejan y tienen acceso a los archivos de gestión conocen su trabajo.
-Los documentos se ordenan respetando el orden natural del fondo
-Se cuenta con la colaboración de secretaria en la Oficina de Personal y de tres auxiliares administrativos en el Subfondo de Historias Clínicas.
Debilidades
-Falta de personal suficiente para la Oficina de Personal.
-Falta capacitación para otras personas en el área administrativa, ya que en el caso de la Oficina de Personal, solo existe una persona capacitada y su secretaria.
-Falta de personal capacitado para el Subfondo de Historias Clínicas.
-Puede haber documentación perdida.
Oportunidades
-Los servicios que brindan las oficinas productoras de los documentos son utilizados por una gran cantidad de usuarios: personal de la Clínica, médicos, enfermeros y el resto del personal profesional y en el caso del Subfondo de Historias Clínicas, pueden ser consultados por los pacientes o sus familiares directos en caso de defunción o por vías legales.
Amenazas
-Recursos Económicos insuficientes asignados por la Dirección General de la Clínica al Archivo de dicha Institución.
• METAS
- Organización del Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas y Serie de Personal.
• OBJETIVOS
- Organizar el Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas y Serie de Personal, en el plazo de seis meses, a contar de la puesta en marcha del presente plan, con el 100 % del monto otorgado por la Institución.
• ESTRATEGIAS
-El personal designado para la organización y puesta en marcha de la Serie y el Subfondo cumplirá con las acciones encomendadas en el presente plan.
-Entrevistar al Director de la Clínica a fin de obtener información acerca de la historia de la institución, estructura del organigrama, marcos legislativos y normativa que regula la actividad, funciones cumplidas por cada oficina y documentación histórica que hubiera y fuera de interés, en el plazo de quince días.
-Realizar una encuesta de identificación documental a fin de establecer los caracteres internos y externos de los documentos que produce cada oficina, en el plazo de quince días.
-Diseñar el cuadro de clasificación de todo el fondo, en el plazo de quince días.
-Determinar los elementos que constituyen cada serie y subfondo documental, en el plazo de quince días.
-Confeccionar el Repertorio General de Series, en el plazo de quince días.
-Establecer el tipo de ordenación de cada serie, en el plazo de siete días.
-Determinar la forma en que se dispondrán los documentos en las instalaciones del archivo, en el plazo de siete días.
-Diseñar Instrumentos auxiliares e instrumentos de información, tales como guías, inventarios, índices, en el plazo de un mes.
-Analizar los valores primarios y secundarios de los documentos y las fechas de permanencia en los archivos del sistema y confeccionar el cuadro de valoración y selección, en el que conste los plazos de transferencia, de conservación y eliminación, en el plazo de un mes.
-Transferir los documentos de los archivos de gestión a cada serie y subfondo correspondiente, completando los correspondientes inventarios de transferencia y ordenarlos en el mobiliario conforme las pautas preestablecidas, en el plazo de tres meses.
-Simultáneamente con el punto anterior, crear y armar la base de datos de cada serie y subfondo, diseñando los puntos de acceso más importantes tendientes a recuperar en forma rápida y eficaz la información.
-Diagramar un plan de conservación y preservación ante los agentes de deterioro humanos y materiales, instalaciones, materiales utilizados, etc., y establecer normas de seguridad para los documentos, en virtud del medio y posibilidades ofrecidas por el espacio, en el plazo de siete días.
-Confeccionar los modelos para el sistema de gestión de documentos adecuados para institución, en el plazo de quince días.
-Diseñar actividades de difusión y comunicación en el plazo de siete días.
-Toda esta implementación será analizada y ejecutada determinando un costo adjudicado por el director de la Clínica.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
MES/ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Designación personal x
Estudio elemento
Orgánico x
Estudio elemento funcional x
Establecimiento de las series x
Confección Repertorio Gral. De series x
Confección cuadro de clasificación x
Establecer ordenación en archivo x
Determinar la forma de instalación x
Diseñar auxiliares de información x
Analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series y confeccionar el cuadro de valoración y selección x
Transferencia de documentos de los Archivos de Gestión a los Archivos Centrales correspondientes x x x
Crear y armar la base de datos x x x
Diagramar plan conservación y preservación x
Confeccionar modelos de gestión x
Diseñar actividades difusión y comunicación x
• IMPLEMENTACIÓN
1.-DENOMINACIÓN DEL FONDO
Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas y Serie de Personal.
2.-IDENTIFICACIÓN DEL FONDO
ESTUDIO DEL ELEMENTO ORGÁNICO
1.-HISTORIA DE LA INSTITUCIÓN
Clínica Colón: una historia, un presente, un futuro
El primer testimonio histórico del predio que hoy ocupa la Clínica Colón nos lleva al año 1889, año en que la Sra. Enriqueta Iñiguez solicitaba en el Municipio “línea y nivel para edificar”. Por testimonios recogidos por el Arq. Cova, se sabe que en la esquina de Colón y 20 de setiembre comenzó a funcionar por aquella época un establecimiento denominado “el Almacén de Agüero”.
A principios del siglo XX, parte de los terrenos que hoy ocupan la Clínica Colón pertenecían a un italiano que había logrado reunir cierta fortuna: el Sr. Luis Curtis. Sus propiedades comprendían gran parte de la actual Clínica.
Concebida como una institución asistencial orientada a proteger la salud desde la maternidad y en cada paso del proceso evolutivo de las personas, Clínica y Maternidad Colón se ha instalado en el corazón de los marplatenses con cálida predilección, por estar indefectiblemente ligada a la historia afectiva de sus familias.
A mediados de los cuarenta, el vecindario de la zona que hoy ocupa la Clínica Colón estaba integrado por familias de modesta condición. Probablemente por ello las damas de las familias más adineradas de la ciudad decidieron crear las “Cantinas Maternales”, una obra de beneficencia, abrigo y asistencia para las madres y sus hijos.
En 1948 se constituyó el entonces Sanatorio y Maternidad Colón S.R.L., “con el objeto de explotar una clínica para maternidad y cirugía de mujeres”. Hacia mediados de los sesenta se produjo una reorganización estructural de la sociedad y se conformó la sociedad denominada: Colón Sociedad Anónima Asistencial. Siempre con perspectivas de crecer, los servicios centrales se adecuaban y reacondicionaban permanentemente.
Clínica y Maternidad Colón evoluciona constantemente en un importante proceso de crecimiento edilicio, que forma parte de su plan estratégico. Este proceso comenzó en 2003 y alcanzó uno de sus primeros logros un año después, con la inauguración de una sucursal en el Puerto.
Clínica y Maternidad Colón, una institución que acompaña el crecimiento de su ciudad cumpliendo ya sesenta años de permanencia en el corazón de la gente.
ORGANIGRAMA RECOMENDADO POR LAS ALUMNAS
ESTRUCTURA REPRESENTADA: ORGÁNICO FUNCIONAL
MARCOS LEGISLATIVOS Y NORMATIVAS UTILIZADAS
-Resolución S:S:S: Nº 648/1986
Art. 1º - Fijase un plazo de 15 años para la conservación de las Historias Clínicas de los distintos establecimientos privados autorizados por la Autoridad Sanitaria Nacional.
Ley 26529 - Salud Pública Derechos del Paciente en su relación con los profesionales e instituciones de la salud.
Ley 10149 – Tasas – Habilitación de hojas móviles – Ministerio de Trabajo de la Pcia de Buenos Aires:
“VISTO la presentación obrante a fs. 1 efectuada por la firma “CLINICA Maternidad Colon SAA”, con domicilio: Avda. Colón 3629 Mar del Plata por lo que se gestiona la aprobación del modelo de hojas móviles que integra el Registro Especial del Art. 52 de la Ley 20.744 (T.O.)”
Artículo 92 bis de la Ley de Contrato de Trabajo
Artículo vigente: 00272 – Seguro de Riesgo de Trabajo
Artículo 24 del Convenio Colectivo de Trabajo 122/75
Artículo 22 del Convenio Colectivo de Trabajo 122/75
Resolución S:S:S: Nro. 14/2002 de Régimen de Asignaciones Familiares.
Artículo 12, Inciso 11, Ley 24241 de jubilación, pensión, retiro o prestación no contributiva.
Estos documentos se utilizaron para la confección de este trabajo. De ellos se extrajeron todo lo referente al Archivo Subfondo de Historias Clínicas y al Archivo serie de Personal:
“Se archivará todo estado o acto administrativo que por su naturaleza traiga aparejada su conservación con el fin de actuar como respaldo y garantía de hechos y derechos.”
“Los estados administrativos serán responsabilidad de las distintas autoridades y/o personal, conforme a la naturaleza de las mismas y las competencias asignadas por esta u otra normativa de aplicación.”
ESTUDIO DEL ELEMENTO FUNCIONAL
OFICINA PRODUCTORA: Subfondo de Historias Clínicas
Se realizó una encuesta a la Jefa de Archivo Sra. Marisa Corbalán que se encuentra a cargo del Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas, quién informó sobre la documentación que recibe y a su vez produce la Institución, en especial los tipos documentales que maneja esta Oficina.
ENCUESTA DE IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL
1.-Nombre de la oficina productora: Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas.
1.1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: El orden jerárquico de las oficinas productoras principales es el siguiente: en primer lugar se ubica la Presidencia, Vicepresidencia, Dirección General, Sindicatura, Asesor Letrado y Administración.
1.2. Fecha de comienzo de funciones:
En 1948 se funda la institución y con ella el archivo de Historias Clínicas dentro del mismo edificio. Posteriormente, con el crecimiento edilicio en 2003 se traslada su ubicación actual, fuera de la institución.
1.3. Acto Administrativo:
1.4. Funciones:
Actualmente desempeña la actividad la jefa de archivo más tres auxiliares administrativos, estos últimos distribuidos en tres turnos.
Área del archivero:
“A - Sacar/archivar historias clínicas para hospitalización,
B- Sacar/archivar historias clínicas. Consultas programadas,
C- Sacar/archivar historias clínicas. Otros conceptos,
D- Sacar/archivar radiografías por todos los conceptos,
E- Recuperar/reclamar documentación fuera del archivo central,
F- Atención de peticiones urgentes (no programadas),
G- Control de archivado y búsquedas especiales.
Área administrativa:
H- Mantenimiento del fichero maestro de pacientes,
I- Mantenimiento y registro de exitus,
J- Apertura y control de nuevas historias clínicas,
K- Control y archivado de documentación de urgencias,
L- Estadísticas y control de actividad,
M- Transporte y reparto de documentación,
N- Recogida/reparto de documentación a zona de hospitalización de enfermos,
Ñ- Recogida/reparto de documentación en consultas externas,
O- Traslado de pasivos, documentación desechable y otros.”
1.5. Unidades documentales que tramita:
No tramita unidades documentales.
1.6. ¿Posee archivo de oficina?: Sí.
1.7 ¿Qué volumen documental produce anualmente?
Por su tipo de ordenación es difícil calcularlo, ya que un estante contiene Historias Clínicas de varios años mezclados. Pero se recabaron los siguientes datos:
-Son 9 armarios o estanterías que contienen entre 25 a 30 baldas, de 63 cm x 32 cm cada una.
-Se tomaron los números de expedientes realizados durante el año 2009 y dieron un total de 700 Historias Clínicas realizadas en ese año.
-Produce: 54.5 metros lineales (obtenido midiendo una pila de Historias Clínicas que contiene un estante).
2.- Documentos
2.1. Nombre de las series documentales
- Historias Clínicas
2.2. Soporte:
2.2.1. Papel: si
2.2.2. Cinta Magnética: no
2.2.3. Microfilme: no
2.2.4. Otro: ¿cuál? : Computadora, Cd’s (Buck up), acetato (radiografías).
2.3. Formato:
2.3.1. Expediente: no
2.3.2. Libro: no
2.3.3. Documento simple: no
2.3.4. Legajo: no
2.4. Forma de ordenación:
Utilizan valores numéricos por medio del sistema de Ordenación por Valor Posicional Dinámico asistido por computadora (VPD), para toda la documentación que ingrese o egrese de la oficina productora. La descripción de la operatoria es la siguiente:
ARCHIVADO (INSTALADO DE LAS CARPETAS QUE INGRESAN -nuevas- Y LAS QUE REGRESAN)
Un operador (Archivero) sentado frente a una PC, coloca a su lado una pila de carpetas a ser archivadas. Uno a uno va ingresando al sistema, los valores numéricos de cada carpeta (¿Número de Historia Clínica?), el ingreso de datos se podría realizar por lectura del código de barras de cada carpeta. Para cada uno de los valores ingresados, el SISTEMA muestra en pantalla los datos filiatorios relevantes del Usuario. Constatada la coincidencia de los datos (sistema/carpeta), el 'archivista' informa al SISTEMA de su conformidad, (una tecla asignada a esos fines o una segunda lectura del código de barras).El sistema asigna automáticamente, al registro en cuestión su nuevo "VPD" Ej: "AAM791" registrándolo junto con la fecha, hora y operador. El operador anota en la contratapa de la historia clínica el segmento numérico del VPD. (Ej: "791"), esta anotación la realiza en manuscrito, encolumnada, con números chicos, abajo de cualquiera otra anterior, pudiendo tachar la previa. La carpeta así procesada se coloca en una nueva pila al lado del operador (archivista), una tras otra repite la secuencia hasta que la nueva pila formada es llevada en ese mismo orden obtenido al extremo libre del estante en uso.
BÚSQUEDA DE CARPETAS
Naturalmente, solo el sistema, puede indicarnos para cada carpeta requerida su último valor posicional, fecha de archivado, o historial de movimientos y así proceder a su retiro definitivo.
Del mismo modo que hoy consultamos al sistema en busca del Nro. de Historia Clínica del usuario, el nuevo sistema nos deberá agregar, además, el (VPD) valor posicional de esa carpeta, un simple dato, atributo o campo más, de ese registro, como lo son: su número de documento, su domicilio, su fecha de nacimiento, etc.
DEPURACIÓN (Nuevo sistema)
Al caso, después de un cierto tiempo (años), segmentos completos de Archivo (Archivo definido como activo) podrán ser mudados en ese mismo ordenamiento a ámbitos más alejados (Archivo pasivo propiamente dicho), según criterio que definirá cada Jefe de Archivo.
-Historias Clínicas: Archivo horizontal (Armarios o estanterías) y computadora (Buck up).
2.5. Estado de conservación: buena
2.6. Copias: se realizan fotocopias para mandar a la oficina de mutuales, diariamente, y sino con previa autorización de la Dirección Médica.
2.7. Marcos legales que regulan la producción y el trámite:
-Resolución S:S:S: Nº 648/1986
Art. 1º - Fijase un plazo de 15 años para la conservación de las Historias Clínicas de los distintos establecimientos privados autorizados por la Autoridad Sanitaria Nacional.
Ley 26529 - Salud Pública Derechos del Paciente en su relación con los profesionales e instituciones de la salud.
2.8. ¿Qué oficinas tienen relación con el trámite?
Dirección Médica, Admisión, Farmacia, Radiología, Laboratorio, Mutual / Obra Social.
2.9. ¿Con qué periodicidad se produce?
2.9.1. Diaria: si
2.9.2. Semanal: no
2.9.3. Mensual: no
2.9.4. Otra: no
3. Consultas
3.1. ¿Quiénes consultan la documentación producida?
3.1.1. Otras oficinas: si, Dirección Médica, Admisión, Farmacia, Radiología, Laboratorio, Mutual / Obra Social.
3.2.1. Otras entidades: no, excepto con previa autorización de la Dirección Médica.
3.1.3. Ciudadanos: si, los médicos y extraordinariamente otras personas por juicios con previa autorización de la Dirección médica.
4. Transferencias
4.1. ¿La documentación que producen ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?: no.
4.1.1. Central:
4.1.2. Histórico:
4.2. ¿Con qué periodicidad se producen?
4.3. ¿En el Archivo Central la oficina sigue consultando la serie documental?: no
4.4. ¿Con que frecuencia?
4.5. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de la documentación?: la oficina es pequeña, poca ventilación y se necesitará a futuro un ambiente más amplio para conservar la documentación.
Observaciones:
Funcionario entrevistado: Archivera.
Nombre y cargo: Marisa Corbalán, Jefa del archivo.
Encuestador: Paola Vecino.
Cuadro de Clasificación:
Nº SECCIÓN SERIE ORDEN VIGENCIA
ADMINIS-
TRATIVA CUSTO-DIA MUES-
TREO
1 Dirección General
1.A Sindicatura 1
1.B Asesor legal 1
1.1 Director Médico
1.1.1 Administración
1.1.2 Farmacia
1.1.3 Radiología
1.1.4 Laboratorio
1.1.5 Mutual / O. S.
1.1.6 Biblioteca
1.1.7 Archivo de Historias Clínicas Historias Clínicas NUMÈRI-CO PERMA-NENTE GUARDA PERMA-NENTE 100 %
1.2 Director Financiero
1.2.1 Administración
1.2.2 Contaduría
1.2.3 Personal
REPERTORIO GENERAL DE SERIES.
PRIMERA TRANSFERENCIA
No se realiza Primera Transferencia. Pero sería lo correcto que pase al Archivo Central, ya que se encuentra en el Archivo de Gestión.
ORGANIZACIÓN DEL FONDO
TIPO DE ORDENACIÓN DE LAS SERIES
_Las Historias Clínicas se instalan por la Ordenación por Valor Posicional Dinámico asistido por computadora (VPD), utilizando valores numéricos (la descripción de la operatoria se encuentra explicada en el punto 2.4).
FORMA DE INSTALACIÓN DE LAS SERIES
Las Historias Clínicas serán ubicadas en los estantes de los armarios según la Ordenación por valor posicional dinámico asistido por computadora (VPD), explicada en el punto 2.4.
SEGUNDA TRANSFERENCIA
No se realiza la segunda transferencia por no tener Archivo Histórico.
DESCRIPCIÓN
INSTRUMENTOS DE INFORMACIÓN
_ No utilizan instrumentos de descripción en formato papel, como ser: guías, catálogos, inventarios, etc. Todos ellos se encuentran en la computadora, a la cual, no se tiene acceso. Además, se utiliza una cartelera, donde pinchan papeles con las demandas pertinentes, a modo de ayuda.
DESCRIPCIÓN SEGÚN LAS NORMAS ISAD (G) E ISAAR CPF
Áreas descriptivas:
1. Área de identificación
2. Área de contenido informativo
3. Área de accesibilidad
4. Área de materiales relacionados
5. Área de documentación relacionada
6. Área de notas.
NIVEL FONDO DEL ARCHIVO
1.- Área de identificación de la unidad archivística:
a. Signatura
- Identificación país según normas ISO 3166
- Código del archivo
- Signatura de la unidad descrita
AR – B.A.MDP – 023CLICOLON
b. Título: Archivo de la Clínica y Maternidad Colón. Ciudad de mar del Plata.
c. Fecha de producción: 1948
d. Nivel de descripción: Subfondo, porque este debe establecerse con criterios orgánicos-funcionales. Además, es un conjunto de documentos de un fondo producido por una unidad administrativa subordinada, que posee cierto grado de autonomía.
e. Volumen de documentación: 54.5 m.l. (9 Armarios o estantes archiveros)
2.- Área de contenido
a. Historia administrativa de la entidad productora
No se obtuvo historia específica del subfondo.
b. Sistema de organización interna: según la Ordenación por valor posicional dinámico asistido por computadora (VPD), derivado de las funciones del organismo productor: la Clínica y Maternidad Colón.
c. Resumen de contenido:
3.- Área de accesibilidad
a. Lengua y tipo de escritura: en español.
b. Condiciones de accesibilidad:
Los documentos contenidos en el subfondo son exclusivamente de consulta para el personal de la institución y sus pacientes.
c. Instrumentos de descripción disponibles: inventario del Archivo de la clínica y Maternidad Colón.
4.- Área de materiales relacionados:
Documentación complementaria: este subfondo se complementa con la documentación generada por la Oficina de Personal y otros documentos de relevancia que conforman el Archivo de la Institución.
5.- Área de notas:
Nota informativa: las partes más antiguas del archivo se encuentran en otra oficina contigua.
VALORACIÓN Y SELECCIÓN
1.- Analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales
Valores primarios: son los documentos que están en el archivo de gestión para la consulta inmediata y constante, y que no han perdido el principio de continuidad de consulta, haya o no terminado el trámite. Posteriormente los documentos se pueden transferir a una guarda precaucional a un archivo de concentración, transformándose los valores de los documentos en secundarios.
No se encontraron documentos pertinentes.
Valores secundarios: estos valores se refieren a los documentos que han terminado su vigencia operativa porque han concluido su trámite, es decir, ha caducado el tiempo determinado por los actores del trámite o el texto no tiene fuerza obligatoria desde el punto de vista administrativo, fiscal o legal, aunque sigue siendo testimonio de una acción.
Las siguientes unidades documentales serán retenidas en el Archivo Central en los términos que se detallan:
Historias Clínicas: de diez a quince años, ó por defunción del paciente.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: Subfondo de Historias Clínicas
CO-
DI-
GO
SEC-
CION TIPOS DOCUMENTALES RETEN-
CION DISPO-
SICIÓN
FINAL
PROCEDIMIENTO
1.1.7 Historias Clínicas
A.G.
P A.C.
C.T. O
X C F
Se ubican en los armarios o estanterías según la Ordenación por valor posicional dinámico asistido por computadora (VPD),
Convenciones:
AG: Archivo de Gestión CT: Conservación Total O: Original
AC: Archivo Central S: Selección E: Eliminación
Fecha: 28/10/10
GESTIÓN DOCUMENTAL
Detallar la ejecución de los principales módulos de un sistema de gestión de documentos adecuado para la Institución :
ACTIVIDAD DE DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN NRO.1
COMUNICADO GENERAL
ARCHIVO DE LA CLÍNICA Y MATERNIDAD COLÓN
SUBFONDO DE HISTORIAS CLÍNICAS
El Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Subfondo de Historias Clínicas es la unidad encargada de la organización, conservación y servicio del conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por la Institución, o por los miembros de su comunidad, en el ejercicio de sus funciones, al servicio de su utilización para la gestión administrativa y la información sobre los pacientes de la misma.
Las funciones principales del Servicio son:
• La organización, coordinación y dirección del archivo.
• La reunión, identificación, estudio y valoración de las series documentales producidas por el mismo.
• La elaboración de normas específicas para cada serie documental, con el fin de establecer los períodos de permanencia en el archivo y los plazos de conservación y accesibilidad.
• El control de las transferencias, las eliminaciones y los plazos de reserva de consulta por parte de los ciudadanos.
Se invita a todas las personas que necesiten consultar legajos de pacientes, se contacten con el mismo a la Biblioteca de la Clínica y Maternidad Colón, para una visita guiada.
Los datos de contacto son:
Personalmente: de lunes a viernes de 9 a 16 horas.
Por teléfono: Tel/Fax: (0223)-499-2604/492-4447.
Por Página Web: www.clínicacolon.com.ar/
ESTUDIO DEL ELEMENTO FUNCIONAL
OFICINA PRODUCTORA: Serie de Personal
Se realizó una encuesta al coordinador de recursos humanos Sr. Ariel Carlos Arricar que se encuentra a cargo de la Oficina de Personal de la Clínica y Maternidad Colón, quién informó sobre la documentación que recibe y a su vez produce la Clínica, en especial los tipos documentales que maneja esta Oficina.
ENCUESTA DE IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL
1.-Nombre de la oficina productora: Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Serie de Personal
1.1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: el orden jerárquico de las oficinas productoras principales es el siguiente: en primer lugar se ubica la Directora General, Director Financiero, Administración, Contaduría y Personal.
1.2. Fecha de comienzo de funciones: se formó en el año 1994 por el Jefe de Personal y actualmente trabaja con él su secretaria.
1.3. Acto Administrativo:
1.4. Funciones: “Son funciones del Jefe de Personal:
a) Formar parte del equipo de la Oficina de Personal
b) Recibir, dar trámite y realizar el control de la gestión de las cuestiones administrativas ante las autoridades competentes.
c) Organizar, conservar y supervisar los estados administrativos del Servicio.
d) Archivar recibos de sueldo por triplicado, para control del ANSES. Debe ser rubricado por el Ministerio de Trabajo. Confeccionar junto con ellos, legajos de personal.
1.5. Series Documentales que tramita la oficina:
-Serie de Personal
1.6. ¿Posee archivo de oficina?: si
1.7 ¿Qué volumen documental produce anualmente?
Trescientos empleados en dos cajoneras de cuatro cajones de 70 cm x 48 cm.
2.- Documentos
2.1. Nombre de las series documentales
-Correspondencia
-Formulario de asistencia diaria del personal. Altas.
-Legajos de personal
-Libros de sueldos
2.2. Soporte:
2.2.1. Papel: si
2.2.2. Cinta Magnética: no
2.2.3. Microfilme: no
2.2.4. Otro: ¿cuál? : Backup.
2.3. Formato:
2.3.1. Expediente: no
2.3.2. Libro: si
2.3.3. Documento simple: si
2.3.4. Legajo: si
2.4. Forma de ordenación: ALFABÉTICA.
- Correspondencia: biblioratos
- Formulario de asistencia diaria del personal: biblioratos
- Legajos de personal: archivo vertical
- Libros de sueldos: libro
2.5. Estado de conservación: buena
2.6. Copias: no se realizan
2.7. Marcos legales que regulan la producción y el trámite:
Artículo 92 bis de la Ley de Contrato de Trabajo
Artículo vigente: 00272 – Seguro de Riesgo de Trabajo
Artículo 24 del Convenio Colectivo de Trabajo 122/75
Artículo 22 del Convenio Colectivo de Trabajo 122/75
Resolución S:S:S: Nro. 14/2002 de Régimen de Asignaciones Familiares.
Artículo 12, Inciso 11, Ley 24241 de jubilación, pensión, retiro o prestación no contributiva.
2.8. ¿Qué oficinas tienen relación con el trámite?
Dirección General y Oficinas de Personal
2.9. ¿Con qué periodicidad se produce?
2.9.1. Diaria: si
2.9.2. Semanal: no
2.9.3. Mensual: si
2.9.4. Otra: no
3. Consultas
3.1. ¿Quiénes consultan la documentación producida?
3.1.1. Otras oficinas: si, Dirección General, Director Administrativo y Oficina de Personal.
3.2.1. Otras entidades: no, excepto cuando se realizan consultas sobre el personal de otras empresas en las que ingresen exempleados
3.1.3. Ciudadanos: si, empleados y directivos de la Clínica.
4. Transferencias
4.1. ¿La documentación que producen ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?: si, porque se envían al Archivo Histórico los legajos del personal que ya no trabaja en la Clínica y solo queda en el Archivo de Gestión la documentación del personal trabajando.
4.1.1. Central: si
4.1.2. Histórico: no
4.2. ¿Con qué periodicidad se producen?: cada vez que un empleado deja de trabajar en la Clínica.
4.3. ¿En el Archivo Central la oficina sigue consultando la serie documental?: si
4.4. ¿Con que frecuencia?: cuando algún empleado posee alguna instancia legal o se piden referencias de otras empresas.
4.5. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de la documentación?: la oficina es pequeña y se necesitará a futuro un ambiente más amplio para conservar la documentación.
Observaciones:
Funcionario entrevistado: Ariel Carlos Arricar
Nombre y cargo: Coordinador de Recursos Humanos
Encuestador: María Marta Sarro Barbarino
Organización del fondo
Cuadro de clasificación de Serie de Personal:
Ordenación numérica
Nº SECCIÓN SERIE ORDEN VIGENCIA
ADMINIS-
TRATIVA CUSTO-DIA MUES-
TREO
1 Dirección General
1.A Sindicatura 1
1.B Asesor legal 1
1.1 Director Médico
1.1.1 Administración
1.1.2 Farmacia
1.1.3 Radiología
1.1.4 Laboratorio
1.1.5 Mutuales / O. S.
1.1.6 Biblioteca
1.1.7 Archivo de Historias Clínicas
1.2 Director Financiero
1.2.1 Administración
1.2.2 Contaduría
1.2.3 Personal
Correspon-dencia Cronológico 1 año 4 años 100%
Formularios de asistencia diaria del personal. Altas. Cronológico 1 año Permanente 100%
Legajos de
personal Alfabético 5 años Permanente 100%
Libros de sueldos Cronológico 5 años Permanente 100%
REPERTORIO GENERAL DE SERIES
PRIMERA TRANSFERENCIA
No se realiza la primera transferencia. Pero sería lo correcto que pase al Archivo Central, ya que se encuentra en el Archivo de Gestión.
TIPO DE ORDENACIÓN DE LAS SERIES
Ordenación numérica.
FORMA DE INSTALACIÓN DE LAS SERIES
Para la ubicación de los legajos de personal, se utiliza archivadores verticales.
La correspondencia y los formularios de asistencia diaria del personal serán archivados en biblioratos, uno por cada año y cada tipo documental.
Los libros de sueldos poseen una encuadernación propia, gracias a la cual pueden ser acomodados en estanterías con identificaciones en su tomo.
Los biblioratos tendrán rótulos autoadhesivos ara su individualización.
Los archivadores verticales dispondrán de llave para seguridad de la documentación.
Las carpetas en el archivador o sistema de conservación estarán organizadas de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo.
Los archivadores son sistemas de almacenamiento que permiten la conservación, seguridad y buen manejo de los documentos, por lo tanto no deberán guardarse en ellos elementos que no cumplan esta función, tales como papelería, implementos de oficina, equipos, impresoras, etc.
SEGUNDA TRANSFERENCIA
No se realiza la segunda transferencia por no tener Archivo Histórico.
DESCRIPCIÓN
INSTRUMENTOS DE INFORMACIÓN
No hay inventario ya que la Serie de Personal es Archivo de Gestión. Hay Base de Datos.
SERIE DE PERSONAL DE LA CLÍNICA COLÓN
NOMBRE DE LA OFICINA: oficina de personal
Correspondencia
NRO DE REGISTRO
CÓDIGO DE LA
SECCIÓN
TIPO DE
MATE-
RIAL
TIPO DE
DOCUMENTO
FECHA
INICIAL
FINAL
NRO DE FOLIOS
26 1.2.3 Biblio-
rato Correspondencia 2000
625-785
27 1.2.3 Biblio-
rato Correspondencia 2003 786-898
28 1.2.3 Biblio-
rato Correspondencia 2004
899-1180
29
Resumen: Total carpetas 5 Total folios 725 Firma:
1.2.3 Biblio-
rato Correspondencia 2009 1181-1350
SERIE DE PERSONAL DE LA CLÍNICA COLÓN
NOMBRE DE LA OFICINA: oficina de personal
Formularios de personal
NRO DE REGISTRO
CÓDIGO DE LA
SECCIÓN
TIPO DE
MATE-
RIAL
TIPO DE
DOCUMENTO
FECHA
INICIAL
FINAL
NRO DE FOLIOS
56 1.2.3 Biblio-
rato Formul
Personal. Altas 2000 2695-2996
2997-3226
3227-3306
3307-3569
57 1.2.3 Biblio-
rato Formul
Personal. Altas
2009 3570-3609
Resumen:
Total carpetas 5Total folios 914
Firma jefe archivo: --------------------------------------------------------------
SERIE DE PERSONAL DE LA CLÍNICA COLÓN
NOMBRE DE LA OFICINA: oficina de personal
Legajos de personal
NRO DE REGISTRO
CÓDIGO DE LA
SECCIÓN
TIPO DE
MATE-
RIAL
TIPO DE
DOCU-
MENT0
FECHA
INICIAL
FINAL
NRO DE LEGAJO
17 1.2.3 Archivo
vertical Legajos 1996
2698-2913
2914-3236
3237-3564
3565-3816
18 1.2.3 Archivo
vertical Legajos 2009 3817-4119
Resumen: Total cajones de archivo vertical 5
Total legajos: 1691
Firma jefe archivo: --------------------------------------------------------------
SERIE DE PERSONAL DE LA CLÍNICA COLÓN
NOMBRE DE LA OFICINA: oficina de personal
Libros de sueldos
NRO DE REGISTRO
CÓDIGO DE LA
SECCIÓN
TIPO DE
MATE-
RIAL
TIPO DE
DOCU-
MENT0
FECHA
INICIAL
FINAL
NRO DE ACTAS
30 1.2.3 Libros Libros de Sueldos 1996
1-150,154,160,177
31 1.2.3 Libros Libros de Sueldos 2009 1-165
Resumen: Total libros 5
Total actas: 1847
Firma jefe archivo: --------------------------------------------------------------
DESCRIPCIÓN SEGÚN LAS NORMAS ISAD (G) E ISAAR CPF
Áreas descriptivas:
• Área de identificación
• Área de contenido informativo
• Área de accesibilidad
• Área de materiales relacionados
• Área de documentación relacionada
• Área de notas.
NIVEL FONDO DEL ARCHIVO
1.-Área de identificación de la unidad archivística
a. Signatura
- Identificación país según normas ISO 3166
- Código del archivo
- Signatura de la unidad descrita
AR – B.A.MDP – 023CLICOLON
b. Título: Archivo de la Clínica y Maternidad Colón. Ciudad de mar del Plata.
c. Fecha de producción: 1948
d. Nivel de descripción: Se denomina serie porque es un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento. Es serie paralela porque materializa actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestión de personal) y que, en consecuencia, se produce por la oficina que en este organismo tiene ese cometido. En la fase de valoración, serán objeto de estudio global debido a su homogeneidad informativa.
e. Volumen de documentación: 20m.l. (40 cajones archiveros)
NIVEL OFICINA DE PERSONAL
I.- Área de identificación de la unidad archivística:
a. Signatura
- Identificación país según normas ISO 3166
- Código del archivo
- Signatura de la unidad descrita
AR – B.A.MDP – 023CLICOLON08
b. Título a nivel de sección
Oficina de Personal de la Clínica y Maternidad Colón
c. Fecha de producción: 1948
d. Nivel de descripción: Sección Oficina de Personal
e. Volumen de documentación: 10 m. l. (20 cajones archiveros
II.- Área de contenido
a. Historia administrativa de la entidad productora
La Oficina de Personal de la Clínica y Maternidad Colón comienza a funcionar en 1648, es decir, el mismo día de la creación de la Clínica, ya que con la formación de la misma se designa una Oficina de Personal, para el correcto desempeño del mismo.
b. Sistema de organización interna: los documentos mantienen el orden original, derivado de las funciones de la Oficina de Personal de la Institución.
c. Resumen de contenido
La Oficina de Personal de la Clínica y Maternidad Colón conserva la documentación generada en sus funciones desde el año de su creación en 1948, es decir, legajos de personal, correspondencia, formularios de personal y libros de sueldos.
Muchos de los empleados deben recurrir a esta documentación para trámites que conciernen a su desempeño laboral.
III.- Área de accesibilidad
a. Lengua y tipo de escritura: español
b. Condiciones de accesibilidad:
La mayoría de los documentos contenidos en este fondo son de consulta restringida, especialmente los legajos relativos al personal que están sujetos a condiciones y plazos de consulta especiales.
c. Instrumentos de descripción disponibles:
Inventario del archivo de la clínica y Maternidad Colón
IV.- Área de notas:
Nota informativa: los legajos y formularios de personal más antiguos del archivo se encuentran en otra oficina, dentro de la Clínica.
VALORACIÓN Y SELECCIÓN
1.- Analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales
Series documentales correspondientes a la Clínica y Maternidad Colón
Correspondencia
Formularios de asistencia diaria del personal
Legajos de personal
Libros de sueldos
Valores primarios: las siguientes unidades documentales serán retenidas en el Archivo de Gestión en los términos que se detallan:
Correspondencia: un año
Formularios de asistencia diaria del personal: un año
Legajos de personal: cinco años
Libros de sueldos: cinco años
Valores secundarios: las siguientes unidades documentales serán retenidas en el Archivo Central en los términos que se detallan:
Correspondencia: cuatro años
Formularios de asistencia diaria del personal: permanente
Legajos de personal: permanente
Libros de sueldos: permanente
Respecto de las planillas de correspondencia, transcurrido el lapso de conservación estipulado, se procederá a su eliminación. La correspondencia se eliminará, previa selección de una muestra representativa.
FICHAS DE IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN.
Tabla de retención documental
OFICINA PRODUCTORA: Oficina de personal
CO-
DI-
GO
SEC-
CIÓN TIPOS DOCUMENTALES RE-
TEN-
CIÓN DISPO-
SICIÓN
FINAL
PRO-
CEDI-
MIENTO
1.4.3 CORRESPONEN-CIA A.G.
1 A.C.
4 C.T. D S E
X
1.4.3 FORMULARIO
DE ASISTENCIA
DIARIA DEL
PERSONAL 1 P X X Se digi- talizarán los formularios, para evitar el deterioro del original ante las reiteradas consultas.
1.4.3 LEGAJOS DE
PERSONAL 5 P X
1.4.3 LIBROS DE
SUELDOS 5 P X
Convenciones:
AG: Archivo de Gestión CT: Conservación Total D: Digitalización
AC: Archivo Central S: Selección E: Eliminación
Fecha: 28/10/10
GESTIÓN DOCUMENTAL
Detallar la ejecución de los principales módulos de un sistema de gestión de documentos adecuado para la Institución :
ACTIVIDAD DE DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN NRO.1
COMUNICADO GENERAL
ARCHIVO DE LA CLÍNICA Y MATERNIDAD COLÓN
SERIE DE PERSONAL
El Archivo de la Clínica y Maternidad Colón Serie de Personal es la unidad encargada de la organización, conservación y servicio del conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por la Institución, o por los miembros de su comunidad, en el ejercicio de sus funciones, al servicio de su utilización para la gestión administrativa y la información sobre el personal de la misma.
Las funciones principales del Servicio son:
• La organización, coordinación y dirección del archivo.
• La reunión, identificación, estudio y valoración de las series documentales producidas por el mismo.
• La elaboración de normas específicas para cada serie documental, con el fin de establecer los períodos de permanencia en el archivo y los plazos de conservación y accesibilidad.
• El control de las transferencias, las eliminaciones y los plazos de reserva de consulta por parte de los ciudadanos.
Se invita a todas las personas que necesiten consultar documentos y/o legajos y/o expedientes, se contacten con el mismo.
Los datos de contacto son:
Personalmente: de lunes a viernes de 8 a 16 horas.
Por teléfono: Tel/Fax: (0223)-499-2621
Por correo electrónico: www.clínicacolon.com.ar
GESTIÓN DOCUMENTAL
Detallar la ejecución de los principales módulos de un sistema de gestión de documentos adecuado para la Institución:
• Módulo de descripción de documentos
Los documentos se describirán según la Norma Internacional General de Descripción archivística (ISAD-G). Ya fueron aplicados anteriormente.
• Módulo de circulación
Procedimiento para el préstamo de documentos
- El préstamo de la documentación se tramitará por intermedio de la persona responsable de la administración del Archivo, ya sea para personal de la misma o de otras dependencias u otro usuario.
- La persona que retire del archivo, cualquier documentación que se permita extraer, se hará responsable por la integridad de la misma en cuanto a los documentos que la conforman.
- Para el retiro de un documento de archivo el solicitante completará los datos requeridos en el formato de préstamo denominado “Afuera”.
- La persona responsable del archivo colocará el formato de préstamo “Afuera” en reemplazo del documento en el archivador hasta que se efectúe la devolución de la documentación.
• Módulo de estadísticas
Las estadísticas se llevarán a cabo si el archivo es organizado mediante un programa de computación. De no ser así, la elaboración de las mismas implicaría un gasto importante de tiempo, lo cual excede los objetivos de la organización de este archivo.
En el caso de contar con dicho programa, se elaborará un registro mensual de la utilización del archivo. Se realizará un balance en el cual se observarán las frecuencias de uso de las unidades documentales. Mediante este balance se establecerán mayores facilidades de acceso para las series más utilizadas. A largo plazo, si existiese una tendencia predominante en su uso, se puede establecer un cambio en los plazos de retención en el Archivo de Central, o en el traspaso al Archivo Histórico.
• Módulo de consultas y puntos de acceso
Mediante el programa de computación específico se podrá buscar mediante palabras clave los documentos que los usuarios soliciten, o su localización en el archivo. Los puntos de acceso se basan en los elementos de descripción establecidos en el módulo de descripción de documentos. El valor de los puntos de acceso se consolida mediante el control de encabezamientos que se realizará con la Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades, Personas y Familias ISAAR (CPF).
Las consultas al Archivo Central podrán ser resueltas en el momento. Las consultas al Archivo Histórico podrán tener una demora de no más de 2 (dos) días. En el módulo de usuarios se describe cómo se realizarán las consultas.
• Módulo de usuarios
Guía de acceso de los usuarios: paso a paso
A todos los usuarios se les debe exigir registrarse:
Cada usuario debe llenar un Formulario de Registro donde se le pide que se identifique e informe sobre su consulta; además deberá firmarlo.
A todos los usuarios se les debe pedir que presenten una identificación con fotografía cuando se registren. Un empleado debe controlar el procedimiento de registro, para garantizar que el nombre que aparece en la identificación coincida con el de los materiales de registro.
Si se desea, se le puede retener un documento de identidad con fotografía a cada usuario hasta que devuelva los materiales de consulta. El documento de identidad debe adjuntarse al formulario de registro y guardarse en un lugar seguro.
• Módulo de edición de productos y Módulo de gestión archivística: transferencias, inventario, etc.
- Recepción por parte del personal responsable del trámite de la documentación para su almacenamiento y conservación en el Archivo Central.
- Organización de la documentación recibida de acuerdo con la serie / subserie documental administrada por la dependencia verificando su clasificación de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
- Verificación de la ordenación de la documentación y almacenamiento en la unidad de conservación o soporte respectivo.
- Las carpetas se abrirán y organizarán de acuerdo con las series documentales establecidas en el cuadro de clasificación documental.
- No se deben abrir carpetas con el título “Varios” o “Generalidades”. Si se requiere incluir una nueva serie o tipo documental se debe solicitar el código al responsable del Sistema de Archivo.
CONSERVACIÓN
Esbozar un plan de conservación y preservación que contemple agentes de deterioro humanos y naturales, mobiliario, instalaciones, materiales utilizados, etc.
PLAN DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
En base a la información recogida se esboza el siguiente plan:
Edificio e instalaciones
- Se deberá realizar una limpieza anual de los desagotes de lluvia del edificio (tanto canaletas como pluviales).
- Se repararán las canaletas averiadas, en el momento que sea necesario.
- Se realizará una inspección anual, precisamente durante el mes de abril, de los dos calefactores.
- Se repararán las claraboyas que no cierran bien, en el momento que sea necesario.
- Para monitorear la humedad relativa y la temperatura se deberá instalar un termohidrógrafo.
Mobiliario
- Se deberá tener en cuenta que las estanterías deben estar separadas de las paredes, para evitar cualquier tipo de condensación encima de ellas.
- Se tendrá en cuenta no ubicar los estantes sobre calefactores.
- Las estanterías no deben contener ninguna clase de separadores, ya que la nueva ordenación así lo amerita.
Personal y manipulación
- Se propondrá formar al personal en forma continua, mediante la asistencia a cursos de capacitación específica.
Fondos
- Se realizará una evaluación del estado de conservación de los fondos y el grado de consulta que sufren. En base a estos datos, se establecerá:
- un plan de reproducción de los fondos para evitar la consulta directa de los originales.
El sistema de reproducción recomendado es: la digitalización:
Se ha elegido la digitalización para reproducir los documentos, pues se posee la tecnología para poder llevarla a cabo:
Sus ventajas son:
- Sistema que permite hacer copias con mucha rapidez y conservando una buena calidad de imagen y al mismo tiempo se pueden obtener copias idénticas sin perder calidad ni fiabilidad.
- La facilidad de reproducción hace que hasta el propio usuario pueda realizar una copia en el momento de la consulta.
- También podemos mediante sistemas de tratamientos de imágenes restaurar documentos deteriorados.
Se recomienda:
- Retirar los ganchos y clips a los documentos.
- No alterar el documento: no doblar, no escribir en los documentos a lápiz.
- Evitar el uso de A-Z
- No exceder el volumen documental de las carpetas.
- Doblar el lomo de las carpetas.
- Normalizar tamaños de material de conservación adecuado con los muebles del archivo.
- Implantar las normas de seguridad para los documentos del archivo elegido, en virtud del medio y posibilidades ofrecidas por el espacio.
NORMAS DE SEGURIDAD
AGENTES BIOLÓGICOS
Los agentes biológicos primarios que causan daño a las colecciones de bibliotecas y archivos son los hongos, los roedores y los insectos, aunque los perros, gatos, pájaros, e incluso los humanos pueden también perjudicar los materiales.
- Los materiales mojados deben atenderse inmediatamente antes de que se desarrollen los hongos.
- Una vez que el hongo aparece, las piezas afectadas deberían aislarse del resto de los fondos.
- Es preciso secarlas completamente y, una vez secas, remover el hongo.
- Se deberá contactar un conservador para recibir asesoría sobre la mejor manera de removerlo.
- Dadas las circunstancias particulares de la situación, sería conveniente usar guantes y barbijos cuando se manipulen materiales fungosos.
HURTO Y VANDALISMO
Debido al alto valor de los materiales del archivo, debe proporcionarse una adecuada protección contra el hurto y vandalismo.
- Se aconseja el control periódico del funcionamiento de la alarma contra intrusión perimetral y de los detectores internos de movimiento.
- Verificar que la alarma esté instalada, sea a prueba de intrusos y se ubiquen fuera del flujo de tránsito principal, con el fin de prevenir las falsas alarmas accidentales o el uso deliberado de una alarma para distraer de un robo que se esté cometiendo.
SEGURIDAD
• Instalar cerrojos, pestillos y bisagras resistentes y de buena calidad en todas las puertas exteriores.
• Instalar rejas en las ventanas.
PLAN DE EMERGENCIA
Un plan sistemáticamente organizado y formalmente escrito permitirá una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando así el peligro para el personal y el daño a los fondos y a la edificación. Cada miembro del personal tanto del archivo como de la institución debe tener un único rol asignado en caso de emergencia. Por ejemplo: secretaria del archivo: llamado a los bomberos. Un simulacro de incendio es bueno para repasar las funciones asignadas.
Es mucho menos probable que la información conservada por escrito se pase por alto. Puede perderse un tiempo valioso durante las emergencias si el personal no está familiarizado con los métodos de recuperación. Deberán distribuirse copias del plan a todo el personal responsable de la prevención de desastres y de las labores de recuperación en caso de ocurrir estos acontecimientos.
Deberá además disponerse de varias copias del plan tanto fuera como dentro del edificio donde se depositan los fondos.
DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN
Diseñar al menos una actividad de difusión y comunicación por cada integrante del grupo, sea para el entorno interno si el archivo es privado, o para el entorno externo si es público.
DAÑO POR INCENDIO
Los miembros del personal deberán trabajar con la estación local de bomberos para crear un programa de seguridad contra incendios. Es necesario que todos los elementos posibles de riesgo de incendio sean eliminados.
En tal sentido, deberán mantenerse los entrenamientos e inspecciones de seguridad en forma regular, y capacitarse al personal en procedimientos de evacuación.
- El primer paso para detener un incendio consiste en identificar correctamente el incidente.
- El segundo paso será activar la alarma para los ocupantes y luego notificar a los bomberos.
El plan de actuación en caso de emergencia deberá contemplar los siguientes puntos:
1. Elección de las personas que formarán la comisión para actuar en caso de que se produzca una emergencia.
2. Elaboración de un listado de teléfonos, por orden de responsabilidad, de las personas que deben ser avisadas cuando se produzca una emergencia.
3. Elaboración de un listado con los números de teléfono.
a) De los servicios públicos de emergencias (bomberos, policía, etc.)
b) De empresas especializadas en el salvamento de documentos (empresas de desinfección, de restauración, etc.)
4. Realización de copias de los planos arquitectónicos del edificio (de las instalaciones eléctricas, de los sistemas antirrobo – alarmas - y antiincendio – extintores. Con estas copias se elaborará un plano en el cual queden reflejadas todas estas instalaciones, así como las salidas de emergencia, teléfonos, etc.
5. Redacción de instrucciones claras y precisas de cómo deben usarse las alarmas y los extintores.
6. Elaboración de un listado de aquellas piezas cuyo salvamento, en caso de desastre, es prioritario. Estas piezas deben estar bien ubicadas en el plano arquitectónico.
7. Reparto de copias del plan de actuación en caso de emergencia en todas las secciones. Una copia del inventario del archivo y del plan de actuación se dejará en la Gerencia de la Clínica, como medida de seguridad.
- El plan que se realice tendrá que ir actualizándose.
- Sería conveniente desarrollar un simulacro para ver la capacidad de reacción del personal del archivo.
BIBLIOGRAFIA
• CAGNOLI, Roberto V. – Administración de bibliotecas: planeamiento y control. – Buenos Aires: Alfagrama, 1999.
• CAGNOLI, Roberto v. – Planificación estratégica y marketing estratégico: un modelo para armar para la transición de la biblioteca universitaria hacia la era electrónica (Documento de base VI Encuentro de Bibliotecas Universitarias).- Buenos Aires: 2001.
• HEREDIA HERRERA, Antonia. – La norma ISAD (G): Análisis crítico: Norma Internacional para la descrición archivística. – 13 p. Revista del Arcguvi General de la Nación. [documento electrónico].
• ISAG (G): Norma Internacional de Descripción Archivística: adaptada por el Comité de Normas de Descripción, Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999 / [Versión Española de Asunción de Navascués Benlloch]. – 2a. ed. – Madrid : Subdirección de los Archivos Estatales, 2000. – 128 p.
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